Automatisering af bogføring af faste beløb - kunde og leverandører - hver måned / kvartal / år

Question

Jeg kan rigtig godt tænke mig at automatiserer bogføring af faste beløb hver måned, da jeg har mange omkostninger og indtægter, som kører automatisk via faste bankoverførsler / betalingsservice på nogenlunde faste datoer.

Den nemmeste og mest overskuelige måde at gøre det på er ved at gøre følgende:

Køb / Kreditor: Hver måned betaler jeg for husleje, el, vand, renovation, mobilabonnement, internet abonnement, abonnement for Dankort terminal, Mobilepay abonnement osv. 

Salg / Debitor: Hver måned har jeg kunder der betaler / overfører det samme beløb til mig. Det er f.eks. husleje, acontobeløb for el, aconto vand, aconto varme osv. 

Jeg har i andre økonomisystemer automatiseret bogføringen af ovenstående indtægter / udgifter ved at gøre følgende:

Varenr. 

Hver udgiftspost / indtægts post oprettes som en vare med varenr. Jeg betaler eksempelvis hver d. 1 i hver md. 9000,- i husleje, 250,- for el, 250,- for vand, 250,- for varme og 250,- for renovation. Hver vare bliver oprettet med tilknytning til den bagvedliggende finanskonto i kontoplanen. 

Kunder / Leverandører

Hver kunde / leverandør oprettes, det kan f.eks. være ens udlejer at butikslokale, mobilselskab, internetudbyder osv. 

Abonnements faktura

Man opretter en abonnementsfaktura pr. leverandør / kunde med de ovennævnte varenr. Det kan f.eks. være en husleje faktura på de 10.000 (9000+250+250+250+250) på 5 linjer med totalsum på kr. 10.000, -. Når denne faktura er oprettet, igangsættes abonnementsordningen, således at systemet automatisk generer en ny faktura på en ønsket dato, det kan f.eks. hver d. 1 i måneden. 

Automatisk udligning af købs / salgs-fakturaer. 

Under betalingsbetingelse for den pågældende leverandør vil det være smart, hvis man kan sætte den op til automatisk udligning / kontant, således at den bliver udlignet i det øjeblik fakturaen bliver oprettet. 

Fremtiden - Efter implementering af ændringen

Hver den f.eks. 5 i måneden sammenligner jeg min banksaldo med saldo på finanskontoen bank i Economic. Normalvis vil der ikke være nogen difference og jeg behøver ikke gøre andet end sammenligne min bankkonto med finanskontoen i economic og mine faste indtægter / udgifter bogfører systemet selv automatisk. 

Hvis der er differencer, kan dette skyldes at eks. prisen på mit mobile abonnement er steget og jeg opretter derfor en ny vare med den nye pris, ændre varen på abonnementsfakturaen og igangsætter abonnementet. 

Håndtering af differencen

Lad os sige at mit mobile abonnement er steget fra 100,- til 110,-. Differencen på 10,- bogfører jeg som debet med 10,- på konto for mobilt abonnement og krediterer de 10,- på banken. 

Næste måned stemmer det igen med det nye varenr. og jeg sparer derfor en masse tid på at systemet selv bogfører alle mine faste og forudsigelige indtægter / omkostninger. Jeg ved godt at datoerne for automatisk udligning kan skubbe sig +1-2/-1-2 dage i forhold til ind-/ud-betalingen i banken, men da jeg først afstemmer d. 5 i måneden, vil det alligevel stemme og jeg har sparet masser af tid. 

Jeg håber i vil støtte mit forslag, da det vil spare mig for en masse tid og jeg forstiller mig der også er andre med lignede faste omkostninger / indtægter som ligeledes kan spare masser at tid hver måned. 

Answer 1

hej Jan

Det lyder godt at gøre det så nemt for sig selv som muligt.

Der flere måder at gribe det an på.

Stående kassekladde 
En stående kassekladde er en kladde hvor posterne bliver i kladden måned for måned når der er bogført, så man nemt kan opdatere datoerne og bilagnr og bogføre igen måneden efter.
Når man bruger stående kassekladde skal man blot være ekstra omhyggelig så man ikke bogføre på de samme datoer flere gange :)

Brug af fordelingsskabeloner
En fordelingsskabelon er praktisk når man fx. har en huslejeregning der skal fordeles ud for flere konti, så kan skabelonen huske denne fordeling for dig.

Betalingstypen "Kun Postering"
Denne betalingstype på Leverandørfakturaer er optimal når betalingen hæves automatisk, så vil typen gøre at betalingsposteringen oprettes med det samme på betalingsdatoen og udligningen derved sker automatisk.

Betalingsbetingelsen "Betalt kontant"
Denne betingelse på en salgsfaktura gør at fakturaen bliver registreret som betalt når fakturaen bogføres. Hvis kunden har fx Netto 10 dage vil denne løsning ikke være optimal, så vil en løsning med Autoforslag eller FI-indbetalinger være bedre.

Autoforlag med modulet Autobank
Autoforslag går ud på at e-conomic kigger på dine sidste 1000 bogførte posteringer og finder matcher på tekster og konti og samtidig laves der match på fakturanumre både hos kunder og leverandører. Denne løsning vil være god både til dine fast omkostninger, hvor du bruger samme tekst hver måned og til betalinger.

FI-indbetalinger
Hvis du opretter dine salgsfakturaer med en OCR linje på kan du få en indbetalingsfil fra banken indlæses og automatisk udligner fakturaerne på betalingsdatoerne.

Smart Inbox
Smart inbox har funktion Smartscan som kan aflæse dine bilag, og gøre tastearbejdet for dig mere overskueligt. Du kan kombinere det med flere af ovenstående funktioner - fx. fordelingsskabelon og 'kun postering'. Og så kan leverandørerne sættes op med fast modkonto og tekst som så hentes ind på posteringen når Leverandøren vælges. 

