forum

Debat om e-conomic regnskabsprogram

Persondataordningen - sletning af posteringer, debitorer + debitornumre

0

Hej e-conomic.

Jeg har læst en del op på den nye persondataforordning, i  forlængelse af at e-conomic har udsendt en databehandleraftele til underskrift, iht. den nye persondataordning.

I denne anledning har jeg følgende spørgsmål:

1. Sletning af persondata
Når vi opretter debitorer samt udfakturerer, vil der blive registreret persondata.
Iht. persondataloven, skal disse ikke opbevares længere tid, end det er nødvendigt. Her er det nok skattelovgivningen, som sætter krav til opbevaringen dvs. 5 år.

Hvordan vil vi herefter (dvs. efter 5 år) være i stand til at slette disse persondata (debitorer og fakturer)?

2. Anonymisering af persondata
Nogle firmaer vil evt. fortsat ønske at beholde deres regnskabsdata i længere tid, end de ovennævnte 5 år. Anonymisering af persondata vil derfor være en mulig løsning.
For mange firmaer, der anvender debitorernes telefonnummer, som et debitornummer, vil der dog sandsynligvis være det tekniske problem at debitornummeret anvendes nok som nøgle i e-conomics databaser, hvilket gør at disse oplysninger ikke så let kan ændres.

Vil e-conomic gøre noget for at understøtte noget af følgende:

a) Automatisk oprettelse af debitrnumre, som ikke blot er en fortløbende nummerliste, for at anonymisere antallet af kunder?
b) Teknisk muliggøre en anonymisering af debitornumre?

3 Sagsbehandleraftalen:
Jeg synes at denne bør beskrive at sagsbehandleren (e-conomic) vil supportere at persondata kan slettes eller anonymiseres, afhængigt af hvad dataansvarlig vælger. Valget kan her f.eks. bestemmes overordnet på debitorgrupper, men derefter finstyres pr debitor.

Med venlig hilsen
Reynir Kristbjörnsson

spurgt 11 Feb i Spørgsmål » e-conomic generelt af Reynir (620 points)

1 Svar

Hej Reynir :)

Det er yderst relevant at snakke GDPR i den kommende periode og derfor forstår jeg godt, at du bringer dette op.

Jeg har i løbet af de sidste prøvet at finde frem til, hvordan vi konkret har tænkt os at håndtere dette, men vi er stadig på et stadie i processen, hvor jeg kan give dig endegyldigt svar.

Nu ville jeg alligevel lige give dig en opdatering, så du ved, at jeg ikke har overset dit indlæg.

I forhold til det første punkt, så er det yderst relevant at kigge på dette og det er helt sikkert noget vi nok skal have en løsning klar inden d. 25/5-18.

Den med telefonnummer som debitornummer er ikke noget jeg har tænkt over før, men du har da fuldstændig ret i, at dette kan blive et problem og beskeden er givet videre til de rette folk herinde. Jeg fik svar på, at det er noget de er begyndt at kigge på, men vi også her må være dig svar skyldig for nu.

Den næste del med automatisering af kundenummer er jeg ikke helt overbevist om vil være under GDPR, men jeg er heller ikke ekspert, så det røg med videre til vores eksperter. Dette har jeg dog ikke svar på.

Til allersidst i forhold til punkt 3, så kan du være helt sikker og tryg ved, at vi nok skal finde en løsning.

 

Jeg er klar over mit svar er lidt tyndt, men jeg vil heller ikke gå ud med et svar, som jeg ikke er 100% sikker på, hvordan ender. Du skal dog vide, at vi er helt opmærksomme på den nye lovning og det bliver tildelt mange ressourcer og energi fra vores side.

Rigtig god dag :)

Venlig hilsen/Best regards

 

Jesper Mieritz

Knowledge Manager, Planet WOW

 

image

 

e-conomic er et produkt fra

Visma e-conomic A/S

Langebrogade 1, 1411 København K

CVR-nummer: 29403473

 

Har du et godt tip du vil dele med andre e-conomic brugere?
- Hop herind og del det!
besvaret 15 Feb Spørgsmål af Jesper Mieritz (53,560 points)
Hey Reynir

Det vil køre efter det højeste nummer du har. Det er ikke fortløbende som med bilagsnumre.

Hvis du retter det højeste kundenummer til et lavere nummer, så vil den igen gå ind og kigge på, hvad det højeste nummer er og fortløbende køre videre derfra.

Det er kort fortalt altid det højeste nummer uagtet, hvad du har brugt sidst.
Kan vi ikke konkludere, at hvis Reynir omdøber alle bestående kundenumre til f.eks. et fire cifret nummer, startende ved f.eks. nr. 1001, så er problemet løst. Men omdøbningen skal selvfølgelig foregå i et hug, så der ikke er nogen, der blander sig under processen.

Og ja, omdøbningen slår igennem i systemet.
Hej Jesper.

Tak for godt svar. Denne funktion løser mit behov mht. kundenummeret.

Jeg vil derfor gerne følge op på mit tidligere spørgsmål (punkter 1 og 2) i mit første indlæg:

Har e-conomic fået en klar løsning nu i forbindelse med sletning/anonymisering af "gammel" regnskabsdata?

Her synes jeg klart det er noget hver bruger bør kunne foretage uden at skulle kontakte e-conomic.

Tak for dit indlæg Erik.

Du siger at omdøbning af kundenummer vil slå i gennem i systemet.

Skal jeg forstå det du skrev at ændringen vil slå i gennem i allerede bogførte posteringer?

Eksempel:

  • hvis jeg har f.eks. allerede bogført en faktura til kunde X, 
  • hvorefter jeg ændrer kundenummer for denne samme kunde X, 
  • opdateres så herefter bogførte posteringer i e-conomics database ?
  • Vil den tidligere bogførte faktura for kunden X efterfølgende vises med et ændret kundenummer!?
Eller er det noget helt andet som vil slå i gennem i systemet, da jeg synes det er usandsynligt at e-conomic ændrer i allerede bogførte posteringer?
 
Hilsen
Reynir

Hej igen,

Selve kundenummeret vil blive rettet på de posteringer som er i systemet. 

Det skal dog nævnes, at selve fakturaen som PDF ikke vil ændres eller en evt. bogføringstekst. Hvis jeres kunder anmoder om anonymisering, så har vi en løsning, hvor i kan skrive til privacy@e-conomic.com og vi vil så kunne anonymisere de kunder det drejer sig om. 

I samme omgang vil jeg også sige, at man jf. bogføringsloven er forpligtet til at opbevare sine data i 5 år og denne trumfer GDPR (jf. artikel 17 i GDPR ). Artikel 17 i GDPR omhandler 'Retten til at blive glemt', hvor der blandt andet står, at man skal slette persondataene man har indsamlet, når det formål, de er indsamlet til, ikke længere gælder. MEN det følger også af artikel 17, at man ikke har ret til at blive glemt (at få slettet sine personoplysninger) når den dataansvarlige skal gemme oplysningerne for at overholde en retlig forpligtigelse - herunder Bogføringsloven. Det vil sige, at det kun er relevant, hvis jeres kunder direkte anmoder om anonymisering. Ellers er i ikke forpligtet til at slette jeres kunde data.

 

Jeg håber det er svar på dit spørgsmål :) 

løst× 1442
besvaret× 117
Her får du det fulde overblik over alle forslag på forum. Klik på et tag for at se alle forslag i samme kategori - fx. "overvejes" eller "planlagt".

Selvom der er forslag, der ikke bliver implementeret i e-conomic, så fortvivl ikke - vi tager altid nye forslag op til vurdering, og det gælder også dit.