Posteringstekst ved eksport af betalinger til Netbank

Question

Baggrunden for mit forslag

Jeg oplever en større udfordring i forbindelse med eksport af betalinger fra e-conomics til import i Netbank.

 

Alle betalingerne kommer ind i Netbank som de skal, men den efterfølgende bogføring er besværlig.

Vores leverandører kræver at vi betaler via FIK-nummer (indbetalingskort)

Når vi opretter leverandørfakturaen i e-conomics, så opretter skriver vi i posteringsteksten i e-conomics fx. "Lerverandørnavn Fakt. 12345"

Før vi begyndte at eksportere betalinger, skrev vi en tilsvarende tekst som posteringstekst i Netbank. Dette betød, at vi senere ved Bankafstemning hvor vi importerer posteringer via Bankconnect (eller CSV), så kan jeres Autobank matche den betalte faktura med leverandørfakturaen. Dette er super smart.

 

Men.

Når man laver en eksport af betalinger fra e-conomics til import i Netbank, så kommer alle FIK betalinger til at stå med posteringsteksten "LEVERANDØRNAVN"

Det gør at eksempelvis har 167 betalinger til en leverandør, hvor teksten der lægges ind i banken som posteringstekst blot er "LEVERANDØRNAVN"

Når jeg så efterfølgende laver bankafstemning i e-conomics, kan jeres autobank ikke identificere fakturaerne, og jeg er nødt til manuelt og ind for samtlige 167 fakturaer og matche dem op - udelukkende ud fra beløbene.

Forslag:

Derfor er mit forslag følgende:

Lav eksport af betalinger om, så den ikke bruger Leverandørens navn som betalingstekst når man importere til bank.

Brug i stedet for den posteringstekst der også bruges i e-conomics når man opretter leverandørfakturaen.
 

Answer 1

God dag Morten.

Jamen lad os da se på vores betalinger og hvordan de køre sammen med vores autobank.

Jeg vil meget gerne høre om din arbejdsgang når du opretter dine betalinger samt hvordan du afstemme i autobank, da der er noget her jeg ikke helt kan finde hovedet og hale i.

Jeg skal også være helt sikker på præcist hvilken funktion du mener når du siger autobank.

Det er korrekt at den skriver leverandørnavn på alle posteringer, men i forhold til den automatiske afstemning i e-conomic, så kigger den faktisk kun på beløb og dato, og ikke tekst. Så teksten burde faktisk være underordnet i forhold til når den skal lave den automatiske match.

Når du laver selve betalingsfilen kan du bede systemet lave alle leverandørbetalinger for dig, og bogføre. Så at du slet ikke har brug for f.eks. at overføre dine posteringer fra banken, ind i kassekladden efterfulgt.

Jeg vil derfor gerne lige høre om hele din arbejdsgang så jeg kan få en forståelse af hvornår der opstår et problem, og hvilket knapper du præcist anvender.

Lad mig høre fra dig, så vi kan får skabt en dialog og hav en fantastisk weekend! :-)

Comments

Hej Charles

Tak for dit svar.

Fremgangsmåden er følgende:

1. Alle fakturaer der kommer fra vores leverandører bogføres som leverandørfakturaer, hvor også FIK nr. på leverandøren er fyldt ud.

2. Herefter eksporteres betalinger under "Bank" --> "Betalinger"
Her får vi en bank fil.

I netbank importerer vi så denne fil, og alle betalingerne.

Som tekst på kontoudtoget står der her LEVERANDØRNAVN som posteringstekst.

Det i sig selv er faktisk lidt træls, da det er svært at finde rundt i hvilken betaling der er til hvilken faktura.

 

3. Bankafstemning

Under "Bank" --> Bankafstemning vælger jeg "Importer" (Her henter den posteringer fra vores bank via Bankconnect.

Her markerer jeg så de importerede posteringer og trykker "Overfør"

Her kommer boksen op til at kontere de forskellige posteringer. Jeg trykker her på punktet "Auto-forslag".

Den kommer her med forskellige forslag til posteringerne. 

Den kan dog ikke finde nogen forslag til de forskellige leverandørfakturaer - FX. "LEVERANDØRNAVN",  da teksten er den samme for dem alle.

