Udskriftsparametre

Question

Vi har fået nye udskriftslayouts, men ingen forbedrede udskrifter.

Lige nu sidder jeg med en omsætningsstatistik, der skal udskrives pr. medarbejder. Men medarbejderens navn  kommer IKKE med på udskriften, ligesom afgrænsningerne på kundegrupper, varegrupper og varenr.interval heller ikke fremgår. Desuden er der heller ingen oplysninger om udskriften omfatter alle fakturaer eller kun betalte fakturaer.

Nu må I beslutte jer for, om I vil design eller indhold. Vi kan åbenbart som brugere ikke få begge dele, selvom det for mig er helt åbenlyst nødvendigt.

Answer 1

Hej Erik,

Hvis statistikken trækkes med udgangspunkt i medarbejdere, kommer de enkelte medarbejderes navne netop med i rapporten - og dermed også udskriften. Jeg går således ud fra, at du har valgt udgangspunkt i enten kunder eller varer.

Du har jo ret i, at udskrifter / rapport-overskrifter som oftest kun viser den valgte afgrænsning fsva. datointerval, evt. afdelingsinterval samt, hvorvidt der er medtaget kladdeposter.

Som du - som flittig bruger af e-conomic - dog også ved, indeholder mange rapporter, herunder omsætningsstatistikken, jo temmelig mange afgrænsningsmuligheder.

Givet dette - herunder, at disse kan bruges helt eller delvist (fx kan man sagtens afgrænse "fra" en vare, uden at angive "til" en anden) - hvordan kunne du så tænke dig, at disse afgrænsninger skulle fremgå af udskriften?

ER der afgrænsninger, som det - set med dine øjne - ikke er relevante at anføre ifm. udskriften, eller bør alle altid være med (naturligvis ihukommende, at visning af mange valgte afgrænsninger uvægerligt vil 'fylde meget').

 

Mvh.

Comments

Nu er det jo e-conomics produkt vi taler om, og ikke mit. Jeg giver udtryk for nogle mangler, og hvis I synes, at det er irrelevant, kan jeg ikke gøre noget ved det.
Men tag flg. eksempel: Du beder om en salgsstatistik for dine sælgere, lad os sige 10 personer, fordelt på varegrupper, eller varer.
Jeg lægger 10 rapporter på dit bord i den form og med de overskrifter, der er i dag i e-conomic. Så kan du selv gætte dig frem til, hvilken sælger den enkelte rapport omfatter. Sværere er det ikke - altså at konstatere, at Jeres rapportsystem ikke er anvendeligt.
På et tidspunkt bliver I nok lydhøre overfor den professionelle kritik, der kommer på forum; men indtil videre mangler jeg virkelig noget mere kundeengagement fra Jeres side.
Så prøv bare en gang, at sætte dig i kundens sted, og, ud fra ovenstående ret banale eksempel, at tænke dig frem til et muligt rapportindhold/overskrifter.

---

Hej Erik,

Jeg tror ikke, vi var kommet dertil, hvor vi er i dag, hvis vi ikke havde lyttet til vores kunder.

Samtidig kan vi dog naturligvis kun komme videre ved at gøre det endnu bedre - både for de over 70.000 virksomheder og mange tusinde revisorer og bogholdere, der allerede i dag benytter e-conomic, og de mange flere, der ikke gør.

Vi kan være nok så enige om hensyn til professionelle brugere, afvejninger af design og funktionalitet og at sætte sig i kundens (som der som nævnt er mange - og mange FORSKELLIGE - af) sted.

I sidste ende er vi dog nødt til at få konkretiseret, præcis hvilke ændringer der kan hjælpe i hvilke situationer. Dét er aldrig irrelevant - hvilket jeg i øvrigt på intet tidspunkt har antydet!

Du forholder dig ikke til min henvisning til de mange afgrænsningsmuligheder i rapporten - jeg fornemmer dog trods alt ikke, at du ønsker nogle af disse fjernet?

