Mangler i E-conomic

Question

Er det muligt at få lavet så et regnskabsprogram rent faktisk kan håndtere kreditnotaer ved dannelse af betalingsfil til bank på leverandører (kreditorer)? (Regnskab - bank - betalinger)

Pt. vælges leverandør, periode, fakturaer vælges, der oprettes fil og gemmes på pc, hvorefter fil åbnes og tallene rettes så kreditnotaer fratrækkes. Det betyder særskilt udregning af kreditnotaer så beløb kan findes, for derefter at pille ved adskillige fakturabeløb til beløbet matcher. Herefter kan fil uploades i bank og betaling godkendes.

Hele dagen i dag er brugt på dette med hjælp fra e-conomic support samt bankens fil-eksperter.

Selvfølgelig skal kreditnotaer da fremgå af en betalingsoversigt der generer en betalingsfil til banken - også uden at brugerne skal manipulere med filer og sidde med excel ark. Det undrer mig at muligheden ikke findes i e-conomic.

Answer 1

Du har ret, men samtidig skal det også siges, at du kan rette i beløbsfeltet i betalingen, INDEN du downloader betalingsfilen.

Comments

Det kan jeg, men vælger at gøre det EFTER filen er downloadet for at være sikker på hvad den indeholder.

 

Og det ændrer ikke på at et REGNSKABS-program ikke kan håndtere kreditnotaer. Det finder jeg rystende...

---

Det er nu ikke helt sandt. Hvis du anvender bankbetaling og også anvender den på en kreditnota, så slår kreditnotaen igennem til betalingssystemet.

Men hvordan vil du modregne i en FIK-betaling, når man normalt ikke opgiver FIK-data på en kreditnota?

---

Systemet er, så vidt vi er blevet oplyst, bedst egnet til at lave filer til bankoverførsler. Såfremt FIK benyttes, så vil teksten blot blive "samlebetaling" og ikke leverandørens navn. Endnu en irriterende detalje i systemet.

Hvordan jeg vil modregne? Jeg vil forvente en oversigt over fakturaer og kreditnotaer på pågældende leverandør i den valgte periode. Er beløbet i vores favør skal der jo ikke dannes en betalingsfil hvorfor problemet er ikke-eksisterende.

Er der derimod saldo til forfald, så forventer jeg at et regnskabsprogram kan fratrække kreditnotaer fra fakturaer og dermed danne en betalingsfil på skyldigt beløb.

Og igen, der er korrekt at jeg manuelt kan sidde og modregne på fakturaerne. Problematikken er, når du har mere end 200 posteringer på en leverandør og skal sidde og justere adskillige beløb for at beløbet ikke bliver negativt (som systemet ikke kan håndtere), og altså efter du igen manuelt har siddet med excel ark og udregnet beløb på indkomne kreditnotaer. Det er en tidskrævende, besværligt og helt igennem tåbelig process som ikke bør være nødvendigt i et regnskabsprogram.

---

Hej begge to :)

I forhold til hele sagen om betalinger og kreditnota, så har Erik helt ret, at det er er muligt ved bankoverførsel.

Når der anvendes FIK, så har vi valgt at dele det op, hvilket betyder, at kreditnota og betalinger ikke vil blive lagt sammen.

Grundlaget for dette er, at en bankoverførsel er samme reference i og med konto- og reg. nummer altid er det samme. Betalinger kan derfor kombineres og overføres til samme betalingsreference.

Hvis vi arbejder med FIK, så har hver betaling sin egen reference. Hvis vi begynder at slå dem sammen, hvilken reference skal så benyttes? Du nævner selv 200 betalinger til en leverandør. I det tilfælde, hvor alt skal betales på samme dato, så ville en kombination af kreditnota og faktura betyde, at alt skulle betales på en af de 200 FIK linjer. Hvilken skal vi benytte her?

Det er den udfordring, der gør, at vi ikke har valgt at slå dem sammen.

Jeg derfor som udgangspunkt afvise at vi begynder at slå dem sammen. Det skal dog sige, at jeg er åben for dialog omkring det. Hvis i har godt bud på, hvordan problemstillingen skal løses, så hører jeg meget gerne til den.

Jeg ser frem til at høre fra jer :)

---

Hej Jesper

 

Jeg vil gerne have en trin for trin guide til hvordan min opsætning skal se ud, for at benytte bankoverførsel på mine leverandører/kreditorer og så kreditnotaer vises ved dannelse af betalingsfil.

 

Jeres support vidste det nemlig ikke. Så det ser jeg frem til asap.

---

Det vil jeg meget gerne. Jeg er ked af, hvis du ikke har fået et svar på en af vores andre support kanaler. 

Jeg har lavet en video til dig her.

Hver opmærksom på, at jeg laver to faktura. En på 1.000 kr og 2.000 kr. I alt 3.000 kr.

Så danner jeg en kreditnota på 1.000 kr. Dvs beløbet nu total er på 2.000 kr. 

Når jeg danner filen er det vigtigt, at det er samme dato og selvfølgelig samme leverandør. 

