Persondataordningen - sletning af posteringer, debitorer + debitornumre

Question

Hej e-conomic.

Jeg har læst en del op på den nye persondataforordning, i  forlængelse af at e-conomic har udsendt en databehandleraftele til underskrift, iht. den nye persondataordning.

I denne anledning har jeg følgende spørgsmål:

1. Sletning af persondata
Når vi opretter debitorer samt udfakturerer, vil der blive registreret persondata.
Iht. persondataloven, skal disse ikke opbevares længere tid, end det er nødvendigt. Her er det nok skattelovgivningen, som sætter krav til opbevaringen dvs. 5 år.

Hvordan vil vi herefter (dvs. efter 5 år) være i stand til at slette disse persondata (debitorer og fakturer)?

2. Anonymisering af persondata
Nogle firmaer vil evt. fortsat ønske at beholde deres regnskabsdata i længere tid, end de ovennævnte 5 år. Anonymisering af persondata vil derfor være en mulig løsning.
For mange firmaer, der anvender debitorernes telefonnummer, som et debitornummer, vil der dog sandsynligvis være det tekniske problem at debitornummeret anvendes nok som nøgle i e-conomics databaser, hvilket gør at disse oplysninger ikke så let kan ændres.

Vil e-conomic gøre noget for at understøtte noget af følgende:

a) Automatisk oprettelse af debitrnumre, som ikke blot er en fortløbende nummerliste, for at anonymisere antallet af kunder?
b) Teknisk muliggøre en anonymisering af debitornumre?

3 Sagsbehandleraftalen:
Jeg synes at denne bør beskrive at sagsbehandleren (e-conomic) vil supportere at persondata kan slettes eller anonymiseres, afhængigt af hvad dataansvarlig vælger. Valget kan her f.eks. bestemmes overordnet på debitorgrupper, men derefter finstyres pr debitor.

Med venlig hilsen
Reynir Kristbjörnsson

Answer 1

Hej Reynir :)

Det er yderst relevant at snakke GDPR i den kommende periode og derfor forstår jeg godt, at du bringer dette op.

Jeg har i løbet af de sidste prøvet at finde frem til, hvordan vi konkret har tænkt os at håndtere dette, men vi er stadig på et stadie i processen, hvor jeg kan give dig endegyldigt svar.

Nu ville jeg alligevel lige give dig en opdatering, så du ved, at jeg ikke har overset dit indlæg.

I forhold til det første punkt, så er det yderst relevant at kigge på dette og det er helt sikkert noget vi nok skal have en løsning klar inden d. 25/5-18.

Den med telefonnummer som debitornummer er ikke noget jeg har tænkt over før, men du har da fuldstændig ret i, at dette kan blive et problem og beskeden er givet videre til de rette folk herinde. Jeg fik svar på, at det er noget de er begyndt at kigge på, men vi også her må være dig svar skyldig for nu.

Den næste del med automatisering af kundenummer er jeg ikke helt overbevist om vil være under GDPR, men jeg er heller ikke ekspert, så det røg med videre til vores eksperter. Dette har jeg dog ikke svar på.

Til allersidst i forhold til punkt 3, så kan du være helt sikker og tryg ved, at vi nok skal finde en løsning.

 

Jeg er klar over mit svar er lidt tyndt, men jeg vil heller ikke gå ud med et svar, som jeg ikke er 100% sikker på, hvordan ender. Du skal dog vide, at vi er helt opmærksomme på den nye lovning og det bliver tildelt mange ressourcer og energi fra vores side.

Rigtig god dag :)

Comments

Tak for dit midlertidige svar Jesper.
Jeg er klar over, at det vil tage lidt tid endnu for e-conomic at få helt styr på konsekvenser af GDPR.

Jeg vil benytte lejligehden for at præcisere, hvorfor jeg forslår mulighed for automatisk nummertildeling for debitornumre, samt at jeg er klar over dette intet har at gøre med GDPR.

Automatisk nummertildeling kunne nemlig betyde, i hvert fald for os, vi ikke selv skulle opfinde debitornumre. Dermed undgå den nemme løsning at anvende debitorens telefonnummer (persondata), som et debitornummer, der som regel er et entydigt pr kunde.

Hilsen
Reynir Kristbjörnsson

---

Hej igen tak for forståelsen i forhold til GDPR.

