dobbelt bogføring af overførelser af faktura fra ordrestyring.dk

Question

jeg har en udfordring

 

Hej E-conomic - vi har en lille udfordring - Når vi bruger ordrestyring.dk og overfører faktura fra ordrestyring.dk systemet til e-conomic, så kan de godt blive dobb. bogført, - ?? jeg har i oktober måned 5 stk, fakturaer med samme faktura nummer, samme dato samme beløb, der er dobb bogført!!, jeg tjekker ikke fakturaer fra ordrestyring.dk de bogføres blot - men hvorfor kommer den ikke op og siger/advarer om at faktura nummer er bogført tidligere ??? det kunne jeg godt tænke mig at vide,det må da være en fejl og noget der er til at rette ?? for vi bruger ordresystemet til hovedparten af vores leverandører, og hvis jeg skal sidde og tjekke om de fakturaer der smides over i e-conomic efter godkendelse i ordrestyring.dk så skal jeg bruge riiiiigggtiiig laaang tid på dette og det jo ikke meningen ?? eller hvad ??

 

jeg kan have alt mellem 100-300 fakturaer pr md der ovr fra ordrestyring.dk til e-conomic og skal jeg s´tjekke alle inden jeg trykker bigfør poster, så blir jeg aldrig færdig - kan man finde en løsning på dette

vh marianne

Answer 1

Hej Marianne, 

Jeg kan godt se det er et problem i din situation. 

Du skriver det må være en fejl. Det vil jeg gerne knytte en kommentar til. 
Vi har en validering på, hvorvidt en leverandørfaktura er oprettet tidligere. Hvis du opretter en leverandørfaktura i kassekladde og bruger samme fakturanummer to gange på en leverandør, så vil du få en advarsel ved oprettelsen. Jeg ved godt i ikke kommer omkring den arbejdsgang, men grunden til vi gør det på måde den er, at vi vil hjælpe alle jer brugere allerede ved oprettelsen af en leverandørfaktura. 
I vil nemlig blive advaret allerede ved oprettelsen. Alternativt skulle vi vente med at advare ved bogføring, men det vil betyde, at man kan have sine faktura liggende dobbelt i sin kladde og efterfølgende skal bruge mere tid på at rette dem når man bogfører. Oven i det har vi mange, der trækker rapporter, hvor kladdeposteringer er inkluderet. De vil få forkerte rapporter fordi deres leverandørfaktura vil blive talt dobbelt. 
Kunne vi så ikke bare lave to valideringer? Jo, det kunne vi godt, men så vil det kræve at alle skal godkende deres posteringer to gange og vi ved af erfaring, at mange af vores brugere ikke vil pålægges ekstra klik i programmet, hvilket jeg godt kan forstå. 

For at summere op. Vi har validering på om en leverandørfaktura er oprettet før. Vi har valgt at validere det sted i processen, hvor det kræver mindst arbejde for de fleste brugere og samtidigt ikke vil bryde med alle dem, der bruger 'medtag kladdeposteringer'-funktionen. 
Jeg håber mit svar giver mening, ellers er meget velkommen til at kommentere eller stille spørgsmål.

Afslutningvis vil jeg anbefale dig at tage fat i ordrestyring. Hvis jeg skal være lidt firkantet, så vil jeg mene, at fejlen ligger hos dem i og med de overfører den samme faktura to gange. Vi modtager kun den data de sender og opretter på baggrund af det. 
De må være i stand til ikke at sende den samme faktura to gange. Det vil jeg opfatte som en fejl. 

Det blev et langt svar, men jeg ville gerne lige komme omkring hele situationen. Du er som sagt meget velkommen til at stille spørgsmål, hvis der er noget du er i tvivl om