Mulighed for 2 forskellige mailadresser på debitorer

Question

Jeg har i dag fået en besked fra en kunde, at jeg fremadrettet skal sende fakturaer/kreditnotaer til mailadresse A, da de indfører et automatiseret system til håndtering af leverandørfakturaer. Kontoudtog mv. skal fremadrettet sendes til mailadresse B. Dette kan systemet ikke håndtere. Jeg udskriver over 300 fakturaer om måneden og ca. 150 kontoudtog bliver udsendt, og så skal jeg huske at netop denne ene kunde skal have ændret mailadressen inden jeg udsender kontoudtoget, og så have ændre den igen inden faktureringen. Det kan vi hurtig blive enig om, at dette ikke er optimalt. Da jeg samtidig tænker, at der vil komme flere af disse automatiseringssystemer, som kræver en adskillelse af faktura og kontoudtog, tænker jeg, at det er et oplagt udviklingspotentiale.

Comments

Helt enig det er en stor mangelvare at der ikke kan sættes flere mailadr. på den enkelte kunde - og som AnnetteMarie skriver skal der være mulighed for at definere/taste direkte på kundekortet MVH Doris

---

Jeg kan 100% tilslutte mig, at der i kundeopsætning burde være mulighed for at indsætte flere mailadresser. Til f.eks. faktura og kontoudtog, da jeg også har en del kunder der skal udtoget til en anden mailadresse end fakturaen. Da jeg ikke kan have 2 mailadresser som det er nu, så sendes kontoudtoget til fakturamailen, hvilket resulterer i, at jeg hen på måneden får en mail fra debitor om at de gerne vil have kontoudtog tilsendt. Det er jo bare dobbeltarbejde, at jeg så skal sende udtoget en gang til fordi de ikke får det når det sendes til fakturamailen.

God weekend.

Hilsen Susanne

Answer 1

Hej og velkommen til forum AnnetteMarie.

Tak fordi du skriver til os her på forum.

Jeg kan godt se mening i hvad du siger omkring at en debitor skal have flere forskellige mails på sig.

Hvordan tænker du at dette skal virke? Jeg får selv et par idéer i at man kunne lave felter i selve kundeopsætningen som hed mail til faktura, mail til kontoudtog, mail til rykker, etc.

Det kunne måske også give mening med en liste af mails som man kunne vælge ud fra når man skal til at sende et dokument til den enkelte kunde. Lidt ligesom man har muligheden for f.eks. at vælge i mellem flere kontakt personer ud fra en kontaktperson liste som man har oprettet på en specifik kunde.

Vi er på nuværende tidspunkt i færd med at få skubbet en mail skabelon funktion i gennem i systemet, som ville gøre det muligt for en at have flere forskellige mail layouts man kunne vælge i mellem når man f.eks. skal sende en faktura. Det kunne måske give mening at inkludere en idé som denne sammen med, så vi kan tage flere mail forslag på en gang.

Lad mig dog lige høre hvordan du havde i tankerne at det skulle fungere.

Hav en rigtigt god weekend!

Answer 2

Hej Charles.

Tak for tilbagemeldingen. Det lyder rigtig godt, hvis mit forslag kan blive omsat til handling :-)

Jeg er helt klart fortaler for, at det bliver i kundeopsætningen, at der bliver mulighed for at indsætte en mail på faktura, en mail på rykker, en på kontoudtog mv. Skal den samme mailadresse bruges til alt, kan der evt. vinges en boks af, så alle skrivelser sendes til samme mail. Eller omvendt, at man sætter flueben, hvis der er behov for flere mailadresser. Så er det en fast gemt oplysning, som brugeren ikke skal huske på ved hver udskrivning af faktura eller kontoudtog.

En mailliste ved fakturering kan give bagslag, når brugere som jeg indlæser en fil med ca. 100 fakturaer, som bogføres i en samlet masse. Hvis jeg skal vælge mail ved bogføring af her enkelt faktura, vil jeg jo aldrig blive færdig (ca. 350 fakturaer til masseindberetning hver måned), og så afhænger det af min hukommelse, om det bliver den rigtig mailadresse, at jeg får valgt. Jeg tror, at selv om jeg skal vælge mailadresse ved udarbejdelse af én faktura af gangen, vil det blive et irritationsmoment frem for en forbedring. Det er jo stadig flertallet af kunder, som benytter en mail.  

Jeg håber, at I kan bruge mine tanker til noget positivt.

Mvh. AnnetteMarie

Comments

Ahh.

 

Jeg synes nu, at i begge skal studere systemet lidt mere grundigt.

Fakturamodtager kan opsættes i kundens stamoplysninger, og rykker kan opsættes i kontaktpersoner.

Så mangler der modtager af kontoudtog. Det kan diskuteres, om det skal være den samme som fakturamodtager eller rykkermodtager eller en helt tredie modtager. Det punkt mangler, men de 2 første findes.

I princippet kan man sende tilbud, ordre, faktura og rykker til lige så mange modtagere, som man ønsker.

---

Hej Erik

Tak for din tilbagemelding. Jeg synes, at det er altid dejligt med hjælp og positive tilbagemeldinger.

Skønt at du vil dele din viden med mig, for dit svar er ny læring for mig. Dog løser det jo stadig ikke mit dilemma, da jeg skal sende faktura og kontoudtog til 2 forskellige mailadresser.

Mvh. AnnetteMarie

---

Hej Erik og AnnetteMarie.

 

Tak fordi du også kommer med input Erik. Jeg vil dog sige at fokusset er på de to forskellige mail adresser når det kommer til forsendelse af faktura og kontoudtog. Dog synes jeg det ville være mystisk kun at opsætte denne mulighed for kontoudtog, hvis det skulle foregå i kundeopsætningen synes jeg man i så fald også kunne inkludere både tilbud/rykkere/ordre mm. På den vis kunne man også undgå at skulle have en kontaktperson i første omgang. Så er det bare at vælge en mail ud fra en skabelon og sige "Kontoudtog til X - Faktura til Y og Ordre til Z" på en enkelt kunde.

Selve problematikken kommer stadig i at vi ikke kan definere en mail på kontoudtog og faktura hver for sig i systemet. Dette skal altid gøres manuelt, og så kan man jo komme til at glemme det. Så lad os da fokusere på at løse dette.

Jeg kan dog se at der er et større ønsker omkring denne mulighed, så jeg synes da vi skal tage den med og høre udviklingen hvad de synes. Hvis i ellers har nogen idéer til hvordan det skulle foregå, så lad mig endeligt høre. Hvis jeg har misforstået det fuldstændigt vil jeg også gerne høre fra jer.

Hav en rigtigt god weekend. :-)

---

Hej Charles.

Jeg tror, at I hos e-conomic skal lære, at det bliver mere og mere udbredt at anvende PO-numre på indkøb. Det medfører som regel, at en indkøbsfaktura ikke lander i bogholderiet, men i en indkøbsafdeling eller lign., hvor købet godkendes.

Derimod vil det altid være bogholderiets ansvar at afstemme virksomhedens forpligtelser. Derfor giver det rigtig god mening, at faktura/kreditnota og kontoudtog har/kan have 2 forskellige modtageradresser.