Smart inbox

Question

Hej med jer.

Vi overvejer at få modulet Smart Inbox, men kan ikke lige se hvordan vi sparer tid/penge, når vores medarbejdere hver især, skal tjekke/godkende deres egne leverandør fakturaer..?

Er der en funktion, hvor en medarbejder kan forhåndsgodkende en faktura, eller er det stadig nødvendigt at bogholderiet skal printe alle fakturaer ud, lægge dem til hver enkelt medarbejder som så godkender, og returnerer til bogholderen..?

Vores bogholder har ikke kompetancer til selv at godkende fakturaer...

Vh. Brian

Answer 1

Hej Brian :)

I forhold til godkendelse, så er der lige nu ingen godkendelses procedure i e-conomic. Det betyder så også, at I ikke  skal bruge tid på at godkende.

Hvis et flow til godkendelse, så kan man oprette et arkiv, som hedder 'godkendt' eller lignende. Så kan du/i trække alle de godkendte herned. På den måde ved jeres bogholder at disser er godkendt.

I løbet af 2018 vil vi kigge på et at lave et reelt godkendelsesflow. Det er lige nu planlagt til at være Q3 2018.

Jeg håber det var svar på dit spørgsmål. Ellers må du endelig bare spørge igen :)

Comments

Hej og tak for inputs.

Jeg gemmer det til vores udviklere, når vi kommer i gang med det. Hvordan det hele ender er vi ikke helt lagt fast på endnu, men det er helt sikkert noget vi har tankerne.

Bare for at være nysgerrig. Når der sendes til godkendelse, hvor ender de så henne? Og hvor ligger de indtil de er godkendt? Det er mere for at få en forståelse af, hvordan vi bygger det nemmeste flow op :)

---

Man har en status på bilagene.

Dvs, at i princippet kan de bogføres, men kun i "kladdeform".

Der oprettes så "godkendere", med mail, så når man opretter posten, så vælger man at den skal godkendes af x, og så får x en mail med et link til bilag. 

Han godkender, og nu ændrer status sig til godkendt - og bilaget kan bogføres.

Nogenlunde sådan.

Men - jeg bruger det ikke for jeg er ny i deres program, og det STINKER i forhold til vores dejlige - næsten perfekte - Economic.

Man kan f.eks. ikke lade alle firmaet bilag elektronisk gå direkte ind, som man kan i economic. 

Alle mine kunder har to mailadresser:

faktura@domæne.dk, der går til den der skal se fakturaer (ejerledede firmaer, ejeren, det er enkelt)

og Selvf. E-conomic

og - så har vi

Bilag@domæne.dk, som blot går direkte til economic, da det er ligemeget om chefen ser dem. 

f.eks. chefens egne bilag :-) etc.

Det ville være let at indføre, at kreditorer oprettes med en "bilag skal godkendes af" og der foreslår man så, hvem der skal adviseres.  (hvis forskellige brugere skal kunne godkende, ligger den til "distribution til godkendelse")

Indtil da, kan man kontere, så man kan trække resultatopgørelse med kladdeposteringer. (Måske bør de så overføres til en separat kladde i processen.)

Ku være sjovt at bygge:-)

---

Hej og mange tak for din feedback. Det vil jeg helt sikkert have med i tankerne, når vi kigger på et godkendelsesflow.

Når det er sagt, så kan du godt have dine bilag liggende som kladdeposter. Du kan udfylde de informationer du ønsker og derefter overføre dem til kassekladden. Posteringen er ikke bogført, men lægger som kladde.

Der er så ingen godkendelse over, men i kan oprette en kladde, som hedder 'godkendelse'. Så kan chefen, eller hvem der nu godkender, lige løbe den gennem og bogføre posteringerne.

Rækkefølgen på kladderne i smart inbox svarer til rækkefølgen på kladderne. Det kan du ændre under alle indstillinger -> regnskab -> kassekladder -> flyt.

Jeg ved godt det ikke giver jer et decideret godkendelsesflow, men det er en måde at gøre det på med den opsætning vi har i dag :)

Spørg endelig, hvis der skulle være noget.

---

Dette er ikke min personlige udfordring.

Min største mangel er at den almindelige kassekladde kan aflæse bilagene ligesom den ikke så smarte smartinbox.

Tænker at "godkendelsesflow" skal sikre at bogholder ikke KAN bogføre noget der ikke er godkendt, uden at det er let at afsløre.

---

Hej jeg er klar over du efterspørger et reelt godkendelseflow. Det her var en midlertidig løsning, som kan komme så tæt på som muligt.

Du skal selvfølgelig ikke bruge den, hvis du ikke mener det giver mening for dig :)