forum

Debat om e-conomic regnskabsprogram

GDPR d. 25/5

0
Hej.

ang. de nye der er i persondataloven efter d. 25/5, hvor det skal være muligt, at slette en person hvis vedkommende ønsker dette.

Hvordan sletter vi en person i Economic, hvis man forsøger kommer der en popup, hvor der skrives  "at der er x antal posteringer og så kan vi kun vælge "luk" vi kan altså ikke slette en person ej heller efter de 5 år, som regnskabet skal gemmes, det vil altså sige, hvis en person eks. vil slettes efter 6 år og vi ikke kan dette, kan vi blive idømt en bøde på 4 % af den globale årsomsætning eller 20 millioner euro.

Har I styr på dette til d. 25/5 ?

Mvh. Tom
spurgt 10 Maj i Spørgsmål » e-conomic generelt af Tom Nygaard (360 points)

1 Svar

Hej Tom,

Hvis der ingen transaktioner er på kunden, kan du naturligvis blot slette denne.

Hvis der ER transaktioner på kunden, kan du i stedet anonymisere kundens stamdata - og dermed også slette persondata - og derefter spærre kunden.

Dette efterlader dog naturligvis historikken - og her er det, bogføringslovens opbevaringspligt kan komme i spil. Opbevaringspligten gælder dog 'kun' i 5 år efter udløbet af et regnskabsår. Hvis du fx bruger kalenderåret som regnskabsår, betyder dette p.t. (maj 2018), at såfremt de nyeste transaktioner er fra 2012 eller ældre, må du gerne slette dem.

Der er så naturligvis grænser for, hvor meget man kan slette i et regnskab, hvis det stadig skal hænge sammen. Selvom eksempelvis 2012-regnskabsåret for længst er lukket, indgår tidligere posteringer jo i grundlaget for beregninger af efterfølgende primosaldi m.v., og disse er man jo ikke interesseret i at påvirke. MEN... At fastholde finans- og varehistorik konflikter ikke med at slette persondata - hvis man eksempelvis erstatter alle personoplysninger (felter til navn, adresse m.v.) på fakturaer med "XXX", "SLETTET" el.lign., påvirker dette naturligvis ikke hverken finans- eller varehistorikken for så vidt angår datoer, antal, beløb m.v..

Der er således hverken noget juridisk (bogføringsloven) eller regnskabsmæssigt til hinder for, at man for en kunde uden transaktioner efter 2012 - og som i øvrigt samlet går i 0 - anonymiserer hele historikken af tilbud, ordrer, fakturaer, rykkere og kontoudtog.

På den korte bane vil en sådan 'oprydning' være noget, du kan henvende dig til os for at få gjort. Vi vil naturligvis gerne frem til, at du selv kan gøre det - men her og nu vil vi gerne danne os et billede af brugssituationerne, samt ikke mindst sikre os, at de, der forespørger herom, forstår konsekvenserne. Herunder ikke mindst, at det er en irreversibel proces - når de pågældende data er væk, kan de ikke på nogen måde genskabes.

Hvad så med backups - hvis kundens data ikke slettes derfra, er de jo reelt ikke slettet? For så vidt angår e-conomics løbende backups, slettes disse automatisk efter 90 dage. Hvad du derudover selv måtte have af backups, har vi selvfølgelig ingen kontrol over :-)

Endelig skal du være opmærksom på, at hvis du har integrationsløsninger - uanset, om disse er hjemmelavede eller fra en tredjepart - som udveksler data med e-conomic, skal data også gerne slettes derfra. Dette er en sag mellem dig og udbyderen/vedligeholderen af integrationen.

Mvh.

Christian Estrup

Development Director

 

image

 

e-conomic er et produkt fra

Visma e-conomic A/S

Langebrogade 1, 1411 København K

CVR-nummer: 29403473

besvaret 5 dage siden Spørgsmål af Christian Estrup (19,270 points)
løst× 1441
besvaret× 112
Her får du det fulde overblik over alle forslag på forum. Klik på et tag for at se alle forslag i samme kategori - fx. "overvejes" eller "planlagt".

Selvom der er forslag, der ikke bliver implementeret i e-conomic, så fortvivl ikke - vi tager altid nye forslag op til vurdering, og det gælder også dit.