Autobank - Øvrig ref (Bogføring af webshop ordrer betalt med Dankort/Kreditkort)

Question

Hej

Problemet

Jeg er webshop-ejer og webshop konsulent. Jeg er stødt på mange kunder, der har følgende problemstilling.

Bogføring af betalinger på webshop ordrer betalt med Dankort eller Kreditkort.

Her er funktionen "Autobank" ikke særlig brugbar.

Kunderne er typisk sat op efter jeres vejledning her:

http://wiki2.e-conomic.dk/indstillinger/webshop-kreditkortbetaling

Problemet opstår når en .csv fil fra netbank overføres. Her hedder teksten på netbank fra fx. NETS Dankort:
DKSSL 0207 6498825 4953

(DKSSL Ordredato Merchantnumber FA KURV)

(FA Kurv= Webshoppens indløbskurv nr. /Ordrenummer)

Den tilhørende faktura på den oprettede kunde mellemregning's konto tekst vil hedde:
Betaling med Dankort eller Visa/Dankort - 386 - Kundens Navn (42343844) - FA kurv 4953

Autobank kan her ikke finde ud af at matche teksten: 4953 med posteringsteksen på "Kunde mellemregningskonti" eller "Øvrig reference"

Jeg har flere gange været i dialog med e-conomics support, og vi finder altid frem til den samme konklusion - det kan ikke lade sig gøre. 

De ender tit med at henvise til et såkald "hack":
https://forum.e-conomic.dk/24450/kom-nu-pa-banen-webshopejere

Dette løser dog bare ikke problemet, da man her blot ændrer alle kreditkort betalinger til kontante betalinger (og faktisk ikke gør som i første guide e-conomics henviser til) og bogfører direkte på "Bank" konto. 

Her importerer vi normalt via .csv eller får over via Autobank - og så flyttes problemet her til.

Jeg mener at det vil kunne løse problemet én gang for alle, hvis man blot inkluderede feltet "øvrig ref" i de felter "Autobank" bruger til at prøve at matche fakturaerne. 
Eller alternativt også søgte i selve posteringsteksten. E-conomics supporten har oplyst mig at de i dag kun søger på Kundens navn, og Fakturanr, når en kundeindbetaling skal matches ud fra Autobank.

Dette duer ikke i forhold til webshops, da betalingen går igennem på et ordrenummer (FA kurv/Indkøbskurv), og fakturaen først genereres i e-conomics efter betalingen er gået igennem på langt de fleste webshop-platforme. Derved vil det være ordrenummeret(FA kurv/Indkøbskurv) som kommer til at fremgå af netbank-posteringen.

Opsummeret:
Kunne i tilføje så funktionen "Autobank" også søger i feltet "Øvrig ref."?

Comments

Hej.

Er også webshop ejer, får også betaling ind både dagen efter, ugen efter og 2 uger efter, Så løsningen med at gøre alt webshop salg til betaling dagen efter, vil gøre afstemning af bankkontoen meget svær hvis der skulle opstå en difference.

Så JA det kunne være rigtig dejligt hvis den også søgte i øvrig ref.

Det er det der bruges mest unødig tid på her, vedrørende regnskab.

Det er hvis jeg skal bestemme, FØRSTE prioritet som forbedring i et ellers meget godt e-conomic

---

Det glæder mig at du også har dette problem.

Jeg kan oplyse at jeg det seneste år, har været i dialog med mere end 50 webshop-ejere gennem mit virke som konsulent, som alle har præcist det samme problem, hvilket jeg også har gjort e-conomic opmærksom på.

Men det virker til der kun bliver gjort noget, hvis alle går ind og skriver herinde på netop dette forum.

Så jeg kan kun opfordre til at skrive jer på herinde, så vi kan få gjort e-conomic opmærksom på problemets omfang, så der bliver gjort noget ved det :-)

Vi kunne spare måske 10-15 timer om ugen på bogføring, hvis den kunne kigge i "øvrigt ref" feltet ved afstmning via Auto-Bank forslag, når fakturaer skal udlignes.

