Smart Inbox - bilag til godkendelse

Question

Har netop fået tilkøbt Smart Inbox og kan konstatere at det modul slet ikke er så smart endda.

Følgende ændringer er tiltrængt:

Godkendelsesprocedure - leverandørfakturaer:   

Vi og andre firmaer har en regel om at der skal være 2 godkendere. 1. godkender attesterer at leverandørfakturaen er korrekt og 2. godkender attesterer at beløbet kan betales og konteringens rigtighed.   

Netop det at der er 2 godkendere er også en sikkerhed for at der ikke kan svindles - eller at det er vanskeligere.

Gennemsigtighed i in bakken:

For den der skal bogføre er det lidt af noget gætteri om en faktura er godkendt og af hvem.

Jeg vil foreslå¨, at den faktura der er godkendt ryger i mappen til "Klar til udførelse" så er det tydeligt at den er godkendt. Kan simpelthen ikke se meningen med at man skal udfylde noget før fakturaen ryger derover. Man har vel ikke fat i bilaget flere gange??

Det virker ikke som om I har brugere ind over når I udvikler - det var måske en idé

Answer 1

Hej Mia,

Tak for dine forslag. :-)

Ift. godkendelse, så forstår jeg godt pointen i at der skal være flere godkendere og generelt er det tiltænkt at der skal også skal være flere muligheder på et tidspunkt.

Desværre er dette ikke planlagt endnu, men jeg vil tage det videre til udviklerne og høre nærmere omkring planen for dette og hvad det vil indebære. :-)

Lige nu, er det altså blot først til mølle princippet, altså blot at den første der godkender det, godkender det for alle.

Så er der ift. hvilken "mappe" bilaget ryger ind under. Vi har haft brugere ind over, og lige nu er det tiltænkt at bilaget først ryger over i klar til udførelse, når bogholderen har konteret bilaget, så det er klart til at blive bogført.

Dette er fordi der i mange tilfælde ikke er godkenderen der bestemmer hvordan det skal bogføres ift. faktura, moms, konto osv.

Flowet er altså nu at:

- Bilaget bliver indsendt og sendt til godkendelse under afventer godkendelse

- Når det er godkendt så ryger det over i indbakken hvor bogholder/revisor tager over og kan kontere bilaget. Når det så er gjort ligger den sig ovre i klar til udførsel.

- Når bogholderen så har konteret alle bilag fra indbakken kan de gå til klar til udførsel og overfører dem alle til kassekladden.

Hvis man skulle have endnu en mappe der hed godkendte bilag, så ville det blot være et ekstra led, inden den ryger over til klar til godkendelse, men i kan evt. oprette en kategori der hedder godkendt, også rykke dem fra indbakken til denne kategori når de er godkendt.

Håber dette flow kan bruges for nu, også skal jeg nok tage det andet med til udviklerne. :-)

Igen, tak for dit forslag og du må meget gerne vende tilbage hvis du har et nærmere beskrevet flow fra de ligger i til godkendelse og til at de ligger i kassekladden.

Answer 2

hej Mia

Blot en opdatering. Der er ikke udsigt til at godkendelsesfunktionen bliver ændret det næste års tid. Der er dog flere integrationer på markedet som du måske kan have glæde af - se nogle af dem her - flere af dem har en klikbar integration som du finder i e-conomic på ikonet Market og søger efter 'godkendelse'.

Ang. placering af godkendte dokumenter i inbox så skal de som Tobias siger ganske rigtig havne i Indbakken. Hvis du oplever noget andet må du endelig kontakte supporten på chat eller telefon så tjekker vi hvad der kan være galt med din aftale :)