Smart Box

Question

Hej

Jeg er lige blevet den glade bruger af Smart Box og hermed fået et EAN nummer - super smart da jeg både sparer plads på arkivet og alt bliver bogført automatisk - men ...... ja der er desværre altid et men....

Jeg har nogle leverandører som er sat op med "kun postering" i betalingtype da vi har tilmeldt leverandørbetaling men det læser smartbox ikke, så jeg skal efter jeg har overført bilaget kalde bilaget frem i kassekladden og sætte betalingstypen til "kun postering"  Det er jo absolut ikke tidsbesparende men dobbeltarbejde.

Det ville virkelig hjælpe hvis der f.eks. var et flueben i inboxen hvor jeg kunne sige nej til betaling eller smartbox læser på leverandøren istedet for på bilaget.

med venlig hilsen

Lene Laursen

Comments

Hej igen Lene.

 

Så er jeg tilbage igen med nyheder omkring smart-inbox.

 

Efter at have snakket med vores udviklere, står det sådan til at vi på nuværende tidspunkt ikke vil ændrer på den måde som smart-inbox læser betalingstypen. De holder på at den helst skal aflæse det som står på bilaget og ikke hvad der står på leverandøren.

 

Dog skal jeg nævne at vi kommer til at genbesøge hele smart-inbox funktionen i Q3 samt Q4. Hvor vi genovervejer hvordan hele smart-inbox systemet skal fungere. Derfor vil det på nuværende tidspunkt ikke blive implementeret, men det er dog med i puljen til diskussion når først de ser på hvordan det skal fungere.

 

Så lige nu sætter jeg oplægget til "Implementeres ikke". Dette er på baggrund af at jeg desværre ikke kan sige at det er præcist denne løsning vi kommer til at implementere.

 

Tusind tak for dit indlæg - Så må jeg jo krydse fingre herfra, om at vi får en smart-inbox der passer til dit behov.

 

Hav en god aften! :-)

Answer 1

God eftermiddag Lene.

 

Tusind tak for dit indlæg.

 

Jeg kan virkelig godt se problematikken i den oplevelse du får, når du forsøger at indlæse ting fra smart-inbox til kassekladden. På nuværende tidspunkt er det helt korrekt, at man fra smart-inboxen af ikke kan kontrollere hvilken betalingsbetingelse som bliver sat på, når man overføre fra inbox til bilag. Derfor skal man som du nævner selv gå ind og ændre betalingsbetingelsen til "Kun postering" når først den er blevet overført.

I forhold til en løsning så gør du det helt rigtigt. Jeg skal dog måske også lige forstå, hvorfor sender leverandøren en betalingstype med på fakturaen, hvis i køre det over betalingsservice? Man kan nuvel sige at det ikke rigtigt giver mening at sende en betalingslinje, når det alligevel sker automatisk. Måske om man ville kunne tage kontakt til leverandøren og bede dem ikke afsende betalingslinjen, da den skaber forvirring for systemet.

 

Eventuelt kunne du bare lade betalingstypen stå på hver en leverandørfaktura som du overføre. Når du så skal til at overføre en betalingsfil til banken, så kunne man før man gjorde det under "Regnskab -> Bank -> Betalinger" anvende søge feltet her og søge den specifikke leverandør op. Du ville så kunne sætte flueben i alle de poster som der er oprettet via kassekladden, og overføre dem individuelt på den enkelte leverandør. På den vis kan du få systemet til stadig at oprette leverandørbetalinger i kassekladden, og så bare smide filen ud. Det ville man dog skulle huske at gøre i første omgang, før man laver den rigtige fil hver gang, men det kunne måske speed processen lidt op.

Jeg håber det giver mening, ellers så sig endelig til.

I forhold til selve foreslaget, giver det rigtigt god mening. Vi er faktisk i gang med at forbedre vores smart-inbox på nuværende tidspunkt, og arbejder på at den skal give bedre mening for alle. Jeg vil dog tage det med til udviklingen og høre omkring det eventuelt ville være noget vi kunne have mulighed for at implementere.

Derfor sætter jeg denne sag til "Overvejes" og så vender jeg tilbage når jeg har hørt yderligere.

 

Jeg håber ihvertfald at dette hjælper dig videre på vejen på nuværende tidspunkt, om måske om du kan anvende et af de "work-arounds" som blev foreslået. Sig endeligt til hvis de ikke giver mening.

 

Har du yderligere spørgsmål, så vend endeligt tilbage og eller vil jeg bare ønske dig en fantastisk dag! :-)

Comments

Hej Charles

Tak for dit svar - men er du kan tro jeg er ked af det - det gavner absolut ikke bogholderne at de skal lave dobbelt arbejde.

Når det så er sagt så har jeg fuld forståelse for systemet vil læse bilagene som de er, men jeg har nu 3 eksempler på at den ikke læser KREDITNOTA samt at systemet ej læser når der står "betales via PBS" så hvad gavner systemet så hvis man ikke har mulighed for at hjælpe i billedet men først kan se hvad systemet gør når man har overført bilaget til kassekladden.