---

Hej, vi opleve samme problem Morten beskriver. Det vil være super god hvis economics tager det her som en seriøs udfordring hvis I ikke gør kommer der nok et andet firma som gør det. Webshoppen er fremtidens marked og det kan ikke være rigtig at vi manuelt skal indtaste vores fakturaoplysninger for at matche kundefakturaer :-(

Tak for hjælpen!!

Armin R.

---

Hej Morten,

Har du fundet en løsning der virker vedr. øvrig ref og kortindbetalinger?

Casper

---

Hej Casper

 

Jeg har desværre ikke fundet nogen løsning. Men jeg har gennemsnitligt rykket e-conomic via chatten en gang hver anden måned. Men jeg føler at de kun giver generelle svar, og iøvrigt betragter sagen som "afgjort", og i bedste fald vil gøre noget ved det hvis vi får folk vi kender til at gå ind og kommentere indlægget her.

Jeg har prøvet flere gange at få mit netværk til at upvote og kommentere, for det er et generelt problem hos alle webshops jeg kender. Men folk har travlt i hverdgaen og synes det er besværligt at gå ind og oprette en bruger for at kommentere problemet på en tråd i et forum, de ikke føler gør en forskel.

Det er desværre meget frusterende, men jeg har lidt opgivet at e-conomic vil gøre noget ved det.

---

Hej Morten,

Tak - det er desværre også min erfaring. Det er som om e-conomic bare hæver deres priser, stopper udviklingen og forventer at vi betaler eksterne partnere for deres løsninger til noget der burde være løst af e-conomic selv og inden for prisen.

Casper

Answer 1

Hej Morten

Jeg er forfatteren til det såkaldte "hack", som du henviser til. Gudskelov er mit forslag blevet implementeret, og det virker mere end 100% fantastisk.

Når du afstemmer dine posteringer i forhold til banken i Autobank, er der flere parametre der skal matches. Dato for indbetalingen (antal dage for automatisk afstemning) og beløbets størrelse. Herudover kan "øvrige ref" nemt manuelt matches, såfremt der skulle opstå forkerte automatch. Vi har nu brugt min løsning i en måneds tid, og der har ikke været et eneste fejlmatch. Selvfølgelig vil det være helt optimalt, hvis Autobank også matchede teksten, som beskrevet i "hack'et", men det må vi afvente til det passer e-conomic. 

Vi er måske enige om, at e-conomic løsningen med mellemregninger osv er helt uduelig. Vi bruger kun finansposteringer og ikke debitordelen til afstemningen. Vi er næsten 100% sikre på at få vores betalinger fra webshoppen, selvom vi ikke bruger "secured by". Vi ser derfor ikke noget problem i at bogføre betalingen på samme tid, som faktureringen (betalingsbetingelse: kontant indbetalt - modpost bank eller kreditkort)

I vores webshop opererer vi med flere betalingsbetingelser, - DK, DK/Visa og Kreditkort - hvilket betyder, at kreditkort ikke bliver bogført på bankkontoen men på en konto for kreditkortbetalinger og kan afstemmes på nøjagtig samme måde i  Autobank ved at vælge kreditkort-konto som "bankkonto" Vi bruger Bambora Online ePay betalingsgateway og kan udtrække en csv-fil identisk med bankens. Den indlæses i Autobank. og så kører det som en alm bankafstemning..

En afstemning med debetkort i vores Autobank ser sådan

Det perfekte match

Og med kreditkort ser den sådan ud
Det perfekte match

mvh
Finn
e-consultic.dk

Comments

Hej Finn

Mange tak for dit svar.

Nu hvor du lader den bogføre direkte på Bankkonto'en - Når du indlæser en CSV fra banken. 

Overfører den så kun den del af posteringerne, som ikke allerede er bogført i venstre side (e-conomic's side) ?

