Bilag indsendt med fejl giver besked til afsender

Question

Vi sender bilag fra vores leverandører til den emailadresse, der er knyttet til vores system. Det virker fint så længe der ikke er en f.eks. en PNG fil med i emailen. 

e-conomic understøtter ikke PNG filer (http://wiki2.e-conomic.dk/tillaegsmoduler/hvilken-scanner) og planlægger heller ikke at gøre det (se andet forslag her).

Problemet er at mailen bare forsvinder når den indeholder en PNG file.

• Afsender får ikke en mail, hvor der står at den ikke kunne indlæses pga. ulovligt filformat
• Der kommer ikke en mail ind i "indsendte med fejl" (https://secure.e-conomic.com/accounting/scanning/failed)

Derfor tror du som bruger at alt er godt.

 

Forslag:

 

Hvis en mail indeholder en eller flere filer, der ikke er tilladte, så sender systemet mailen retur til afsender og gemmer mailen i "indsendte med fejl".

 

 

Answer 1

Hej og tak for dit forslag, 

Der er et par forskellige elementer jeg lige vil kommentere på. 

Først og fremmest, så er det ikke korrekt, at vi ikke modtager png filer. Grunden til png filer oftes sortes fra er, at størrelsen af filen ikke er ret stor. Vi har en grænse, hvor alle filer, der er mindre end 20 kb, bliver sorteret fra. 
Det gør vi fordi næsten alle mails indeholder signaturer, som også er billeder. De vil komme med ind, hvis ikke vi havde et filter. 

For at blive konkret i forhold til forslag, så må du meget tjekke om de pågældende filer er mindre end 20 kb. Hvis de er det, så kan du altid upload/trække dem ind direkte fra din computer, så kan de nok komme ind. Det er kun i mail-flowet de ikke kommer med, da det er her man oplever signaturer. 

Dit forslag går på, at markere det som 'indsendte med fejl'. På baggrund af overstående, så ville vi skulle tage alle signaturer med ind og det vil hurtigt blive til rigtig mange ubrugelige dokumenter, der gør, at du mister overblikket over dem, der rent faktisk er en fejl på. 

Giver det mening? Ellers er du meget velkommen til at kommentere eller stille spørgsmål i forhold til min forklaring 

Comments

Hej Jesper

Tak for svar.

1. I jeres egen dokumentation står der ikke at PNG filer er understøttet via email. Men det er fint, hvis det virker.

2. I det konkrete tilfælde har jeg fremsendt uden små filer og med en PNG fil på 168 kb, så den burde jfr. din 20 kb grænse være kommet ind. Det gør den ikke (eller i hvert fald ikke ved nogen forsøg i går).

3. mht. fejlmeldte, så kommer der jo kun dem som IKKE opfylder kravet. Så hvis der er en eller flere OK filer, så er mailen ikke fejlmeldt. Det vil igen hjælp i en lang række situationer med f.eks. for lille fil, ingen fil, forkert filfomat.

Hilsen Christian

---

Hej igen, 

1. Jeg kan godt se guiden forklarer det forkert, men jeg har lige prøvet med en png fil og den røg lige gennem, hvis den er større end 20 kb og den kom ikke ind, hvis den er mindre. 

2. Vil du være frisk på at sende filen til info@e-conomic.dk - att Jesper Mieritz? Så kan jeg lige prøve at undersøge, hvad der kan gå galt.

3. En signatur vil heller ikke opfylde kravet, så de vil også komme med ind. Vi fjernede grænsen på 20 kb tidligere i år og vi fik rigtig meget negativ feedback på det og derfor indførte vi den igen. På den baggrund vil ikke fjerne den igen 

---

Hej Jesper

1. ok. Det sker i hvert fald ikke for mig/os med det som kommer ind.

2. den er sendt til dig. Filen er et kort … som min revisor ville have fortalt mig ikke gav mening.

3. Undskyld. Jeg var ikke klar nok. Jeres proces tager alle filer og tilføjer dem som bilag med den tekst i finder i Subject. Brugeren kan herefter bogføre eller samle og så bogføre.

Mit forslag er at lægge de filer ind som er under 20kb i fejllisten - så kan jeg finde den hvis jeg har brug for det eller også ligger de der bare.

---

1. Det skulle meget gerne virke.

2. Jeg har lige testet og den kommer ind hos mig, hvis jeg gemmer billedet og vedhæfter det. Hvis jeg videresender dit billede, så er det korrekt, at det ikke kommer ind, men det skyldes, at mailprogrammet komprimere billeder sat i direkte ind i mailen, som tilfældet er her.

3. Det er helt fair, hvis du gerne vil have dem ind, men som sagt, så vil den tage alt under 20 kb ud. Det vil sige, at du med stor sandsynlighed på meget kort tid vil få en uendelig lang liste af signaturer mm. 
I lige præcis den fil du har sendt til mig vil få fire billeder. Over kortet er firma logo. Det vil komme ind som et billede. Under de hvide bokse er der to skygger. De vil også komme med ind. 

Alt i alt vil den mail du har sendt til mig danne 4 indsendte med fejl. Om det er den bedste løsning for dig ved du bedst selv. Min holdning til det er, at langt de fleste andre kunder ikke er interesseret i det. Vi ved som sagt fra tidligere forsøg, at det har skabt en del negativ feedback.

Jeg kan egentligt godt forstå, hvad du gerne vil, men vil ikke åbne åbne op for filer under 20 kb. Jeg vil helt klart anbefale dig at gemme billede og enten uploade det direkte i inbox, eller vedhæfte det. Begge løsninger vil virke dig 

---

Tak for update, Jesper.

Det er jo ikke til at vide som normal bruger. Men nu er vi klar over de her begræsninger.

Dog vil det måske være smart, hvis man kan vælge at den indkomne mail bliver til PDF automatisk, så jeg ikke skal tænke over det, når vi får fakturaer der ikke er vedhæftet, men som "bare" er en mail fra vores leverandører.

---

Det har du helt ret. Det er lidt kompliceret, men jeg håber det giver mening nu. 

I forhold til den sidste del, så er jeg ikke ekspert i, hvordan filerne bliver kan blive omdannet, men du har ret i, at det ville være smart, hvis alle billeder kommer ind. Der er dog for nu ikke en god løsning på problemet, desværre..