Jeg synes det er øv øv at I ikke vil lytte til bogholderne noget mere rundt om i landet.

God dag

Lene Laursen

---

Hej igen Lene.

 

Tak for svaret.

 

Som det ser ud lige nu kan jeg faktisk ikke afvise at det ikke bliver sådan. Nu ved jeg dog godt det er et med indirekte svar, men jeg vil meget gerne understrege at vi også selv ser et mangel i vores smart.-inbox. Så jeg har videregivet din idé til vores udviklere i forhold til en af de mange ting som de skal diskutere når først vi går på jagt efter den "Forbedrede Smart-inbox".

 

Så jeg lover selvfølgeligt intet, men jeg synes du skal vide at det er noget vi sætter pris på, og jeg håber virkelig ikke at det virker som et stort nej fra vores side af. Forskellen ligger lidt i at vi faktisk har haft mange forslag i forhold til hvordan smart-inbox skal virke, og vi vil helst gerne ramme plet første gang, så den løsning vi kommer til at introducere, skaber værdi for flest muligt.

Det virker måske som lidt meget at få et tag der siger "Implementeres ikke" men det er mest bare for at sige, at det præcist er denne løsning vi præcist går i gang med at arbejde på nu. Jeg tror måske næsten det ville give bedre mening at sige "Overvejes".

Så jeg vil takke dig for dit indslag Lene, og jeg håber virkelig at du vil forsætte med at komme med idéer der kan forbedre vores system og udfordrer det som der er dagens e-conomic.

 

Hav en fantastisk dag! :-)

---

Hej Lene.

 

Jeg vil lige komme med en lille opdatering i forhold til smart-inbox.

Vi snakkede jo lidt om muligheden for at se hvorvidt der blev medtaget betalingstype når man overføre et bilag fra smart-inbox ind i en kassekladde.

 

Det er ikke præcist den løsning som du forslog, men jeg vil lige dele denne information og sige at der nu er kommet et betalingsbetingelse felt i selve smart-inboxen, så du kan se hvad systemet faktisk aflæser, og lave en ændring før den overføres til kassekladden, så vidt det ikke er korrekt i første omgang.

Jeg ville bare lige dele det med dig, og jeg håber det er noget du får nytte af. 

Der kommer en opdatering på denne side senere hvor du kan læse mere om vores opdateringer.

Hav en fantastisk torsdag! :-)

---

Hej Charles

Tusind tak for dit svar på mit indlæg - og dejligt  at I vil ændre lidt for at gøre vores arbejde lettere - men jeg vil igen gerne ligge pres på at den også lærer at læse "kreditnota" det er så øv at man skal huske at ændre i bogføringen når man har overført den til klassekladden.

Derudover så ville det være rart hvis man vælge "kun postering" som betalingstype da vi har leverandører som vi betaler med leverandør service eller PBS. og dette kan smart box heller ikke læse.

'Med venlig hilsen

Lene Laursen

---

God mandag Lene.

 

Hvad oplever du når du forsøger at anvende en kreditnota? Systemet burde meget vel kunne aflæse kreditnotaer, men hvad oplever du når du modtager dem? Hvordan aflæser systemet dem?

I forhold til at vælge betalings typen "Kun postering". Hvad ville du skulle bruge denne funktion til? Bare så jeg ved hvad du har i tankerne, og hvorfor vi i så fald burde se om vi ikke skulle implementere det.

Lad mig høre fra dig og hav en rigtigt god uge.

 

Edit:

Om ikke andet har jeg faktisk hørt dette forslag en del gange allerede, så jeg tænker at jeg tager den med til udviklingen og høre om vi kan skabe denne mulighed.

Så jeg giver lige svar når først jeg har hørt udviklingen ad til vores næste møde.

Tak for forslaget! :-)

---

Hej Charles

Jeg skal bruge "kun postering" fordi vi har tilmeldt mange af vores leverandører til leverandørbetaling og dvs. at de trækker selv på kontoen så posteringen mangler - så når jeg har overført bilaget skal jeg i kassekladden og ændre betalingstypen til "kun postering" alt i alt er det ingen besparelse for mig.

Vedr. Kreditnota : Når man modtager en kreditnota i Inbox så skal man igen i klassekladden  for at ændre posteringen for systemet læser den som en faktura. igen er det absolut ikke tidsbesparende for mit vedkommende og det der skulle være nemt er absolut ikke nemt.

Jeg håber inderligt at I forsøger at implementere dette for ellers kan jeg desværre ikke se hvorfor jeg skal bruge Smartbox.

 

Med venlig hilsen

Lene Laursen

---

Hej igen Lene.

Det giver god mening at i forhold til at få "Kun postering" som en mulighed, så jeg undersøger da lige hvorfor den ikke er der. :-)

I forhold til kreditnota læsning, så arbejder vi på at ændrer på den måde smart-inbox håndtere bilag på. På nuværende tidspunkt er den helt korrekt ikke god til at aflæse kreditnotaer. Vi er dog på sagen med at få ændret det, så smart-inbox bliver god til alle slags bilag.