Jeg åbner til sidst filen. Her kan du se beløbet indeholder totalen på 2.000 kr i en enkelt linje. De er lagt sammen og kreditnotaen er indregnet i beløbet. 

Jeg håber det giver mening for dig, ellers må du endelig sige til! 

Jeg ser frem til at høre fra dig.

---

Jeg får fakturaer og kreditnotaer ind elektronisk og bogfører dem dagligt.

Efter dit svar og din video, er jeg gået i betalinger, har valgt en leverandør jeg ved er sat til bankoverførsel, henter pågældende periode og ene af fakturaer kommer op.

 

Jeg går under rapporter på mine leverandører og søger samme oplysninger op, og finder kreditnotaer i perioden.

 

Hvad er løsningen nu?

---

Det lyder som om du ikke har sat betalingstypen på kreditnotaen. Det skal også stå til bankoverførsel, ellers kommer den ikke med i betalinger :)

---

Betalingstype er sat på leverandør efter vejledning fra jeres support.

Hvad med en punkt for punkt vejledning på skrift så man kan opsætte det her?

Mine fakturaer og kreditnotaer kommer som nævnt ind elektronisk via andet system og jeg forestiller mig ikke at jeg manuelt skal sidde og rette samtlige indkomne daglige bilag?

---

Hvis de kommer ind med manglende eller forkert information, så skal de rettes. Hvis det hele kommer korrekt ind, så behøver du ikke rette noget. 

Jeg vil gerne prøve at forklare det yderligere. 

Når du siger de kommer ind elektronisk, så vil jeg gætte på du mener den er modtaget som EAN faktura. Hvis jeg er forkert på den her, så ret mig gerne.

Når du modtager en faktura som EAN, så har din leverandør bestemt, hvad der skal stå i de enkelte felter som bliver udfyldt hos os. 

Hvis der i felterne er valgt, at der skal betales via en bankoverførsel, så trækker vi det med over i kassekladden og betalinger vil blive dannet herefter. Det lyder dog ikke som om det er tilfældet er og derfor skal du manuelt rette det til for at betalingen bliver dannet korrekt. 

Hvis det ikke er EAN, men en faktura modtaget på mail, så vil vores OCR-scanner forsøge at læse fakturaen og finde en betalingstype. Hvis der her findes en type, så vil det også komme på fakturaen og danne en betaling. 

I tilfælde af der ikke kan findes en betalingstype, vil det være stamoplysninger på leverandøren, der er afgørende. 

De oplysninger kan du sætte op direkte på leverandøren. Du kan her se, hvordan du retter i stamoplysninger. 

Du skal finde der, hvor der står 'referencer og betalinger'.

Hvis du sætter referencer og betalinger op, samt følger den video jeg har lavet omkring arbejdsgangen i kassekladde, så har du opsætningen korrekt i e-conomic. Det vil virke, medmindre leverandøren angiver en anden type fra deres side, så vil der på faktura blive anvendt den type, som din leverandør har valgt. 

Jeg håber det giver lidt bedre mening. Ellers har vi gratis support på 88 20 48 40, som du altid er velkommen til at ringe til. Det kan være det er lidt nemmere at forklare dig over telefonen :) 

---

Jeg har haft fat i jeres support, danske bank har haft i jeres support - ikke en, men flere gange og uden held.Der bliver simpelthen rådgivet som vinden blæser.

Efter en længere smøre herinde på et debatforum lader det til, at leverandøren bestemmer om jeg skal have vist kreditnotaer ved dannelse af en betalingsfil og ellers skal jeg manuelt rette hundredevis af bilag der kommer ind gennem systemet og kun gennem betaling via kontooverførsel.

Mine kunder anmodes om betaling via FIK eftersom systemet så, for det meste, kan matche debitor og betaling. Jeg formoder det samme er gældende for leverandør siden. Men den mulighed gives ikke såfremt man ønsker at lave en betalingsfil i systemet.

Jeg ved ikke om det er mig der er helt galt på den her, men virker dette ikke ekstremt omstændigt og ikke mindst problematisk for minimum betaler eller modtager?

Et økonomisystem burde, ihvertfald efter min mening, være noget smartere fungerende både i daglig brug, men også gennemarbejdet i de tilbudte features og så mindst muligt generende for alle involverede.

 

Hvis jeg igen en dag har nogle timer med ingenting at lave i, så vil jeg overveje at kontakte jeres support igen. Det er indtil nu en omstændig, bøvlet og sjældent givende process at bruge jeres support. Hvilket i har beklaget adskillige gange med løfte om forbedring.. Jeg bliver mere og mere lunken på jeres system.

---

Hej igen,

Det er selvfølgelig aldrig hensigtsmæssigt, hvis ikke du føler du får den bedste oplevelse af vores system.

Jeg vil understrege, at vi ikke har bygget det på denne måde for at gøre det besværligt for dig og din leverandør, tværtimod.