I forhold til automatisk nummerforslag, så vil jeg lige høre for at være sikker. Er tanken, at den skal gribe et tilfældigt nummer fra gang til gang? - lad os sige den første gang tager nummer 1, næste gang 14, næste gang 5, næste gang 33 osv. Altså i bund og grund griber tal ud af det blå? :)

---

Godt spørgsmål Jesper.
Jeg kan indse, at det måske er lidt besværligt at generere debitornummeret helt random, da man så er nød til at verificere at systemet ikke genbruge numrene.

Jeg tror at en nummerserie, i lighed med den for fakturanumre, ville være fin løsning, hvor man blot oplyser det næste debitornummer der skal anvendes. Herved sikres et entydigt debitornummer, som kommer helt automatisk. Antal decimaler kunne så sagtens være det samme som man har i dag.

e-comomic må dog kunne håndtere problemet med nye debitornumre, som kolliderer med eksisterende numre (f.eks. baseret på telefonnumre). Dette kunne løses, hvis man automatisk, kunne flytte telefonbaserede debitornumre til numre i den foreslåede nummerserie.

Anonymisering af debitorerer, mht. GDPR, kunne herefter foretages uden at det bliver levn af kundernes telefonnumre.

Med venlig hilsen
Reynir Kristbjörnsson

---

Er vi ikke ved at være ude på overdrevet, eller unødvendig bureaukratisering.
I sin grundindstilling kan e-conomic håndtere løbende debitor- og kreditornummertildeling. Man skal bare holde nallerne fra at definere numrene selv.
Og har man selv lavet rav i den ved egen nummertildeling, har man i e-conomic mulighed for at ændre allerede bestående numre.
Og til sidst: Du mener vel antal cifre og ikke antal decimaler. Der er trods alt forskel på de 2 definitioner.

---

Tak for din kommentarer Erik.
Jo jeg kan godt forstå dit synspunkt.
Hvis man implementerer mit forslag skal der selvfølgelige været muligt at overrule et automatisk nummertildeling, hvis man ikke er interesseret i denne.

Det er er også helt sikkert mange, som ikke anvender telefonnumre, som grundlag for deres debitornumre. Disse brugere skal selvfølgelige kunne fotsætte at bruge det nummersystem de benytter.

Jeg fik kigget på min grundindstillinger, efter at jeg læste din e-mail.
Her kunne jeg se, at man kan ændre sine numre f.eks. Leverandønumre.
Denne funktion kendte jeg ikke.
Ved du om, hvis man ændrer et leverandørnummer, om denne ændring slår i gennem hele e-conomics database?
Hvis svaret er ja, så vil denne løsning gøre det muligt at anonymisere ældre debitornumre, hvor telefonnumre har været benyttet.

Jeg vil dog stadig synes, at det kunne være en ønskværdig funktion, at have mulighed for autogenereret debitornummer (hvis man ønsker at bruge det) i lighed for det vi har for fakturer.

Du har ret i, at jeg ved en fejl har skrevet decimaler, hvor jeg burde have skrevet cifre. Tak for at korrigere mig.

Hilsen
Reynir Kristbjörnsson

---

Hej Erik og Reynir :)

Tak til Erik for at bidrage til debatten.
I forhold til at kunne versificere kundenumre, så regner jeg med, at dette godt kunne ville lade sig gøre.

Jeg er dog enig i, at jeg synes det ville være lidt voldsomt at udbygge, så man kan lave en tilfældig tildeling af kundenumre.
Nu ved jeg ikke om jeg har misforstået noget, men jeg vil lige gøre noget klart i forhold til  automatisk tildeling af kundenumre. Du kan sagtens få systemet til at danne et automatisk forslag til kundenummer i fortløbende rækkefølge. Det vil dog altid bygge videre på det højeste nummer i dine kundenumre. Dette kunne sagtens være et nummer som matcher et telefonnummer.
Ligesom med leverandørnummer kan man også ændre kundenummer, hvilket slår gennem i databasen, men ikke på bogførte faktura, så det vil ikke ændre sig på gamle faktura.

Jeg er ikke helt klar over om det svar i vores forhold jeres tanker. Ellers må i meget gerne lige stikke til mig med de ting jeg ikke har svaret på :)

---

Hej Jesper.
Den simple løsning, som er magen til den implementeret for automatisk tildeling af fakturanumre, er tilfredsstillende for os.
Vi har med andre ord ikke brug for et ”perfekt” tilfældigt nummer, som jeg beskrev i mit første indlæg.
Løsning hvor man kan definere et starttal, som bliver inkrementeret hver gang, er med andre perfekt løsning, hvilket også vil betyde at I vil kunne genbruge den funktion til dette formål.
Af hensyn til andre kunder, bør man kunne fravælge automatisk tildeling af kundenummer.