Derfor må jeg manuelt i boksen gå ind og vælge hvilken faktura det er den skal udligne.

 

Tidligere hvor jeg manuelt satte alle fakturaer til betaling i Netbank, anvendte jeg teksten: "Leverandør Fakt. 123"

Her kunne autobank så let finde og identificere de givne fakturaer, så disse ikke manuelt skulle konteres.

 

Deraf kommer mit forslag:

Kunne man ikke gøre det muligt at teksten der importeres til Netbank i stedet for blot at være "LEVERANDØRNAVN",  ville være den tekst der anvendes når man opretter leverandørfakturaen?

Eller andet hvorpå Faktura nr. indgår, så den kan identificeres?

Dette er også brugbart hvis man skal identificere en given faktura i netbank efterfølgende for at slette eller ændre en betaling.

 

De bedste hilsner

Morten Bennedsen

 

---

Hej igen Morten.

 

Tak for en god forklaring.

 

Hvor bekendt er du med funktionen hvor du kan bede systemet oprette posteringer til dig?

Du har nemlig en mulighed for at i stedet for at overføre posteringer fra banksiden ind i e-conomic, hvor den skal matche betalingerne op, så kan du bruge denne funktion til at oprette betalings posteringerne for dig, hvor de allerede er pre-matched og bare skal bogføres.

Før du laver filen som skal overføres til banken, så kan du nemlig vælge en bankkonto, og at den skal oprette betalingen i en kassekladde som angivet her: https://www.screencast.com/t/QBlGfPurj2C

Når så dette er bogført, kunne men når man overføre en fil ind fra banken i bankafstemningen, køre den automatiske bankafstemning først for at sortere disse leverandørbetalinger fra, og så overføre resten af de overstående posteringer til kassekladden, som ikke er leverandørbetalinger. Jeg håber at det giver mening.

Hvis du allerede kender denne funktion men ikke anvender den, hvad er så grunden til at du ikke anvender den?

Jeg vil meget gerne undersøge hvad vi kan gøre ved betalingsteksten, og om hvad der i så fald ville give mening at den præcist viste. Dog skulle det være muligt at køre hele dette flow uden ændringer, så jeg vil bare lige være sikker på at jeg 100% forstår behovet, og at det ikke er noget som vi ikke allerede kan løse.

Hvad synes du om mit løsningsforslag?

---

Hej. Mange tak.

Jeg er godt bekendt med denne mulighed du skriver:
Hvor bekendt er du med funktionen hvor du kan bede systemet oprette posteringer til dig?

Jeg er dog ikke fan af den mulighed, da jeg faktisk her går ind og bogfører betalinger der ikke har fundet sted endnu.

Det sker ofte at banken afviser en betaling, eller at en betaling ændres i netbank efterfølgende, fx. som følge af en modtaget kreditnota fra en leverandør. Dette sker ofte da vi fx. får kreditnota på returpaller.

Der for er det vigtigt at vi ikke bogfører på bank-siden inde i e-conomics, før det er overført fra banken via bankconnect.

Jeg anvender dog allerede doin mulighed i dag ved fx. bogføring af løn, hvor jeg er 100% sikker på at den bogførte betaling rent faktisk finder sted i banken på den dag.

Du må meget gerne undersøge hvad i kan gøre ved betalingsteksten.
Som jeg ser det, ville hele problemet være løst hvis i i stedet for "Leverandørnavn", blot skrev Fakt. 123/ Leverandørnavn."
Den forkorter allerede leverandørnavnet af oftes pga. langt navn. Så det vil ikke kunne virke negativt på nogen ved at tilføje det.

En anden side gevinst er at hvis der er en tvist fra en leverandør omkring en betaling, så tager det typisk 2-3 timer at gå igennem en dags betalinger manuelt for at prøve at finde den, da vi ofte har mange fakturer på de samme beløb, og da der kun står leverandørnavn i Netbank, er det meget svært at finde. Så det ville helt sikkert gøre e-conomic meget bedre hvis i kunne tilføje "Fakt. 123/ Leverandørnavn"

Og det sjove er, at hvis jeg manuelt betalte regningerne i netbank, og skrev netop dette. Så kan jeres Autobank rent faktisk sagtens matche dem op.
Det er kun hvis jeg anvender jeres funktion til eksport af betalinger det er et problem, da den ikke skriver fakturanavn som en del af posteringstekst.