Vi er nødt til at tage informationer omkring betaling et eller andet sted fra. Vi har valgt, at du i de tilfælde, hvor leverandøren bevidst har angivet en betalingstype også bruger denne, medmindre du aktivt tager stilling til at vælge en anden. Det gør vi fra en antagelse omkring, at den information dine leverandører angiver er den korrekte. Hvis ikke du er enig i, at betale din leverandør på den måde som de angiver, så vil jeg opfordre dig at kontakte dem og bede om en anden type, ellers kan du som sagt rette det manuelt.

Du skriver:

"Mine kunder anmodes om betaling via FIK eftersom systemet så, for det meste, kan matche debitor og betaling. Jeg formoder det samme er gældende for leverandør siden. Men den mulighed gives ikke såfremt man ønsker at lave en betalingsfil i systemet."

Det er lige præcis min pointe. En FIK kode matcher betalinger og debitor-/kreditorfaktura sammen. Hvis vi blander disse betalinger sammen (som man kan ved en bankoverførsel), så vil det ikke give mening med FIK, da den specifikation der bruges her ikke længere kan benyttes på alle betalinger.

Du kan sammenligne det med, at du udsteder 30 faktura og 3 kreditnota til en kunde. Kunde betaler de første 20 faktura indregnet med de 3 kreditnota. Hele beløbet modtager du på én FIK linje. Hvilke fakturaer har kunden så betalt, og hvilke skal du evt. rykke for betaling? Det kan du ikke se og derfor er FIK-linjen ubrugelig. Det er lige præcis vi ikke giver mulighed for at kombinere betaling, som har indvididuelle betalingsreferencer.

Bankoverførsel har derimod kun en reference. De kan så kombineres og tekstfeltet kan evt. benyttes til at specificere, hvilke betalinger det drejer sig om.

Hvis det ikke giver mening, så håber jeg du har tid til at ringe til os, så det kan forklares bedre.

Jeg kan ikke garantere dig du får en skræddersyet løsning, som passer perfekt til dig, men jeg kan garantere dig, at vi vil gøre alt hvad vi kan for at komme så tæt på som muligt :)

---

Mht. at hente oplysninger "et sted fra", så vil det give mening at man én gang for alle, bestemmer på sin leverandør i systemet om man ønsker at bruge FIK eller bankoverførsel. Den mulighed er der ikke pt. Jvf. tidligere svar skal jeg manuelt rette samtlige indkomne bilag - og så meget tid har jeg simpelthen ikke til rådighed hver dag.

At give sig til at ringe rundt til samtlige leverandører er måske en mulighed for mindre virksomheder, men igen en belastning at man skal pådutte opgaven på andre. Både FIK oplysninger samt bankkonto er oplyst på kontoudtoget der afstemmes fra, så at belemre andre med at de skal rette virker ikke rigtigt på mig.

Mht. ikke at kunne matche en FIK ved kreditering, så hjælper det gevaldigt at kunne matche 98& af alle betalte fakturaer og så skulle lade systemet modregne de sidste, fremfor, som nu, at muligheden slet ikke eksisterer. Arbejdsgangen pt. er hysterisk voldsomt kontra hvad den kunne være.

Mht. at benytte tekstfelt på betaling på at specificere, så er det jo en uoverskuelig opgave manuelt at skulle indtaste samtlige numre på fakturaer og kreditnotaer som der kan afstemmes efter. Jeg forstår slet ikke du foreslår den løsning.

Min umiddelbare tanke er, at systemet er lavet af folk der ikke arbejder med funktionerne til daglig og dermed ikke oplever de mange problemstillinger der er, hvoraf betalinger til leverandørerne er er en af de mere tidskrævende.

Em funktion i iøvrigt solgte mig jeres produkt på inden vi skiftede system.

---

Hej, 

Det er fair at betragte, at man skal have en standardindstilling, som bestemmer en fast betalingstype. Det er noget vi før har snakket om herinde. Vi skal gennem en større gennemgang af Smart Inbox, hvor vi forbedre flere detaljer. Jeg vil i den omgang gerne smide forslaget med omkring at have en fast opsætning, der benyttes.

Det vil fortsat ikke betyde vi vil kombinere FIK-betalinger, men derimod gøre det nemmere at bruge bankoverførsel. 

I forhold til at skulle skrive, hvilke fakturanumre det drejer sig om, så kan du i kassekladde sætte det op til, at der per automatik skrives fakturanummer i beskedsfeltet, så du kan lave en opsætning, der gør du slipper for at sidde og taste hver enkelt fakturanummer. 

Det kan sættes op under regnskab -> kassekladde -> andre muligheder -> opsætning af kassekladden -> automatisk tekst -> automatisk tekst besked ved bankoverførsel. 

Det vil hjælpe dig i forhold til din kommentar med: "Mht. at benytte tekstfelt på betaling på at specificere, så er det jo en uoverskuelig opgave manuelt at skulle indtaste samtlige numre på fakturaer og kreditnotaer som der kan afstemmes efter. Jeg forstår slet ikke du foreslår den løsning."