Ved din Kreditkort "Bankkonto" - Bogfører du så kortgebyret her også? Det fratrækkes af Bambora, før omsætningen udbetales i én klump.
Bruger du så en mellemregningskonto til det?

Fx. har vi denne postering på bankkontoen (i din rigtige bank):
(Det er en udbetaling fra Bambora)
63081004-20180706 1950 DKK (Bogføres som en mellemregning)

Den dækker så over én udbetaling. Fx. 2 ordrer samlet, fratrukket kortgebyr.
Så har du din "Kreditkortkonto"
Ordre 12344 1000 kr
Ordre 12345 1000 kr

Kortgebyr: 50 kr.
Udbetalt: -1950 kr. (Bogføres som en mellemregning)

Er det den fremgangsmåde du bruger?
Får du de gamle .csv filer fra "Euroline på mail" eller er det nogen du henter via reports.bambora.com?

Glæder mig til at afprøve om det er noget jeg kan få til at spille :-)

Answer 2

Hej

Vi har løst problemet ved at få vores webshop til at bruge vores ordre nr. som faktura nr. Det vil sige at ordre nr. 123456 får faktura nr. 123456 i e-conomic. Så virker autobank uden problemer. Jeg ved godt at det ikke er alle webshop systemer der har mulighed for det, men det er da værd at undersøge ;)

Det eneste der driller mig lidt, er de lange svartider på autobank. Hvis jeg kører mange poster fryser den fuldstændig! :(

Comments

Desvære kan ikke alle Webshop kører med samme faturanummrer ind i economics... vi har prøvet da det kunne have været en nem løsning, det gik dog ikke. Vi har 2 Webshops som kører på samme regnskab.

Vi har dog samme problem med autobank som bare tager laaang tid

vh

Answer 3

Hej Morten :)

Jeg kan se andre brugere allerede har budt med meget relevante og gode svar i forhold til løsninger, der kunne bruges. Hvis de kan bruges eller du har spørgsmål, så spørger du bare løs. Det kan være andre brugere sidder lige præcis på den viden du mangler. Ellers skal jeg gøre mit bedste for at hjælpe herinde fra.

I forhold til forslaget, så er jeg helt med på, hvad du gerne vil, når der skal matches op i forhold til øvrig ref. Jo flere ting vi kan matche autoforslag op mod, jo bedre. Selvfølgelig uden at øge fejlmargin. 

Jeg er enig med Finn i, at løsningen med betalingsbetingelsen er god, hvis du først kører en automatisk afstemning af posteringerne. Hvis alt går som det skal, altså alle har betalt, så vil problemet være løst der. Ikke noget med at skulle bruge øvrig ref. til noget. 

Hvis det ikke er løst 100%, så plejer langt størstedelen at være fundet og du vil højst sandsynligt have færre linjer tilbage, hvor du så nu skal afstemme manuelt. Det ville være nemmere, hvis alt blev taget med i en omgang. Du kommer dog tættere på en løsningen meget hurtigere end før. 

Vi har lige brugt mange ressourcer og meget tid på lige netop bankafstemningen, hvor vi har forbedring flere punkter. Du kan læse mere om det her, hvis du er interesseret - det er blandt det hack som omtales her. Der vil lige blive rundet nogle småting af, ellers vil vi gå videre til andre steder af programmet og forbedre nye områder. Dog med undtagelse af flere valuta i bankafstemning, som vi lidt sideløbende arbejder på. 

Det er ikke fordi vi tænker at bankafstemning er perfekt. Der kan altid gøres ting bedre. Vi prøver dog at forbedre e-conomic som et komplet produkt og derfor er andre hjørner, som støves af og have lidt kærlighed.

Jeg vil derfor informere dig omkring, at vi på nuværende tidspunkt ikke vil gå ind og kigge på at 'læse' øvrig ref. Hvis Finn vender tilbage med det gyldne svar, eller Mikaels løsning er lige den du skal bruge, så kunne det være perfekt. Det er begge gode bud.

