En ekstra flueben i posteringslinien?

Question

Jeg er den dovne og uartige slags bogfører, der bruger det mest af sin tid til at drive sin virksomhed frem for at bogføre - således at jeg én eller to gang om måneden, opretter mange posteringer, oftest i forbindelse med at jeg sender disse til betaling hos banken - oftest med flere betalinger sat til at ske om nogle dage.

Derfor kommer jeg ofte til at bogføre betalinger, som endnu ikke har fundet sted, fordi det er nemmest at indtaste det hele samtidig med at jeg ordner netbankeriet.

I denne forbindelse vil det være skønt hvis man havde en flueben/indikatorikon på hver posteringslinie, hvor man selv kunne afkrydse hvorvidt den enkelte postering faktisk er betalt (eller afventer) - lidt ligesom man har afstemnings flueben i visse netbankapplikationer.

Når jeg følger denne fremgangsmåde og har styre over det, oplever jeg ved slutningen af halvåret, at alle bankposteringer stemmer første gang. Men det vil være rat om man havde en sådan hjælpemiddel i e-conomic.

Men kunne det lade sig gøre?

mvh/Adrian

Answer 1

Hej Adrian, 

Dovenskab er ikke altid en dårlig ting, hvis man kan administrere det. Dovne mennesker finder tit den nemmeste løsning 

Når det er sagt, så er jeg ikke helt med på udfordringen her. Du kan sagtens bogføre frem i tid, eller selektivt bogføre de posteringer du ønsker. Betalinger kan du endda bogføre ud fra en leverandør og sætte betalingen ud i fremtiden når den uploades i banken. 

Derfor vil jeg lige høre, hvad tanken er bag, at have en 'afventer' funktion. For mig lyder det som om du kan beholde den som kladde og bare bogføre de andre. Så vil du have dem du afventer tilbage i kassekladden. 

Vil du prøve at uddybe hele den sag? Jeg er nemlig ikke helt sikker på, at jeg forstår dig til fulde. 

Answer 2

Hej Jesper,

Tak for dit svar og spørgsmål. Det jeg efterlyst var en ekstra "tjek" hvorved jeg kan sikre, at bare fordi jeg postere et bilag (der måske skal betales om nogle dage) jeg ikke - fordi den er posteret - glemmer at betale den.

Det jeg savner er det vi i Englæand i gammeldags kaldte et "committment ledger" - som dengang var ført som et separat diokument - hvor man registerer alle indkommende regninger (eller forventet udgifter) før de modtages, således at man løbende har et overblik over de faktiske udgifter, der ligger lige forud - ikke et helt budget i den forstand, men en opteghnelse over de forpligtelser man har. P.t. anvender jeg excel til formålet.

Behovet skyldes, at jeg ikke anvender PBS og jeg bruger helelre ikke kreditorbogholderi som sådan - jeg fører de fleste mine bilag som alm. finansbilg - oftest i.f.m. at de betales. Men der hvor jeg har overskud til at bogføre, f.eks, de næste månedsbilag forud for betaling (fordi jeg forventer at være ud af kontoret med arbejde i nogle dage) er der risiko at betalingen glipper - derfor ønsket om et flag som jeg kan sæt på en postering, for at vise at selvom den er posteret, er den endnu ikke betalt.

Mine kassekladder står åben i mange måneder - op til et år ad gangen, således at jeg én gang årligt får eksterne bogholder til at tjekke/rette og bogføre - det betyder mange fær omposteringer p.g.a. mine fejl, og derfor fære arbejdstimer for bogholderen.

mvh/Adrian

Comments

Hej Adrian og tak for forklaringen,

Hvis du ikke bruger kreditorstyring, så kan jeg godt se udfordringen i forhold til at holde styr på dine betalinger. Specielt, hvis du har dine kladder åbne i så lang tid.

Jeg kan sagtens se, at det kan være svært at holde styr på, når du gør det på denne måde. Omvendt vil jeg også sige, at du kan få netop det her overblik, hvis du bruger kreditorstyringen og/eller bogfører dine posteringer løbende.

Jeg vil selvfølgelig ikke bestemme, hvordan du skal arbejde, så du skal gøre det du mener giver mening for dig.

Jeg vil afvise, at vi vil lave et ekstra tjek i forhold til at se om der er betalt, når lige præcis den funktionalitet findes med leverandører og betalingsdelen via banken. Hvis du fortsat kun ønsker at bruge finansbilag, så gør du det. Det er der ikke noget galt i, men hvis du går over til at bruge leverandørstyring, så vil du kunne se om noget er betalt, eller blot er lagt til betaling.

Hvis du ønsker at komme i gang med at bruge denne form for styring, men er i tvivl om, hvordan det skal gøre, så må endelig sige til.