Dokumentarkivet - er disse overhovedet juridisk gyldige???????

Question

Til min store overraskelse observerede vi idag i forbindelse med en rykkerskrivelse at dokumentarkivet tilsyneladende ikke er pdf-stempler af de dokumenter der sendes til kunden. Grundet en mangel i E-conomic rettede vi formularen til inden vi sendte en rykker 3, og derefter tilbage til rykker 1. Vi sendte en BCC til os selv af rykkeren, og alt var fint. Men så checkede vi lige dokumentarkivet hvor vi til vores store overraskelse kunne se at en genudskrift af dokumentet er et mix af nogle variable data og så de aktuelle formulardata. D.v.s. at vores rykker 3 ved genudskrift nu har en rykker 1 tekst!!

Så er det lige jeg er stået helt af. Jeg troede at eks. alle fakturaer  på et senere tidspunkt ville kunne genudskrives helt identisk med det kunden i sin tid fik. Men noget tyder på at det blot bliver fakturadataene puttet ind i den til enhver tid værende skabelon. Skal man så nu til at udskrive kopier af faktuaer til sig selv som man gjorde i gamle dage?

Comments

Hej Mogens
Jeg vil gerne starte med, at undskylde over du ikke har fået en opdatering - det vil jeg give dig nu så vi får det afklaret.

Teknikken har gennemgået sagen for efterhånden noget tid siden. Som min kollega Lasse har nævnt i hans svar d. 23. April 2013 Så sker der udelukkende ændringer i rykkere i arkivet
Hvis følgende:
Rykkeren er ikke sendt til og er heller ikke blevet vist efter bogføring (enten ved "vis efter bogføring" eller ved visningen i arkivet)

Så vil eventuelle ændringer i design og layout slå igennem - det sker fordi det systemtekniske dannelse af dokumentet først sker ved enten afsendelse af rykkeren eller ved en visning af den efter bogføring.

Der er derfor tale om en rykker som ikke er blevet set/vist og kunden har ikke modtaget denne rykkere - derfor er selve rykkeren ikke en reference og derfor vurderes det ikke kritisk, at denne ændring sker da rykkeren ikke er set før.

Det bogføringsmæssige i rykkere vil selvfølgelig ikke ændres og beløbet er låst. Det er udelukkende ændringer i dit generelle "design og layout" som slår igennem på rykkere som ikke er vist eller sendt.
Der bliver derfor ikke arbejdet yderligere på sagen og derfor ændrer vi ikke den måde det virker på.
Jeg sætter derfor indlægget som implementeres-ikke så overblikket bevares.

Det kan jo ske, at jeg har misforstået noget i denne efterhånden gamle sag så må du endelig melde tilbage hvis der forsat er noget i sagen som jeg har misforstået som vi ikke har fået afklaret.

Med venlig hilsen
Andreas Polk
e-conomic

Answer 1

Hej Mogens

Du har desværre ret.....

Dokumenterne (Faktura, Rykker mv) ligger ikke som en PDF-fil, men gendannes (delvis) ud fra den nuværende eksisterende skabelon.

 

 

Jeg havde diskutionen med e-conomic i 2011 i forbindelse med genudskrivning af fakturaer fra arkivet.

Dengang var mit problem følgende:

Jeg havde lavet en faktura og havde brugt beskrivelsesfeltet på en vare hvor der f.eks. stod "Hest 1" og bogført den

Ændrede jeg beskrivelses feltet på varen til "Hest 2" og genudskrev fakturaen - stod der nu "Hest 2" på fakturaen....

Arkivet overholdt dermed ikke bogføringsloven !

Det blev ændret så det nu er de korrekte data man får når man genudskriver.

Jeg testede af at hvis man ændrede f.eks skriftstørrelse i fakturaskabelonen, så var det stadig det gamle layout man fik.

