Automatisk udsendelse af faktura

Question

Problem:
Vi har lavet flere integrationer mellem Salesforce CRM og E-conomic for vores kunder i Danmark, Norge og Sverige, og både vi samt vores kunder savner en funktion der gør det muligt automatisk at udsende en faktura fra E-conomic i det øjeblik en faktura bliver oprettet som åben faktura.

Det vil være meget tidsbesparende, for i dag skal der være en bruger som logger ind i E-conomic for at udsende faktura. Jeg vil mene at der i mange firmaer sidder flere folk både sælgere, projektledere, bogholdere etc., som opretter faktura. Brugerne vil kunne spare meget tid.

Løsning:
Umiddelbart kunne det løses ved at der på hver kundekort findes et felt (som flueben eller dropdown værdi), hvor der kan vælges "til automatisk udsendelse". I den generelle opsætning kunne E-conomic brugeren vælge om der ønskes automatiske udsendelser f.eks. Straks, Hver time eller Hver 24 timer.

Når E-conomic's script for automatisk faktura udsendelse kører, så skal den blot checke på disse to felter.

Kontrollen kunne løses ved at der som udgangspunkt sendes en fakturakopi, samtidig som den sendes faktura til kunden, med Bcc til brugeren i E-conomic eller opretteren. Så er det muligt ved evt. fejl at opdage i tide og kreditere, dermed lave ny faktura.

Målgruppe:
Behovet må være stort for alle som har en form for integration mellem E-conomic og webshop, CRM eller andet system, hvis processen skal være så automatisk og tidsbesparende som overhovedet muligt.

Med venlig hilsen
Finn Harreby Jepsen / TURNER & KO

 

Comments

Jeg tænker at der vel ikke er nogen grund til at sende en åben faktura til en kunde... Forudsat at vi er enige om at "åben" faktura betyder at faktura ikke endnu er bogført?

Omvendt kunne jeg rigtigt godt tænke mig en funktion hvor man kunne, gennem API, sende en faktura fra economic via email. Altså samme procedure som hvis jeg trykker Bogfør og send fra UI.

Alternativt kan man måske bruge den metode i API'et hvor man kan hente pdf filen fra en bogført faktura?

Answer 1

Hej Fin,

Du skriver "i det øjeblik, en faktura bliver oprettet som åben faktura". Men da har man jo ikke tilføjet linjer til den endnu :-)

Har du gjort dig nogle tanker om, hvordan e-conomic i givet fald skulle kunne 'vide', at en faktura er klar til at blive (bogført og) sendt? Eller mere præcist: At brugeren/integrationen er helt 'færdig' med fakturaen.

 

Mvh.

Comments

Hej Christian,

Jo, via de integrationer vi har lavet til E-conomic, så opretter vi en åben faktura med fakturalinier i E-conomic uden problem. Det sker automatisk.

Hvis man har en integration til E-conomic, så har man typisk allerede klargjort faktura indholdet i det tilkoblede system f.eks. CRM eller webshop, og faktura er "færdig". Så der er ingen grund til at kigge på samme faktura igen, som åben faktura i E-conomic.

Næste step i processen er selve udsendelsen af pdf faktura samtidig med at den "åbne / færdige" faktura bogføres. Med de to ovennævnte felter som foreslået f.eks. "til automatisk udsendelse" og interval for udsendelse, så kunne E-conomic's script for processen snildt checke disse værdier og lave den automatiske udsendelse med en standardiseret e-mail følgeskrivelse (som vi allerede kender den) med flet af kundens fakturakontakt. Forbedringen bør kun sende åbne faktura som står til automatisk udsendelse.

På lidt samme måde er det også muligt i alle e-mail marketing løsninger og i Salesforce CRM at schedulere udsendelser af mails med/uden vedhæftninger.

Jeg tror at den ligger lige til højrebenet. Fortsat god dag.

Vh

Finn

---

Det er så desværre dét, den ikke helt gør :-)

Integrationen opretter jo i praksis fakturaen via samme 'skridt', som man ville gøre manuelt:

- Opret faktura

- Tilføj linje

- Tilføj linje

- Etc.

 

Retfærdigvis KAN man godt oprette flere linjer i én kommando - men der er i hvert fald mindst to kommandoer involveret.

Da "oprettelse af en igangværende faktura med tilhørende linjer" således kan bestå af flere steps, er e-conomic jo nødt til at vide, hvornår man er færdig. Og jeg ville temmelig nødig ud i noget med, at når en faktura oprettes, men ikke er ændret i X antal minutter, så antages den at være færdig :-)

Desuden synes jeg også, det vil være en forkert måde at håndtere det på. Hvis brugsscenariet er integrationer, kan man jo snildt skrue _integrationen_ sammen således, at denne bogfører fakturaen, når det ønskes. _Udsendelsen_ skal man så p.t. automatisere 'uden om' e-conomic, da e-mail-funktionalitet ikke er tilgængeligt i API'et for nærværende - men det er jo bestemt muligt at sætte op.

 

Mvh.