Godkendelse i Smart-inbox

+4
Vi er nye brugere at E-conomics. Vi er meget begejstret for en masse af funktionerne, men delen med godkendelse af elektroniske bilag kan desværre ikke det, vi har brug for. Vi har behov for 2 godkendere (evt 3 på sigt). Mindre beløb skal godkendes af daglig leder (burde måske være en beløbsgrænse som kunne sættes ind), og større beløb af overordnet leder (som dermed slipper for at bruge tid på småting/beløb). Som systemet er nu, sendes ALLE bilag til begge godkendere i deres outlook, hvilket betyder, at begge personer skal bruge tid på at kigge bilagene igennem, for at se om den anden har godkendt - eller ikke godkendt bilaget. Det fremgår først, når de åbner emailen/bilaget.

I stedet kunne en løsning være, at godkenderne får en besked om at godkende INDE I systemet, og på den måde fjernes de bilag som er godkendt fra listen, så 2. godkenderen kun skal forholde sig til de resterende. Vi har desværre måttet ændre det til, at det kun er øverste leder som godkender, da det er spild af tid hvis de begge bruger tid på det. Jeg håber virkelig at der kan findes en løsning.
spurgt 11 Sep, 2019 i Forslag » e-conomic generelt af Laila Østergaard (180 points)
status opdateret 29 Nov, 2019 af TobiasPinndal

2 Svar

Hej Laila,

Mange tak for dit forslag. :-)

Ift. godkendelsessystemet, så er det stadig en forholdsvis ny løsning, og der er derfor ikke udviklet videre på løsningen endnu. :-)

Når det så sker, så vil jeg med glæde tage dit forslag videre, men spørgsmålet er hvordan det kan løses. Om det er en indbakke, hvor bilagene blot ligger til godkendelse, så de kun kan se dem der ikke er blevet godkendt af den ene.

Lige nu fungerer det jo sådan, at alle godkendere modtager bilaget til godkendelse og derfra er det først til mølle, altså om det er personen fra regnskabsprogrammet eller de 2 godkendere der godkender bilaget, så er det kun den første der kan det.

Igen, tak for dit forslag. Jeg vil prøve at tage det videre til næste udviklermøde, hvis du har et godt forslag til hvordan man kan gøre det, så må du gerne uddybe. :-)

Venlig hilsen/Best regards

 

Tobias Pinndal

Forum Expert, Planet WOW

 

image

 

e-conomic er et produkt fra

Visma e-conomic A/S

Langebrogade 1, 1411 København K

CVR-nummer: 29403473

 

Hvis du gerne vil have indflydelse på de næste forbedringer, så er du velkommen til at besøge vores liste over forslag vi på nuværende tidspunkt overvejer.
- Hop herind og stem på de forslag du er enig i!
besvaret 13 Sep, 2019 Forslag af TobiasPinndal (7,980 points)
Helt enig med dette indlæg. Det er en smart funktion, men den kræver ekstra finesse for at være rigtig brugbar i det daglige!

Jeg har pt. en kunde med ca. 200-300 kreditorbilag om måneden, hvor vi overvejer at skifte til e-conomic. Men et af de store punkter der taler imod er netop godkendelse-flowet.

Vi har også behov for at der kan sættes et unikt flow op, hvor vi vælger i hvilken rækkefølge et bilag skal sendes til godkendelse, så der kan være flere godkendere på. Det kan evt. gøres ved udsendelse af godkendelsen.

Men det ville også været rigtig dejligt hvis man kunne sætte det op direkte på en leverandør. Ofte har man jo nogle fast leverandører, man bruger, og de skal måske altid godkendes af de samme personer og følger et fast flow.

Andre er mere ad hoc og skal defineres ifbm. udsendelse af godkendelsen og kan variere afhængig af arten af fakturaen.

Hilsen - Christian Lanter
Hej Christian,

Tak for dit input. :-)

Det er virkelig også mange bilag. I begge tilfælde vil jeg også anbefale at tage et kig på vores partnere, vi har jo en del i forvejen der tilbyder denne løsning, men fuld integration til e-conomic. :-) Det er måske værd at tage et kig på det og se om det ikke kan betale sig i stedet for, da det er deres hovedområde. :-) Se her: https://www.e-conomic.dk/apps/search-results/godkendelse%20af%20bilag

Håber dette giver lidt flere muligheder. :-)

Igen, tak for indlægget. :-)
Jeg er meget enig i dette. I det mindste burde man kunne til og fravælge om alle godkendere skal modtage mails. Vi har eksempelvis 5 godkendere, men oftest skal bilag måske godkendes en gang ugentligt.

Som det er nu modtager alle 5 "SPAM" mails, for at kunne komme ind og godkende.
besvaret 6 Jan Forslag af Mads (180 points)
Hej Mads,

Kunne det give mening at alle 5 derfor ikke var godkendere, men at det kun var en godkender mail som alle 5 har adgang til, og som de logger ind på 1 gang om ugen for at godkende? :-)