Hvis alt går som det skal, så forventer vi i senest i udgangen af året at dette skulle blive en mulighed, men jeg kan selvfølgeligt ikke love noget. Bare at du ved at vi ser på det.

Jeg håber det giver mening, ellers så sig endelig til. :-)

---

Hej Charles

Et nyt opstået problem med Smart Box

Når man modtager en faktura fra en leverandør som man ikke har oprettet i forvejen altså en ny leverandør - så kan man ikke fra Smart Box billede oprettet leverandøren - dvs. man skal ud af smart Box og oprette leverandøren - så skal man tilbage og sætte leverandør nr. på faktura. Endnu noget der tager tid at gøre - kan du ikke tage det med at man fra Smart Box kan oprette en leverandør ?

Hvor langt er I med Kreditnota ?

Hvor langt er I med "kun postering" ?

Hav en god dag.

Med venlig hilsen

Lene Laursen

---

God dag Lene.

 

Perfekt timing du skriver på, da jeg lige har fået en tilbagemelding i dag.

I forhold til at vælge "Kun postering" så kan jeg sige at vi på nuværende tidspunkt ikke kan oprette denne mulighed. Vi køre lige nu vores smart-inbox som en integration, men selve vores "Kun postering" mulighed kan ikke trækkes via vores API. Jeg ved godt det er lidt teknisk, så i stedet vil jeg give et mere konkret svar. Vi laver det ikke på nuværende tidspunkt, men vi kommer selv til at bygge en løsning. Vi så på at den skulle være færdig i udløbet af året, men jeg er bange for at den bliver skubbet til næste kvartal. 

Dvs. vores udviklere har accepteret idéen og ønsker at få det lavet, men det handler om hvornår vi kommer dertil, da det ellers skulle være nemt at få implementeret med oven i den løsning de udvikler.

I forhold til kreditnota, så er det mest den generelle læsning. Dvs. at den generelt skulle kunne læse bilag, og ikke så meget kreditnotaerne i sig selv. Jeg undskylder da jeg ikke kan sige mere omkring hvad de får lavet her.

Jeg ved at det er efterspurgt at vi skal have muligheden for at oprette leverandører i smart-inboxen og jeg mener klart det ville gøre det nemmere. Se meget gerne dette indlæg og stem der op så min kollega også ved besked. 

Jeg håber du kan bruge mit svar til noget, og så vil jeg ønske dig en rigtigt god uge.

---

Hej Charles

 

Tak for svar - men synes det er øv. Jeg kan oplyse i dag at jeg skulle overføre 5 bilag fra Smart Box.

1 faktura fra Sæbe Compagniet - den skulle jeg huske at sætte "Kun postering" i kassekladden. (der står på fakturaen "de originale"  at den betales over LS-service) men på den faktura jeg får i Smartbox står der intet om det.

1 Kreditnota fra Hørkram - der skal jeg huske at "vende" bilaget i kassekladden.

2 faktura fra Hørkram - der skal jeg huske at ændre betalingstypen til Bankoverførsel - og inden skal jeg lige Copy Paste bankkonto nr.

1 faktura fra E-conomic - den skulle jeg huske at periodisere over i kassekladden.  

Synes det er trist - at 5 ud af 5 skal jeg gøre noget mere end blot at trykke overfør.

Derudover så betaler jeg oveni købet 149 kr pr. måned for dette system. Jeg synes helt klart at indtil I har fikset blot nogen af problemerne. så burde I holde kunderne omkostningsfrit. det lader jo til at der kommer til at gå mere end 1 halvt år før at blot de banale ting er løst. Det er jo svært at brokke sig - når man får det gratis.

Med venlig hilsen

Lene Laursen

---

Hej igen Lene.

Det er tydeligvis en længere arbejdsgang du stadig oplever når du anvender vores smart-inbox. Jeg tænker måske man omvendt kunne sige at smart-inboxen dog stadig er tidsbesparende i dens nuværende tilstand og vi kommer også til at få udviklet disse funktioner.

Det er ikke fordi vi ikke vil udvikle og forbedre smart-inboxen, men vi har en stor liste med ting der skal laves, og desværre kan vi ikke lave det hele på en gang selvom vi meget gerne ville.

Der ligger en masse andre forslag her på forum som vi også gerne vil udvikle under vores "Overvejes" liste.

Jeg skal gøre mit bedste for at holde dig opdateret, og jeg undskylder at den ikke er helt optimal i forhold til dine behov endnu. Jeg tror dog på at smart-inbox har forbedret arbejdsgangen for mange af vores brugere med dens mulighed for at modtage bilag, og der er stadig en del aflæsning som den håndtere helt fint.

Jeg har fået en opdatering på vores roadmap i forhold til kredit notaer. De står til at skulle blive færdiggjort i år, så den mulighed ser jeg frem til og håber at deres planlægning kan følges som de skriver.

Hav en god torsdag.