Automatisk udligning af kundefakturaer

Question

Hejsa har lige set videon omkring automatisk udligning af kundefakturaer. Jeg undrer mig dog over, hvorledes situationen kan opstå, at der findes indbetalinger fra kunder i systemet, som ikke er blevet udlignet. Selve indbetalingen må jo være blevet debiteret på en bankkonto på et eller andet tidspunkt og dermed også en modpostering på en debitor. Er det muligt at bogføre indbetalingen uden at få foretaget denne modpostering? Hvis der er, ja så opstår der jo en indbetaling, som ikke er blevet udlignet! Hvis der er blevet krediteret fejlagtigt ved indbetalingen, vil der også opstå manglende udligning. Men i givet fald vil udligning påkræve en tilbageførsel af den fejlagtige oprindelige kreditering før udligningen kan foretages. I eksemplet vises udligning af en faktura på kr. 8050, som er blevet betalt over to omgange med hhv. 6250 kr. og 1800 kr. Men igen hvor blev disse to indbetalinger oprindeligt modposteret? Ikke på kunden, da der jo så var udlignet allerede! Mvh Lars

Answer 1

Har du et link til videoen omkring automatisk udligning af kundefakturaer?

 

Hilsen

 

Peter Andersen - Flytbilligst

Answer 2

Hej Lars

Jeg tillader mig lige at smide min opfattelse af tingene ind her :)
Som jeg forstår e-conomic, så bliver fakturaer automatisk udlignet af e-conomic hvis kundeindbetalingerne har den rigtige reference. Så hvis du i et tilfælde laver en indbetaling uden faktura reference eller med ikke-matchende beløb, vil der som udgangspunkt ikke blive udlignet.

Ligeledes kan man skrive forkert i fakturareferencen og få udlignet noget forkert, eller slet ikke udlignet. Derfor finder der mulighed for Automatisk udligning og sågar også manuel udligning, så det kan lade sig gøre at udligne på bagkant.

@Peter Andersen
Videoerne ligger her på e-copedia, se eksempler på både Automatisk udligning og Manuel udligning her.

Answer 3

Hej Lars

 

Mange tak for dit spørgsmål til dette 

 

Det kan jeg nemlig sagtens forstå forvirringen omkring. Selve bogføringen og udligningen er nemlig to forskellige ting. Som Lauris nævner, kan det sagtens ske ved mangel eller fejl.

 

Du kan sagtens bogføre posteringen og så har du ret i, at den går ind på kundens konto, så kontoen reduceres. Udligningen gør blot at den indbetaling kobles op med den specifikke faktura den vedrører. Så mangel på udligning kan ske, hvis der på en indbetaling ikke sættes fakturanr. på, så bogføres den på kunden og alt det, men udlignes ikke med den specifikke faktura. Denne udligning har derfor ingen finanspåvirkning, men er vigtig i forhold til at rydde op i hvilke fakturaer der er betalt, så ens forside med ubetalte salgsfakturaer opdateres og hvis det er udenlands valuta, har det betydning for, at der udregnes en valutakurs automatisk.

 

I eksemplet står de 8050 kr. på kunden og når der så bogføres de første 6250 kr. som indbetaling på kunden reduceres kontoen med dette. Forskellen her vil være, at hvis der udlignes (altså der påføres fakturanr. med det samme eller udlignes f.eks. automatisk efter), så vil fakturaen kun stå tilbage med 1800 kr., når der skal bogføres den sidste betaling. Gøres det ikke, så er beløbet gået ind på kunden, så der kun står de 1800 kr. som skyldigt, men både betaling og faktura ligger åbne, så systemet ved ikke at de hænger sammen. Laves den sidste betaling så efterfølgende vil fakturaen stadig stå med det fulde beløb.

 

Så finansmæssigt kan der sagtens køres uden udligning altså uden at tilføje fakturanr., da det er sådan det ske. Men oprydningsmæssigt kan det være svært efterfølgende at se, hvad der egentlig er ubetalt, hvis det ikke gøres. Derfor kan den Automatiske udligning give mening, hvis man ikke får det gjort løbende. Men regnskabstallene er retvisende uden, som du også nævner er de modposteret uanset om det er med eller ej.

 

Håber det afklarer det ellers må du endelig sige til, så skal jeg nok uddybe yderligere