I stedet nævner du et eksempel - fair nok, så lad os prøve ud fra dét: Da du tilsyneladende i eksemplet trækker 10 rapporter, går jeg ud fra, at du i hver af disse har anført samme medarbejdernummer som "Fra" og "Til".

Kan jeg deraf konkludere, at den helt specifikke ændring, du vil kunne have glæde af, er, at hvis rapporten køres med netop en så specifik afgrænsning, vil du gerne have medarbejderens navn til at fremgå af rapportens overskrift (og dermed også en evt. udskrift)?

Eller vil du i virkeligheden hellere kunne afgrænse fra fx medarbejder 1-10 - og ser så gerne rapporten inddelt i 2 niveauer, hvor medarbejderne kommer først, og omsætningen så vises fordelt ud fra det valgte udgangspunkt (kunder, varer) under hver medarbejder? Måske endda så generisk, at man selv kunne vælge to fordelingsniveauer (i eksemplet hhv. medarbejdere og varer)?


Mvh.

---

Hvad synes du selv, du ville have brug for, hvis du var salgsansvarlig?

---

Det kommer sandelig an på mit 'setup'.

Hvis jeg havde mange sælgere OG mange varer, ville jeg da bestemt foretrække at kunne trække én rapport fordelt i begge dimensioner 'hierarkisk'.

Hvis jeg modsat havde mange sælgere, få varer (fx kun konsulenttimer), men mange KUNDER - så ville jeg være bedøvende ligeglad med at få vist varerne, men i stedet foretrække en fordeling efter netop medarbejdere/sælgere og kunder.

Som 'kombineret' økonomimand og tekniker gennem de seneste par årtier ville jeg da grundlæggende foretrække mest mulig fleksibilitet - nærmest grænsende til et lille programmeringssprog :-)

Virkeligheden er bare også, at fleksibilitet - og funktionalitet generelt - som de færreste bruger, for det store flertal let ender med bare at være unødig kompleksitet og 'fyld'. Og jeg afslører ingen store forretningshemmeligheder ved at sige, at vi langt, langt oftere hører, at vi har for meget, end at vi har for lidt - når det kommer til ENKELTE og SPECIFIKKE funktionaliteter, er der blot et kæmpe misforhold, idet de, der har behovet, naturligt vil gøre langt mere for at få dem lavet, end de, der ikke får noget ud af samme, ikke i samme grad gør opmærksom på dette.

Med Saint-Exuperys kloge ord: "Perfection is achieved, not when there is nothing more to add, but when there is nothing left to take away" :-)

Desuden er det jo ikke min personlige feature-fetischisme, der skal tilfredsstilles her, men vores kunders behov. Behov, der netop er meget forskellige, når man har så mange både erfarne og uerfarne kunder som vi.

Jeg er faktisk temmelig overbevist om, at der ville være nærmest skræmmende stort sammenfald mellem, hvad jeg 'personligt' kunne have lyst til at lave eller facilitere, og mange af de 'professionelle' forbedringer, bl.a. du ville have en interesse i. Se fx på vores debitor/kreditor-samlekonto-afstemningsrapporter - som 'selv du' vel må indrømme, er 100% til professionelle brugere? Dén var lidt af et hjertensbarn for mig - omend den, indrømmet, også var drevet af lige lovlig mange eskalerede supportsager fra selv professionelle brugere, som led under den vildfarelse, at der _pr._definition_ måtte være 100% overensstemmelse mellem fx samlekonto-finanssaldi og debitorsaldi (hvilket der naturligvis ikke er, hvis man over tid flytter debitorer mellem grupper eller grupper mellem konti)).


Mvh.