 

Comments

Hej Jesper

Tak for din mail.

Jeg har efterprøvet de såkalte "hacks" fra andre brugere herinde, men det virker dog ikke helt optimalt til vores forretning.

Som jeg ser det er der to ting der ville virke:
1. Hvis bankafstemningen søgte i feltet "Øvrig Reference"
2. Hvis den søgte i posterings-teksten.

 

Vi har meget forskudte betalinger i forhold til banken, og hvornår fakturadato den bogføres. Derfor vil det at bogføre direkte på bankkontoen i e-conomics give for store afvigelser ifht. at saldo gerne skal passe med saldoen i banken, samt særligt omkring nytår.
(Vi snakker forskydelser på flere uger)

 

Jeg håber i vil tage det med i jeres overvejelser at tage det med ind, så den også kan søge der. Jeg vil tro at det mere eller mindre vil kunne bruges af alle virksomheder med Webshops.

 

Jeg har flere kunder (der er webshops), som i dag har fuldtidsansatte til at sidde og afstemme posteringerne én til én. Men at det nok er de få der ved, at det evt. vil kunne optimeres, hvis "Øvrig ref" feltet blev taget i brug i Autobank.

Dvs. jeg tror at problemet er større, end det nævnes her på forummet, da de fleste nok bare tror at det er sådan det er, og at det ikke kan blive nemmere :-)

---

Hej igen Morten,

Jeg forstår, at det ville være en fordel for flere brugere, hvis der kunne afstemmes automatisk ud fra teksten eller øvrig ref.

Du har helt sikkert også en pointe i, at der er flere, som sidder med udfordringen, end vi oplever her på forum. Mit håb er, at så mange som muligt vil deltage herinde. Jeg er godt klar over vi aldrig får en billede, der viser det 1:1, og det tager vi selvfølgelig også højde for.

Når det er sagt, så vil vi for nu ikke gå ind og arbejde videre på denne del af programmet. Jeg er helt med på, at det ville hjælpe jer, men det vil de andre forbedringer vi kommer til henover efteråret måske også.

De vil i hvert fald hjælpe en stor del af vores brugere. Vi gør vores bedste for at gavne så mange som muligt. Nu har vi været omkring bankafstemningen og kommet med forskellige forbedringer, også til dem der har webshop i form af det 'hack' Finn foreslog. Det er rigtig ærgerligt, hvis det ikke lige passer til jeres arbejdsgang, men vi har forsøgt at imødekomme problemet for flere brugere.

Grundet disse forbedringer vil vi nu kigge på andre dele programmet. Ikke fordi vi aldrig kommer tilbage til bankafstemningen. Selvfølgelig gør vi det. Bare ikke lige nu. Uden at komme med garantier, så jeg kan sige, at et af de næste punkter er Smart Inbox, hvor mange brugere har ytre deres holdninger til forbedringer.

Det jeg gerne vil frem til er, at selvom en forbedring vil gavne dig, og mange andre, så er det vurdering af om det vil gavne flere end en forbedring af Smart Inbox ville gøre? Specielt tager i betragtning af vi lige præcis har gennemført forskellige tiltag for at forbedre lige præcis bankafstemningen i e-conomic. Der sidder helt sikkert en masse andre og venter på forbedringer andre steder og som måske ikke vil få noget ud af dit forslag her. Vi prøver altså at fordele sol og vind lige til så mange som muligt.

Jeg håber mit lidt kringlede, og måske for lange svar, giver et indblik i, hvorfor vi gør som vi gør. Det korte svar er altså, at du ikke i denne omgang skal forvente en forbedring på dette område.

Spørgsmål er meget velkomne, så du/I skyder bare løs, hvis der skulle være noget :)

Answer 4

Hejsa,

Jeg oplever samme problem med autobank for de få klienter jeg er stødt på problemet hos. Er det noget I laver en integration til?