 

 

Jeg har nu teste lidt mere og det er stadig ikke 100% samme faktura man får - hvis man fx. ændrer i brevskabelonen (brevpapiret)  slår det igennem på det man udskriver fra arkivet

 

Måske "Rykker" skal have samme overhaling af e-conomic som "Faktura" fik  ? - ændrer du rykkerlayout slår det direkte igennem på arkivet - og sådan er det altså ikke med faktura-layoutet

Answer 2

Jeg har absolut ingen problemer med at udskrive f.eks. gamle fakturaer i den form og det format, som fakturaen oprindelig blev dannet i. Genudskrift af rykkere i det oprindelige format volder heller ingen problemer. Så prøv evt. at søge efter en fejl 40/60.

Hvis I kan danne en rykker 1 efter at I har dannet en rykker 2 eller 3, er det fordi I ikke har bogført rykker 1, men kun dannet den.

Comments

Det var da godt nok et utroligt flabet svar. Vi dannede og bogførte rykker 3, ændrede derefter skabelonen til rykker 1, og genudskrev via dokumentarkivet.

---

Beklager. Jeg har selvfølgelig testet, og kan overhovedet ikke genkende dine postulater.

Jeg fastholder derfor fortsat, at det er en brugerfejl.

Brødteksten skal selvfølgelig varieres afhængig af, om det er rykker 1, 2 eller 3 jvf. e-copedia. Men en rykker gemmes med den tekst, som den blev bogført med,

---

Jeg ser nu frem til om ikke der er en kompetent person der kan svare på dette. Jeg må fastholde at vi mailede og bogførte en rykker med en tekst som efterfølgende ikke kan genskabes ved udskrift fra dokumentarkivet. Jeg er nok ikke på din alder, men har dog arbejdet med fænomenet EDB en del år efterhånden.

Answer 3

Hej alle sammen

Jeg læser med bekymring jeres indlæg og debat. For så vidt angår varebeskrivelsen - som ikke er redigerbar ved fakturering - så bliver den ændret også historisk. Resten bør ikke være sådan.

Jeg sørger for at det bliver testet ordentligt igennem i morgen for at verificere problemstilingen 100% og så vender jeg tilbage når jeg ved noget mere.

Comments

Hej Lasse

 

Lige for at præcisere mit indlæg:

 

Varebeskrivelsen ER redigerbar når du i opsætningen vælger "Varenavn og beskrivelse" i "Teksforslag til fakturalinjer"

- det betyder netop at man nu kan bruge beskrivelsen aktivt - en kæmpe fordel - det kunne man ikke tidligere

 

Varebeskrivelsen bliver IKKE længere ændret på fakturaen selvom du senere ændrer den på varen - det var netop det problem jeg fik løst i 2011 - så den del virker helt som det skal

 

Men som du selv er inde på er der stadig andre udfordringer...

---

Det er fordi den faktisk bliver en del af varenavnet :)

Men hvis man præsenterer kolonnen beskrivelse på fakturaen er indholdet heri ikke redigerbart - heller ikke ved fakturering - så på den måde vil den være vedvarende redigerbar - det skal man bare have in mente ;O)

Resten er rapporteret til teknikken og vil blive behandlet derfra.

---

OK så er jeg også med

Answer 4

Hej alle sammen

Jeg må med sorg i stemmen konstatere at i har ret - delvist.

Ændringer på selve rykkerbilledet - teksten for renter, overskrifter mv. - slår ikke igennem.

Ændringer foretaget under design og layout på rykker layoutet - slår igennem - det gør det ikke for faktura.

Ændringer til brevpapiret slår igennem på både rykkere og fakturaer i arkivet.

Det er i den forbindelse vigtigt at pointere at det kræver at man enten sender fakturaen eller få den vist på skærmen for at forhindre rettelser - den gemmes i systemet første gang pdf'en genereres - enten til afsendelse eller til visning.

Jeg har vidersendt den til teknikken og vender tilbage når jeg ved hvornår det er udbedret.

Beklager de gener det for nærværende måtte medføre.