Godkendelse i Smart-inbox

Question

Vi er nye brugere at E-conomics. Vi er meget begejstret for en masse af funktionerne, men delen med godkendelse af elektroniske bilag kan desværre ikke det, vi har brug for. Vi har behov for 2 godkendere (evt 3 på sigt). Mindre beløb skal godkendes af daglig leder (burde måske være en beløbsgrænse som kunne sættes ind), og større beløb af overordnet leder (som dermed slipper for at bruge tid på småting/beløb). Som systemet er nu, sendes ALLE bilag til begge godkendere i deres outlook, hvilket betyder, at begge personer skal bruge tid på at kigge bilagene igennem, for at se om den anden har godkendt - eller ikke godkendt bilaget. Det fremgår først, når de åbner emailen/bilaget.

I stedet kunne en løsning være, at godkenderne får en besked om at godkende INDE I systemet, og på den måde fjernes de bilag som er godkendt fra listen, så 2. godkenderen kun skal forholde sig til de resterende. Vi har desværre måttet ændre det til, at det kun er øverste leder som godkender, da det er spild af tid hvis de begge bruger tid på det. Jeg håber virkelig at der kan findes en løsning.

Comments

Jeg har i dag talt med en af jeres rådgivere om godkendere af bilag i Smart-inbox. Vi har behov for flere godkendere på samme bilag. Vi har i mange tilfælde brug for at bilaget bliver sendt til en eller flere godkender, som SKAL påføre en note om hvad og hvem der er indkøbt til. Derefter skal bilaget videre til vores daglige leder for endelig godkendelse. Jeg har fået oplyst at der i princippet KUN kan være en godkender som kan skrive i noten. man ikke kan sende bilaget til flere godkendere som kan påføre noget i noten. Jeg kan se I allerede i 2019 synes det var en god ide med flere godkendere, håber I er i gang med at udvikle på det..  

Mange hilsner fra Betina Forchhammer

---

Hej Betina (og resten i besked-tråden) 

Tusinde tak for jeres input. :)
Jeg sidder i det team der arbejder på at forbedre godkendelsesfunktionen. Vi er altid super glade for, at I kommer med forslag til os. Det hjælper os meget i vores arbejde. Hvis du er interesseret i at have en kort snak med mig om dine behov for godkendelse og uddybe dit svar, så skriv endelig til mig på: larke.andersen@visma.com, så sætter vi et møde op. 

God dag.  
 

Med venlig hilsen 

Lærke Maria Andersen

UX designer

 

 

e-conomic er et produkt fra

Visma e-conomic A/S

Gærtorvet 1-5, 1799 København V

CVR-nummer: 29403473

Answer 1

Hej Laila,

Mange tak for dit forslag. :-)

Ift. godkendelsessystemet, så er det stadig en forholdsvis ny løsning, og der er derfor ikke udviklet videre på løsningen endnu. :-)

Når det så sker, så vil jeg med glæde tage dit forslag videre, men spørgsmålet er hvordan det kan løses. Om det er en indbakke, hvor bilagene blot ligger til godkendelse, så de kun kan se dem der ikke er blevet godkendt af den ene.

Lige nu fungerer det jo sådan, at alle godkendere modtager bilaget til godkendelse og derfra er det først til mølle, altså om det er personen fra regnskabsprogrammet eller de 2 godkendere der godkender bilaget, så er det kun den første der kan det.

Igen, tak for dit forslag. Jeg vil prøve at tage det videre til næste udviklermøde, hvis du har et godt forslag til hvordan man kan gøre det, så må du gerne uddybe. :-)

Comments

Helt enig med dette indlæg. Det er en smart funktion, men den kræver ekstra finesse for at være rigtig brugbar i det daglige!

Jeg har pt. en kunde med ca. 200-300 kreditorbilag om måneden, hvor vi overvejer at skifte til e-conomic. Men et af de store punkter der taler imod er netop godkendelse-flowet.

Vi har også behov for at der kan sættes et unikt flow op, hvor vi vælger i hvilken rækkefølge et bilag skal sendes til godkendelse, så der kan være flere godkendere på. Det kan evt. gøres ved udsendelse af godkendelsen.

Men det ville også været rigtig dejligt hvis man kunne sætte det op direkte på en leverandør. Ofte har man jo nogle fast leverandører, man bruger, og de skal måske altid godkendes af de samme personer og følger et fast flow.

Andre er mere ad hoc og skal defineres ifbm. udsendelse af godkendelsen og kan variere afhængig af arten af fakturaen.

Hilsen - Christian Lanter

---

Hej Christian,

Tak for dit input. :-)

Det er virkelig også mange bilag. I begge tilfælde vil jeg også anbefale at tage et kig på vores partnere, vi har jo en del i forvejen der tilbyder denne løsning, men fuld integration til e-conomic. :-) Det er måske værd at tage et kig på det og se om det ikke kan betale sig i stedet for, da det er deres hovedområde. :-) Se her: https://www.e-conomic.dk/apps/search-results/godkendelse%20af%20bilag

Håber dette giver lidt flere muligheder. :-)

Igen, tak for indlægget. :-)

Answer 2

Jeg er meget enig i dette. I det mindste burde man kunne til og fravælge om alle godkendere skal modtage mails. Vi har eksempelvis 5 godkendere, men oftest skal bilag måske godkendes en gang ugentligt.

Som det er nu modtager alle 5 "SPAM" mails, for at kunne komme ind og godkende.

Comments

Hej Mads,

Kunne det give mening at alle 5 derfor ikke var godkendere, men at det kun var en godkender mail som alle 5 har adgang til, og som de logger ind på 1 gang om ugen for at godkende? :-)