Fakturamail .. som overruler kontaktperson

Question

Kære E-conomic

Jeg har haft dette op og vende før, men bliver nød til atter engang at spørge ind til det.

Vi har jævnlig kunder der spørger "Vil I være søde KUN at sende fakturaer til mail@xxxx.xx"

Hvorpå jeg hver gang må beklage overfor kunderne, at det kan vores økonomissytem desværre ikke håndtere, da en kontaktperson på en ordre som standard altid vil få faktura. Eneste mulighed for os er at sætte faktura mail på som CC under kundeopsætning. Og de færreste virksomheder er interesseret i at faktura kommer som CC, da der kan være risiko for dobbeltbogholderi.

I har allerede lavet en løsning hvor man på kunden kan sætte fakturaadresse ... MEN det falder helt til jorden med det samme man skal bruge kontaktpersoner på en ordre. Er man en lidt større virksomhed er det vigtig at der kommer kontaktpersoner på ordrene, og vi er i den situation at alle vores ordrer oprettes med kontaktperson på, om det så er til lille eller stor virksomhed vi sender.

Vil det være muligt at sætte et tjekfelt på fanebladet "e-mail" under kundeopsætning, som bevirker at en evt. kontaktperson overrules af de indtastede mailadresser? ... Det er super smart at kunne indtaste "E-mail til fakturaer", "E-mail til ordrer", "E-mail til tilbud" osv, men min skuffelse var stor da jeg testede og fandt ud af at kontaktperson overruler det hele. Et tjekfelt "E-mails skal erstatte evt. kontaktpersoner" vil kunne afhjælpe problemet. Håber at I vil tage det op.

Venlig hilsen
Anita, Subcolor

Answer 1

Hej Anita, 

Jeg kan godt forstå din frustration omkring, at en mail bare ikke kan sendes det rigtige sted hen. 

Som jeg forstår dig skal kunden have en fakturamail, som kun skal modtage faktura. 
Det kan du som udgangspunkt løse ved at benytte dig af den nye mailopsætning du selv nævner.

Jeg forstår her problemet som om, at den fakturamail altid står fast, men at ordremailen skifter afhængig af kontaktpersonen. 

Her ville jeg foreslå dig, at lave en opsætning, hvor du kun har fakturamailen stående på kunden. Ikke noget i kundemail, tilbud og ordre osv. Oven i det skal under kundeopsætningen have flueben i 'send altid til kundens email'.

Hvis du så på alle kontaktpersoner sætter et flueben i 'ordre' under kontaktpersonen, så vil denne komme på, hver gang der dannes en ordre. Fakturaen vil efterfølgende blive sendt til den mail, som er valgt under på fakturaen.

På den måde vil alle faktura komme til samme mail mens ordremailen vil afhænge af kontaktpersonen. Begge mail vil kun blive brugt en gang, så ingen chance for dobbelt bogholderi 

Comments

Hej Jesper

Tak for svar :)

Hvis jeg sætter kryds i ordre på en kontaktperson, så vil denne kontaktperson da få kopi af ALLE ordrer der sendes til kunden ... også dem andre kontaktpersoner opretter.Er det ikke sandt?.

Sidst jeg testede "send altid til kundens e-mail" betød det at alt både tilbud, ordrer, fakturaer m.m. blev sendt til den adresse der er anført under kunden i "fakturamail", og det må slet ikke ske, kun den pågældende kontaktperson på en ordre  skal have tilbud og ordre, ikke andre.

... eller måske jeg har misforstået helt og holdent?

Et eksempel på mit tilbagevendende problem er:

Person 1 skal have en ordre (nr 101) 
Person 2 skal have en ordre (nr. 102)
Person 3 skal have en ordre (nr. 103)

Faktura fra ordre 101, 102 og 103 skal KUN sendes til mail xx@xxxx.xx. Ingen andre skal have faktura tilsendt.

Hvis I under fanebladet "e-mail" på kundeopsætningen lavede et tjek felt, som gjorde at de indtastede E-mail til fakturaer, ordrer, tilbud, rykkere og kontoudtog overrulede kontaktpersoner, så ville vores problem være løst....Som det er i dag fungerer disse mails IKKE, hvis der på en ordre er valgt en kontaktperson med mail. Så overruler kontaktpersonen det der er opsat på kundens faneblad. Det mange af vores kunder mangler er en fakturamail der overruler kontaktpersoner. En enkelt fakturamail til deres bogholderi. 

Man kunne med fordel lave et tjekfelt udfor hver enkelt opsætning under fanebladet "E-mail" på kunden .. altså udfor "E-mail til fakturaer", udfor "E-mail til ordrer", udfor "E-mail til tilbud" osv, et tjekfelt der betyder at man tilvælger at den e-mail der er oprettet under "E-mail" på kundens fane overruler kontaktpersoner.

Venlig hilsen
Anita, Subcolor

---

Hej igen, 

Det er selvfølgelig en anden sag, hvis kontanktpersonen skifter fra gang til gang. Beklager, hvis jeg misforstod dig her. 

Jeg har vurderet ud fra mange af de andre ideer vi har fået, at dit forslag i denne omgang ikke vil komme med videre. Jeg kan godt se, hvad du gerne vil. Omvendt har vi også mange andre gode ideer, som jeg oplever større efterspørgsel efter. Derfor vil vi lægge vægt på dem i denne omgang. 

Du skal dog have tak for at byde ind og ellers må du bare have en rigtig god dag