Smart inbox

Question

Hej med jer.

Vi overvejer at få modulet Smart Inbox, men kan ikke lige se hvordan vi sparer tid/penge, når vores medarbejdere hver især, skal tjekke/godkende deres egne leverandør fakturaer..?

Er der en funktion, hvor en medarbejder kan forhåndsgodkende en faktura, eller er det stadig nødvendigt at bogholderiet skal printe alle fakturaer ud, lægge dem til hver enkelt medarbejder som så godkender, og returnerer til bogholderen..?

Vores bogholder har ikke kompetancer til selv at godkende fakturaer...

Vh. Brian

Answer 1

Hej Brian :)

I forhold til godkendelse, så er der lige nu ingen godkendelses procedure i e-conomic. Det betyder så også, at I ikke  skal bruge tid på at godkende.

Hvis et flow til godkendelse, så kan man oprette et arkiv, som hedder 'godkendt' eller lignende. Så kan du/i trække alle de godkendte herned. På den måde ved jeres bogholder at disser er godkendt.

I løbet af 2018 vil vi kigge på et at lave et reelt godkendelsesflow. Det er lige nu planlagt til at være Q3 2018.

Jeg håber det var svar på dit spørgsmål. Ellers må du endelig bare spørge igen :)

Comments

Hej Jesper.

Tak for svar, jeg skal lige forstå det rigtigt:

- Fire medarbejdere bestiller hver især varer fra vores leverandører
- Når vi modtager fakturaer, skal hver enkelt medarbejder godkende hver sin faktura på sin egen bestilling, før bogholderen kan betale den
- Kan det lade sig gøre på den måde du omtaler nu..?

Det skal jo helst være nemt og ukompliceret...

Vh. Brian

---

Der er som sådan en ikke en godkend knap. Så der er i teorien intet der stopper bogholderen fra at bogføre dem. I kan dog lave en arkiv mappe, hvor i ligger bilag ned, som enten mangler at blive godkendt, eller som er godkendt. Måske endda begge.

Så kan i aftale med bogholderen, at hun kun må bogføre dem, der ligger i 'godkendt'.
At hun i teorien stadig kan bogføre de andre kan i på nuværende tidspunkt ikke gøre noget ved, men jeg tænker ikke jeres bogholder har interesse i at bogføre noget i ikke har 'godkendt'

Giver det mening?

---

Ja, lidt :-)

Men hvordan får de forskellige medarbejdere information om, og mulighed for, at godkende de forskellige fakturaer som de er ansvarlige for..?

Skal bogholderen manuelt sige til dem, hvilke fakturaer der ligger til hver især, og/eller skal de ind og pille i vores regnskab..?

Det skal jo gerne være nemt og ubesværet, og ikke være muligt at lave "ged" i den du ved :-)

---

Jeg kan godt se din pointe.
De skal gå ind og trække dem ned i det arkiv til godkendte efter de er sendt ind, så det kræver de går ind i applikationen

Jeg kan også vende den lidt om for at finde den bedste løsning. Hvorfor sender i bilag ind, som ikke er godkendte? Det jeg tænker er, at alle bilag som bliver sendt skal bogføres. De kunne vente med at sende dem ind til de er godkendte.

Det efterlader så alle de ikke-godkendte. Hvad er det for nogle bilag og hvad gør i med bilag som ikke er godkendte? :)

---

Det er jo vores leverandører som sender fakturaer til os, og gør de det via EAN, kommer de vel automatisk ind i "smart inbox", hvori alle vores medarbejder ikke har adgang til..?

Hver medarbejder skal godkende fakturaerne på det de køber hos vores leverandører, og i dag får bogholderen alle fakturaer på mail, printer dem ud, giver dem til de forskellige medarbejdere, de tjekker og godkender, og giver dem tilbage til bogholderen, som så betaler.

---

Hej igen Brian.

Det ændrer situationen lidt. Tak for at gøre mig opmærksom på dette.
Du vil stadig kunne bruge den model med arkivet, men det kræver, at medarbejderne har adgang til systemet, hvilket det er langt fra er sikkert de har.
Hvis de ikke har dette, så giver den model med arkivet ikke mening.

Hvis dette er tilfældet, så har jeg på nuværende tidspunkt ikke et bedre forslag end den måde i gør det på nu.

Som jeg kort beskrev, så vil i år kigge på et flow til godkendelse, men indtil dette er klar, så vil jeres nuværende arbejdsgang være en brugbar midlertidig løsning.