---

Hej

Jeg tilslutter mig det som Morten skrive.

Det vil give mange flere funktioner at kunne søge på fakturanummer.

Idéen med at man lader e-conomic sætte dem ind i kassekladen er fin nok - men hvis en betaling bliver flyttet f.kes i banken, så matcher den ikke længere op hvis det er over x antal dage. Hvorimod hvis man bruger autoforslag så kunne den selv matche op.

Plus man kan søge i bank på fakturanummer når man er uenig med leverandør om betalingesdatoen. OG ligger der flere til samme dato med samme beløb er det ikke hensigtsmæssigt at skulle åbne posteringen 1 ad gangen for at se hvilken det er. Hvis man havde faktura nummer med over kunne man søge på dette!

---

Hej Lars, 

Jeg beklager du ikke har fået svar før nu. 

I forhold til at matche op på fakturanummer, så skal jeg lige være helt sikker på, at jeg forstår dig. Hvis du betaler via en FI nummer og benytter autobank funktionalitet, så vil systemet kunne finde OCR-linje inde bagved og fange fakturanummeret i OCR-linjen. 

Et eksempel kunne være at du betaler en faktura med tilhørende FI linjen. Hvis den FI linje indeholder fakturanummeret, så vil vi se efter den, når du laver autoforslag og kunne danne betalingen på baggrund af det. 
Det er dog et krav, at man her benytter autobank til at importere transaktioner ind, da det kun er her, at OCR-linjen følger med.

Jeg er lidt i tvivl om det er den mulighed du efterspørger. 

Derfor vil jeg lige starte med at høre om du bruger autobank eller om du importerer dem manuelt. I så fald kan jeg godt se din udfordring og så handler det i højere grad om teksten på betalingen.
Her vil jeg høre om du har overvejet at lade betalingen blive dannet på baggrund af betalingsdato, når du eksporterer den. Her er det nemlig muligt at oprette betalingen i kassekladden på den dato betalingen er sat til at komme i banken. 

Vil du prøve at uddybe, hvad der præcis sker hos dig? 

---

Hej Jesper

Kunne det tænkes at I snart ville kigge på dette problem?

Jeg var på e-handelsdagen i Skive d. 6. februar, og drøftede her problemet med yderligere en god håndfuld e-handlende, der oplever disse problemer.

Man begynder at spekulere i om det er bevidst, at e-conomic fravælger disse forbedringer, da mange revisorer og bogholdere sværger til e-conomic, og potentielt set ville gøre en stor del af deres arbejde overflødigt.

---

Hej Morten, 

Når du spekulerer i, hvorvidt vi ikke udvikler forbedringer for at tilgodese en mindre optimal arbejdsgang, så kan jeg ret nemt hjælpe dig med den del. Det kunne ikke være mere forkert. Vi tror på, at fremtiden skal findes i netop automatisering. Vi bruger enormt mange ressourcer på at gøre hele den administrative proces omkring vores produkter mindre. Det er vores vision for fremtiden - det var lige præcis derfor en mulighed som AutoBank opstod. Hvis vi med vilje ville låse os i fortiden for at gøre det svært for vores brugere, så ville et modul som AutoBank aldrig mening. Det er heldigvis ikke vores vision og derfor arbejder hele tiden på at gøre alt så automatisk som muligt.

I forhold til dette forslag, så er jeg stadig ikke helt med på, hvorfor du/I ikke benytter muligheden for at danne betalinger automatisk, så det slet ikke er nødvendigt med koblingen til fakturanummer. Den mest automatiske arbejdsgang omkring det her problem findes allerede. Ved hjælp af eksport af betalinger er det muligt at lave betalingerne i banken let på en given dato, oprette kladdeposteringer på samme dato og matche fakturaen op. På en gang. 
Når så posteringerne kommer fra banken, så er det udelukkende et spørgsmål om at afstemme banken, da der er styr på alt det andet. 

Det må da være en måde at gøre arbejde overflødigt