Sidst men ikke mindst vil jeg anbefale:

Bankafstemning
Denne funktion vil gøre det nemt og overskueligt for dig at få øje på eventuelle differencer, som skal bogføre eller posteringer som er bogført forkert eller overset.

Hver af overskrifterne linker til guides om funktionerne, så klik på dem for at få det fulde overblik, du er også meget velkommen til at kontakte os på chat hvis du har spørgsmål til nogle af funktionerne :)

 

 

Answer 2

Hej Tabita,

Mange tak for dit svar, de fleste af de muligheder du nævner kender jeg i forvejen og løser ikke rigtigt det jeg forslår med en fuldstændig automatiseret bogføring. Jeg gennemgår dem lige.

 

Stående kassekladde 

Stående kassekladde er en fin hjælp på vejen, men det ændrer ikke rigtig ved, at jeg selv stadig skal ind og taste og gøre en del af arbejdet selv. Jeg er faktisk ikke sikker på at denne funktion vil være meget hurtigere for mig at bruge i forhold til bare at bogføre husleje + aconto beløb manuelt. Stående kassekladde vil stadig kræve, at jeg skal ind og bogføre posteringerne.

Stående kassekladde giver ikke en automatiseret bogføringsløsning.  

Brug af fordelingsskabeloner

Denne funktion er også en hjælp i forhold til omkostninger, men ikke noget som kører automatisk.

Betalingstypen "Kun Postering"

Som jeg forstår det, så er denne funktion smart i forhold til automatisk udligning af betalinger på en leverandørfaktura, men det forudsætter stadig, at man skal oprette leverandørfakturaen manuelt.

Denne funktion hjælper desværre heller ikke i automatiseringen af bogføringen.

Betalingsbetingelsen "Betalt kontant"

Det er meget fint med funktionen betalt kontant, men det forudsætter stadig at leverandør- og kunde-fakturaerne bliver oprettet automatisk, for at dette medfører en automatisk bogføring.

Autoforlag med modulet Autobank

Autoforslag er en hjælp til den manuelle bogføring og er dermed ikke en hjælp til automatisk bogføring.

FI-indbetalinger

FI indbetalinger er en smart måde at importere FI indbetalinger, det giver mig desværre heller ikke en fuldautomatiseret løsning for bogføring af f.eks. husleje.

Smart Inbox

Jeg indlæser ikke bilag for eksempelvis mobilabonnement eller huslejebetaling og derfor vil det også være svært at OCR aflæse.

Mit må er blot at automatiserer de faste udgifter og indtægter jeg har hver måned, uden behov for træk af filer fra bank, indlæsning af bilag osv.

Denne funktion vil derfor heller ikke give en fuldautomatiseret bogføringsløsning.

Bankafstemning

Bankafstemning er fint hvis man har 500 posteringer pr. uge eller over 50 om dagen, så for at fastholde overblikket virker bankafstemnings-funktionen fint, men løser ikke rigtig noget i forhold til automatisering af bogføring af faste indtægter og udgifter.

Alt i alt, så er der mange godt bud på hjælpe værktøjer, hvis man godt kan lide at nørkle med bogføring. Jeg vil dog meget gerne slippe for at forholde mig til de samme faste omkostninger og indtægter hver måned, da jeg i forvejen har accepteret dem ved oprettelse som faste overførsler i banken eller ved tilmelding til betalingsservice i banken. Det der derimod giver værdi for mig og mange andre, er de beløb som vi ikke kan regne ud, som dagens salg og ekstraordinære omkostninger eksempelvis og de er selvfølgelig svære at automatisere, men det er jo også en helt anden historie.

Jeg vil derfor som i min beskrivelse blot gerne kunne oprette abonnementsfakturaer for kunder og leverandører til automatisk generering, med automatisk udligning og bogføring. For derefter ved jævnlig sammenligning af saldo på min bankkonto og finanskontoen bank, at konstaterer at det forsat stemmer uden at jeg behøver bogføre noget som helst.

Det er noget der vil give værdi for mig og mange andre med tilbagevendende faste beløb til bogføring.

Comments

hej igen Jan

Det kunne da også være smart hvis ens regnskab kunne bogføre sig selv helt uden indblanding fra mennesker, men så langt ind i en fuldautomatiseret verden er vi dog ikke kommet endnu - til stor glæde for bogholdere og revisorer :)

Det tætteste vi kommer på bogføring af faste beløb er stående kassekladden som jeg har foreslået ovenfor :)

mvh Tabita

---

Hej igen Tabita,

Mange tak for dit svar.

Jeg syntes dog det er ærgerligt at i er så u-ambitiøse, at i ikke vil udviklingen, men i stedet ser på hvordan man fastholder arbejdspladser fremfor at skabe værdi for jeres kunder. Det svarer jo til dem som arbejdede imod computere og smartphone's indtog i samfundet, tilbage i tiden.

Jeg kender flere andre økonomisystemer som kan det som jeg har beskrevet, men det er fair nok at sige, at Economic ikke er interesseret i at hjælpe jeres kunder mod effektivisering, give mere værdi til jeres kunder og deres forretning via smartere processer.

Stående kassekladde automatiserer ikke rigtig noget og er derfor ikke en løsning på mit forslag.

Desværre.

Mvh Jan

---

hej Jan

Måske jeg har misforstået hvad du ønsker, for jeg har aldrig hørt om et program der kan føre dit regnskab helt uden at man selv skal trykke på en knap. Så du må endelig udvide min horisont og fortælle mig hvilke programmer du kender til der kan bogføre automatisk.

mvh Tabita