Comments

Oplever præcis dette problem - nu er der gået årevis, er der nogle der har fundet løsninger der ikke kræver ekstra eksterne leverandører som skal betales oveni den høje e-conomic licens?

---

Hej

 

Tak for dit svar.

Jeg har stadig det samme problem. Med op til 100 posteringer nogen dage, så bruger vi ufattelig meget tid på at afstemme det hele manuelt, selvom e-conomic i princippet har en funktion de ville kunne optimere (autobank), så den vil kunne gøre det.

Men jeg ved ikke om den går galt fordi e-conomic ikke vil prioriteret dette, eller fordi de ikke forstår hvorfor det er at de foreslåede hacks, som andre har haft success med at bruge, ikke giver mening i vores tilfælde, hvor der ofte sker ændringer i den dag vi modtager en betaling, når en ordre fx. bestilles til senere levering.

 

Som jeg ser det fra mit udviklerperspektiv, burde det være meget simpelt at lave så auto-bank også kunne anvende feltet "øvrig ref" til at kigge efter det såkaldte "indkøbskurv nr." som fremgår af posteringsteksten der kommer over fra bank (via bankconnect).

Jeg tror simpelthen det bunder i at der er for få folk der "gider" at gå ind og kommentere mit indlæg og skrive sig på med det samme problem.

Jeg oplever generelt at jeg hvis jeg har 20 i mit netværk med samme problem, er der i bedste fald 1 eller maks 2, der gider og gå ind og oprette en bruger på e-conomic forum, for at skrive sig på.

Men jeg synes at det vil være på sin plads at e-conomic genovervejer implementeringen af denne løsning der vil gøre deres produkt væsentligt bedre. De seneste 2 år er prisen steget væsentligt, og vi har ikke fået nogen nye funktioner som gør vores hverdag lettere.
(Måske andres hverdag lettere, men ikke vores)

---

Oplever præcis stadig det samme  problem - og ja der går årevis.

Der bliver lavet alle mulige og umulige forbedringer, som indtil nu ikke har forbedret min hverdag.

Det kan vel ikke være så svært, at lade autobank tjekke i "øvrige ref."

Som en revisor der besøgte mig den anden dag sagde, prøv et andet økonomisystem

---

Tak for din kommentar, Thordal

 

Det glæder mig at se lidt mere aktivitet på sagen på det seneste.

 

Jeg kan kun anbefale alle der kender nogen med problemet til at prøve og overtale dem (og eventuelt hjælpe dem) med at få lavet en bruger og komme her ind og kommentere på det.

 

Det er desværre det eneste vi kan gøre for at e-conomic får et overblik over hvor stort et problem det i realiteten er.

 

Det er så stort at mellemstore virksomheder potentielt kan spare en medarbejder væk et par dage om ugen - og det betyder altså noget.

---

Kan kun sige, at jeg har præcis samme problem.

Har arbejdet frem og tilbage med regnskab og revisor, men vi har ikke fundet en brugbar løsning endnu.

Nærmest håbløst at skulle afstemme manuelt med hundredevis af posteringer om dagen, heraf flere grupper af posteringer med samme beløb (f.eks. 30 posteringer på 299,-)

---

Hej hej,

Jeg har samme problem som alle andre, og er ved flere workshops hos e-conomic blevet lovet, at løsningen er på vej. Det ser dog tilsyneladende ikke sådan ud, og der sker ikke rigtig noget.

Jeg har dog fundet min egen måde at løse problemet på, hvor jeg nu bruger max. et kvarter på at udligne op til hundreder af webshop-indbetalinger (dankort). Jeg kan desværre ikke dele vejledningen her, da jeg hverken kan vedhæfte filer eller holde mig under 12.000 tegn, men hvis I er interesseret sender jeg den gerne via mail.

Jeg kan kontaktes på e-mail: Christina@ecooking.dk