Jeg laver ikke hele bogføring selv, i stedet har jeg en fin administrationsbureau, der én eller to gang om året, køre selve bogføring for mig - med udgangspunkt i de kassekladder, som jeg danner for hver måned og for særlige projekter hvis postering skal holdes adskilt. Det betyder at min gogholder overtager samtlige posteringer, der endnu ikke er bogført, og kan dermed fordeles/rettes/slettes/omposteres uden stor besvær.
Jeg indskanner bilag til næsten hver postering, og forsyner hver bilage med en notat, der nøje angiver dato, leverandør, beskrivelse, kontonummer og modkontonummer - notaten dannes på grundlag af den filnavn jeg angiver, når bilaget indskannes. På denne måde kan jeg og bogholderen se, om jeg har posteret rigtigt, uden at der skal alt for meget snak og tid til opgaven.
Efter den kort introduktion, her kommer mit forslag...
Fra en kassekladde kan man se, om der er tilknyttet et eller flere bilag til posteringen, men man kan ikke se, om bilaget nu har en notat. Det var ikke et problem dengang for et par år siden, da alle bilage blev indsendt via email til indskanningsfunktion, men i dag, hvor nettet er hurtigere og e-conomic meget mere brugervenlig, er det nemmere at træk og slip bilaget fra egen server folder til posteringsvinduet mens man posterer. Og her får man (desværre ikke bilagets filnavn automatisk konverteret til en notat.
Derfor kunne jeg efterlyse/forslå én eller begge følgende forbedringer...
1) Overføre bilagfilnavnet (uden .pdf ekstension navn) til bilaget som nortat i e-conomic automatisk når bilages importeres v.h.a. træk og slip eller browse funktion.
2)Modificere lupikonet i posteringslinien (til venstre for bilagsnummeret) således at bilage der ingen notat har, har samme "tomme" lup som nu, men bilag, hvortild er enten automatisk eller manuelt er blevet tilført en notat, får en indikation i lupikonet - f.eks. enten en farvet lupglas, et flueben, eller en lille "N", der indikerer, at bilaget har en notat (man kun gå så vidt at lave forskellige farver, afhængig af notatet er oprettet automatisk eller manuelt/redigeret :)
Uden en sådan funktionalitet vuil de (givetvis) få brugere som mig, der har kassekladder ståend i op til 14-15 måneder, skulle åbne hvert bilag for at tjekke, om notatet, som er et godt redskab til de brugere, der fordeler boghoderiet mellem egen posteringsindsats og en professionel bogfører, er faktisk blevet oprettet.
En små ændring, der måske kun gavner os få, men som måske er nemt at implementere?
mvh/Adrian