Tak for uddybning af konsekvenserne af at ændre eksisterende debitornumre.

Med venlig hilsen
Reynir

---

Hej igen :)

Du kan sagtens slå automatisk tildeling fra. Denne opsætning har du under salg -> opsætning -> kundeopsætning -> 'automatisk nummerforslag'. Hvis der er flueben her, så vil den køre med forløbende nummerserie ud fra højeste nummer og intet flueben vil betyder, at den ikke giver et forslag.

Rigtig god weekend.
Hilsen Jesper Mieritz :)

---

Hej Reynir, 

Du kan få et lidt bedre end det jeg kan gav dig her. 

Hvis du har spørgsmål, så skyder du bare løs :) 

---

Hej Jesper.

Jeg skal følge lidt op på dit svar fra den 23. feb til denne tråd.

Du siger at hvis jeg har flueben i "automatisk nummerforslag", vil systemet køre med fortløbende nummerserie ud fra højeste nummer.

Nu har vi anvendt telefonnumre som kundenumre.

Det højeste nummer vi har anvendt er 9 cifre.

Er der nogen mulighed at få dette nummer ned til færre cifre inden automatisk nummerforslag aktiveres?

Hilsen
Reynir

---

Hey Reynir

Det vil køre efter det højeste nummer du har. Det er ikke fortløbende som med bilagsnumre.

Hvis du retter det højeste kundenummer til et lavere nummer, så vil den igen gå ind og kigge på, hvad det højeste nummer er og fortløbende køre videre derfra.

Det er kort fortalt altid det højeste nummer uagtet, hvad du har brugt sidst.

---

Kan vi ikke konkludere, at hvis Reynir omdøber alle bestående kundenumre til f.eks. et fire cifret nummer, startende ved f.eks. nr. 1001, så er problemet løst. Men omdøbningen skal selvfølgelig foregå i et hug, så der ikke er nogen, der blander sig under processen.

Og ja, omdøbningen slår igennem i systemet.

---

Hej Jesper.

Tak for godt svar. Denne funktion løser mit behov mht. kundenummeret.

Jeg vil derfor gerne følge op på mit tidligere spørgsmål (punkter 1 og 2) i mit første indlæg:

Har e-conomic fået en klar løsning nu i forbindelse med sletning/anonymisering af "gammel" regnskabsdata?

Her synes jeg klart det er noget hver bruger bør kunne foretage uden at skulle kontakte e-conomic.

---

Tak for dit indlæg Erik.

Du siger at omdøbning af kundenummer vil slå i gennem i systemet.

Skal jeg forstå det du skrev at ændringen vil slå i gennem i allerede bogførte posteringer?

Eksempel:

• hvis jeg har f.eks. allerede bogført en faktura til kunde X, 
• hvorefter jeg ændrer kundenummer for denne samme kunde X, 
• opdateres så herefter bogførte posteringer i e-conomics database ?
• Vil den tidligere bogførte faktura for kunden X efterfølgende vises med et ændret kundenummer!?

Eller er det noget helt andet som vil slå i gennem i systemet, da jeg synes det er usandsynligt at e-conomic ændrer i allerede bogførte posteringer?

 

Hilsen
Reynir

---

Hej igen,

Selve kundenummeret vil blive rettet på de posteringer som er i systemet. 

Det skal dog nævnes, at selve fakturaen som PDF ikke vil ændres eller en evt. bogføringstekst. Hvis jeres kunder anmoder om anonymisering, så har vi en løsning, hvor i kan skrive til privacy@e-conomic.com og vi vil så kunne anonymisere de kunder det drejer sig om. 

I samme omgang vil jeg også sige, at man jf. bogføringsloven er forpligtet til at opbevare sine data i 5 år og denne trumfer GDPR (jf. artikel 17 i GDPR ). Artikel 17 i GDPR omhandler 'Retten til at blive glemt', hvor der blandt andet står, at man skal slette persondataene man har indsamlet, når det formål, de er indsamlet til, ikke længere gælder. MEN det følger også af artikel 17, at man ikke har ret til at blive glemt (at få slettet sine personoplysninger) når den dataansvarlige skal gemme oplysningerne for at overholde en retlig forpligtigelse - herunder Bogføringsloven. Det vil sige, at det kun er relevant, hvis jeres kunder direkte anmoder om anonymisering. Ellers er i ikke forpligtet til at slette jeres kunde data.

 

Jeg håber det er svar på dit spørgsmål :)