---

Hvis du mener, at det kun er et fåtal af jeres kunder, der har det behov, som jeg beskriver, hvorfor så tilbyde registreringsmulighederne, når I ikke mener, at dataene skal ende i nogle
fornuftige rapporter?
Dine forslag om en hirakisk opbygning af en omsætningsstatistik er da glimrende, og det er det, vi som brugere forventer. Hvorfor skal vi ellers have besværet med at opsætte systemet med medarbejdere, kundegrupper, varegrupper osv. Det er jo ikke for sjov, at man som administrator forsøger at udnytte de data, der registreres i systemet og viderebringe dem som værktøjer i virksomhedernes interne styringer.

---

Hej Christian.
Jeg havde egentlig lagt sagen til side, men så læste jeg forløbet endnu en gang, og må konstatere, at jeg skriver et uforståeligt dansk. Du forstår det i hvert fald ikke. Jeg skriver: ”Lige nu sidder jeg med en omsætningsstatistik, der skal udskrives pr. medarbejder”. Efterfølgende skriver jeg, at medarbejderens navn ikke kommer med på udskriften, ligesom det heller ikke fremgår hvilke kundegrupper, varegrupper eller varenr. interval. rapporten omfatter.
I dit svar konkluderer du, at jeg tager ”Udgangspunkt i Medarbejdere”. Men det er slet ikke i overensstemmelse med det, jeg skriver. Jeg tager f.eks. udgangspunkt i ”Kunder” og afgrænser pr. medarbejder. Hvordan skal jeg ellers få en rapport ud pr. medarbejder, der fortæller noget om omsætningen for den pågældende medarbejder fordelt pr. vare/varegruppe eller kunder?
Derefter konstaterer du, at overskrifterne i rapporten er ret begrænsede. Dvs. du giver mig ret i min anke, og konstaterer også, at statistikkerne indeholder temmelig mange afgrænsningsmuligheder. Her berører du sagens kerne, men ikke sådan at forstå, at der er for mange parametre; det har jeg aldrig ønsket begrænset.
Dit efterfølgende spørgsmål er, om der er afgrænsninger, der ikke skal fremgå af udskriften? Synes du ikke selv, at det er et tåbeligt spørgsmål? Vi taler ikke om journalistik, men om statistik, der skal kunne underbygge f.eks. en ledelsesrapport, og hvor rapportskriveren har den nødvendige lødige dokumentation med alle relevante informationer. F.eks. kan en salgsstatistik danne grundlag for en provisionsafregning. Jeg ved ikke, om der findes sælgere, der blot tager en tilfældig rapport for gode varer, hvis han/hun ikke kan se og forstå grundlaget. Og så kan du være ligeglad med, om afgrænsningerne fylder meget i udskriftshovedet. Her er ikke tale om, at design skal overstyre informationerne.
I mit svar til dig giver jeg dig et eksempel på 10 sælgerstatistikker (10 personer). Det fortolker du sådan, at jeg udskriver 10 rapporter for den samme sælger, og deraf udleder du et ønske fra mig om, at sælgerens navn skal fremgå af udskriften. Eller, og så kommer der endelig den kreativitet, som jeg hele tiden forventer af systemfolk: Nemlig at forsøge at tænke som kunderne!! Det er stort. Men så hopper kæden alligevel af. Hvis du afgrænser pr. medarbejder/sælger, kan du kun tage udgangspunkt i kunder og/eller varer, medens udgangspunkt i medarbejdere ikke giver mening. Så jeg tvivler fortsat på, om I i det hele taget forstår problematikken.    
I dit sidste svar kommer du igen ind på e-conomics mantra: ”Vi er til for de små virksomheder med simple behov.” Hvortil jeg kun kan svare: Hvorfor tilbyder I så så mange registreringsmuligheder, når I ikke vil levere de dertil hørende oplysende rapporter?
Afslutningsvis vil jeg gerne endnu en gang udtrykke mit behov:
 Forsyn udskrifterne med de afgrænsninger, der står i parametrene: mere simpelt kan det vel ikke siges.
Hvorfor gøre det akademisk, når det kan gøres praktisk.