---

Hej med jer
Hos os skal fakturaerne også godkendes. Vi har løst det sådan, at når der ligger en ordrebekræftelse (som hører sammen med den fremsendte faktura), kan bogholderen godkende den på denne baggrund.
Måske kan dette også hjælpe jer, indtil e-conomic kommer med en godkendelsesprocedure...?
Vh HelleA

---

Super fedt du byder med en løsning, Helle.
Jeg håber det er noget andre brugere kan få glæde af!

---

Hej Helle.

Tak for input :-)

Det er desværre ikke alle vores leverandører som har mulighed for at fremsende ordrebekræftelser, så det er lidt op ad bakke.

Jeg håber economic laver et system, så bogholderen kan klikke fakturaer af, som så sendes til de respektive medarbejdere, som så kan klikke "godkend", hvor efter fakturaen returneres til systemet, som godkendt, det ville være perfekt :-)

Vh. Brian

---

Ja, det ville være den bedste løsning og der er som sagt også noget vi har i tankerne :)

---

Se på Skovbo Data og Brandsoft.dk, de har det indbygget.

 

opret bilag, send til godkender med et klik, han trykker godkend og nu kan den bogføres.

---

Hej og tak for inputs.

Jeg gemmer det til vores udviklere, når vi kommer i gang med det. Hvordan det hele ender er vi ikke helt lagt fast på endnu, men det er helt sikkert noget vi har tankerne.

Bare for at være nysgerrig. Når der sendes til godkendelse, hvor ender de så henne? Og hvor ligger de indtil de er godkendt? Det er mere for at få en forståelse af, hvordan vi bygger det nemmeste flow op :)

---

Man har en status på bilagene.

Dvs, at i princippet kan de bogføres, men kun i "kladdeform".

Der oprettes så "godkendere", med mail, så når man opretter posten, så vælger man at den skal godkendes af x, og så får x en mail med et link til bilag. 

Han godkender, og nu ændrer status sig til godkendt - og bilaget kan bogføres.

Nogenlunde sådan.

Men - jeg bruger det ikke for jeg er ny i deres program, og det STINKER i forhold til vores dejlige - næsten perfekte - Economic.

Man kan f.eks. ikke lade alle firmaet bilag elektronisk gå direkte ind, som man kan i economic. 

Alle mine kunder har to mailadresser:

faktura@domæne.dk, der går til den der skal se fakturaer (ejerledede firmaer, ejeren, det er enkelt)

og Selvf. E-conomic

og - så har vi

Bilag@domæne.dk, som blot går direkte til economic, da det er ligemeget om chefen ser dem. 

f.eks. chefens egne bilag :-) etc.

Det ville være let at indføre, at kreditorer oprettes med en "bilag skal godkendes af" og der foreslår man så, hvem der skal adviseres.  (hvis forskellige brugere skal kunne godkende, ligger den til "distribution til godkendelse")

Indtil da, kan man kontere, så man kan trække resultatopgørelse med kladdeposteringer. (Måske bør de så overføres til en separat kladde i processen.)

Ku være sjovt at bygge:-)

---

Hej og mange tak for din feedback. Det vil jeg helt sikkert have med i tankerne, når vi kigger på et godkendelsesflow.

Når det er sagt, så kan du godt have dine bilag liggende som kladdeposter. Du kan udfylde de informationer du ønsker og derefter overføre dem til kassekladden. Posteringen er ikke bogført, men lægger som kladde.

Der er så ingen godkendelse over, men i kan oprette en kladde, som hedder 'godkendelse'. Så kan chefen, eller hvem der nu godkender, lige løbe den gennem og bogføre posteringerne.

Rækkefølgen på kladderne i smart inbox svarer til rækkefølgen på kladderne. Det kan du ændre under alle indstillinger -> regnskab -> kassekladder -> flyt.

Jeg ved godt det ikke giver jer et decideret godkendelsesflow, men det er en måde at gøre det på med den opsætning vi har i dag :)

Spørg endelig, hvis der skulle være noget.

---

Dette er ikke min personlige udfordring.

Min største mangel er at den almindelige kassekladde kan aflæse bilagene ligesom den ikke så smarte smartinbox.

Tænker at "godkendelsesflow" skal sikre at bogholder ikke KAN bogføre noget der ikke er godkendt, uden at det er let at afsløre.

---

Hej jeg er klar over du efterspørger et reelt godkendelseflow. Det her var en midlertidig løsning, som kan komme så tæt på som muligt.

Du skal selvfølgelig ikke bruge den, hvis du ikke mener det giver mening for dig :)