e-mail kopi af faktura der er sendt som EAN

Question

Vi sender alle vores udgående fakturaer til en bcc mail adresse (så vi kan søge på indholdet i fakturaerne) – men fakturaer der er sendt som EAN bliver ikke bcc’et – nogen måde at sætte det op så vi også får kopi af dem?

 

Dette er hovedindlæg for følgende indlæg:

23801

19758

26021

Comments

Vil også gerne have mulighed for at når der sendes via ean, i samme ombæring at sende en pdf som orienteringsmail til kunden (eller flere modtagere) uden at skulle lave andet en sætte attentionperson på i fakturaoprettelsen

Answer 1

Hej Helge

Det korte svar er, at det er der ikke.

Jeg har en måde, hvorpå du kan sende dem alligevel, men det er langt fra ligeså nemt som det du beskriver. Du får dog alligevel den løsning jeg tænker på her:

Det er sådan, at du altid kan gensende en faktura. Dit problem opstår kun ved EAN, da en faktura via mail sagtens kan sendes BCC til en fast mail via kundeopsætningen.

Derfor er problemet isoleret til EAN.

Under salg -> sendt, så kan man søge alle sendte faktura frem. Herinde kan du sortere efter NemHandel-bilag. Hvis du klikker her, så vil alle EAN faktura blive listet efter hinanden. Du kan så ude til højre gensende disse faktura til den ønskede mail. Afhængigt af, hvordan i arbejder, så kan denne søgning også blive afgrænset på dato, så det kun er de nye faktura, der kommer frem. Ellers kan det godt blive lidt uoverskueligt i længden.

Som sagt er jeg helt på, at dette kræver lidt ekstra arbejde, men på denne måde kan du altså få dem gensendt og med sorteringen kan det blive en anelse mere overskueligt :)

Jeg håber min beskrivelse giver mening og den trods alt kan hjælpe jer lidt i den rigtige retning.

Venlig hilsen/Best regards

 

Jesper Mieritz

Knowledge Manager, Planet WOW

 

 

e-conomic er et produkt fra

Visma e-conomic A/S

Langebrogade 1, 1411 København K

CVR-nummer: 29403473

 

Hvis du gerne vil have indflydelse på de næste forbedringer, så er du velkommen til at besøge vores liste over forslag vi på nuværende tidspunkt overvejer.
- Hop herind og stem på de forslag du er enig i!

Comments

Hej Jesper,

Tak for svar...

Men i så fald, så ændre jeg lige mit indlæg fra spørgsmål til et forslag - den løsning du beskriver havde vi mere eller mindre selv regnet ud...:-) - men som en løsning "i den virkelige verden" er den ikke brugbar.

---

Det er helt fair du vender den til et forslag. Jeg vil gerne tage det med videre internt, da jeg også synes det giver god mening at kunne dette :)

---

Hej

Jeg er helt enig i forslaget - jeg sender en del fakturaer på vegne af mine kunder - hvor kunderne står som BCC - hvor det går fint med fakturaer som sendes til deres kundes e-mail - men ligesom forslagsstilleren - så skal jeg ved EAN huske at gå ind og gensende som e-mail til min kunde.

Irriterende - og tidskrævende.

Håber I kan kode så EAN fakturaer også sendes som BCC - når det er kodet at fakturaer skal sendes BCC.

---

Og hvis i skal i gang med at kode lidt om i den del af programmet, kan i så ikke ved samme lejlighed kode det så navnet på PDF'er man gemmer, at de får samme navn som de PDF'er man sender - som det er lige nu, så hedder de bare alle sammen "visfaktura.pdf" - hvorimod dem man sender jo er navngivet med bilagstype plus nummer...

---

Hej Leo og Helge :)

For det første er super fedt at se, at du melder dig i tråden og kommer med din mening. Tak for det!

I forhold til Helge, kan jeg så lokke dig til at uddybe, hvorhenne du trykker i e-conomic for at få filen ned som 'visfaktura.pdf' - Jeg har prøvet at klikke lidt rundt og jeg kan ikke lige finde det pågældende problem :)

---

Hej Jesper,

Jeg har også oprettet et egentligt indlæg med samme emne, hvor jeg uddyber lidt mere... Men som udgangspunkt gemmer jeg ved at trykke på gem knappen i PDF visningsvinduet - men noget tyder på at det kun er når man bruger Explorer at den navngiver som "visfaktura. pdf"- andre browsere generere bare et langt nummer som heller ikke giver meget mening.

---

Fair. Jeg testede ikke i explorer.
I forhold til de numre der bliver dannet, så er det typisk dit aftalenummer, dato og et tilfældigt tal til sidst.

Det er måske ikke så brugbart, men så ved du da, hvad tallene står for :)

I forhold til at danne et andet filnavn, så har jeg haft denne del oppe at vende med vores udviklere. Vi snakkede frem og tilbage omkring det og endte med en konklusion omkring, at det ikke er en særlig stor gruppe af vores brugere, som går ind og henter en faktura fra arkivet, da de allerede er gemt der.

Der kan selvfølgelig være sager, hvor det giver mening at hive dem ud, men i det store hele, så er noget at det smart ved e-conomic, at det man slipper for gemme på sin computer.

Jeg vil dog gerne arbejde med den omkring at kunne bcc på EAN. Det giver rigtig god mening.

Oven i det, så er nemlig sådan, hvis du sender fakturaen ud, så vil filnavnet nemlig være fakturanummeret. Derfor kan i allerede nu via en fast bcc på alle faktura sendt via mails, sætte jeres egen mailadresse på og på denne måde få filen med fakturanummer.
Det kan måske hjælpe jer lidt :)

---

Hej Jesper,


Problemet med filnavnet er heller ikke nævneværdigt når vi snakker fakturaer - men mht. tilbud og ordre, som man jo ofte gerne vil sende som vedhæftet til en mere uddybende mail, der er det møg irriterende at de ikke bliver dannet med et logisk navn - f.eks. tilbud1234.pdf, frem for visfaktura.pdf - eller et 20 ciffer langt nummer uden logisk mening for kunden.

---

Jeg har lige testet i min aftale. Hvis jeg sender tilbud/ordre eller faktura, så vil filnavnet alle gange indeholde det nummer, der vedrører den.

Så det er umiddelbart samme problemstilling i min verden. Er der noget jeg har overset?

Answer 2

Hej

Der hvor jeg især bruger BCC - det er ved de af mine kunder som IKKE har adgang til e-conomic - men jeg har oprettet dem som InternalPro.

Når jeg så fakturere deres kunder - så er det selvfølgelig vigtigt at min kunde får en kopi af den faktura jeg har sendt til kundens kunde - for min kunde kan jo ikke logge på e-conomic og den vej rundt se fakturaerne til hans kunder.

Jeg har selvfølgelig brugt dynamiske felter - så både kundenavn og fakturanummer fremgår af emnefeltet i e-mailen - hvorved min kunde let kan søge dem ud hans e-mail indbakke.

Så det er faktisk et godt system - altså lige på nær det med at EAN fakturaer ikke automatisk bliver sendt som BSS - men at jeg skal ind i en anden menu for at "gensende" som e-mail.

Comments

Hej Leo :)

Det giver rigtig god mening i forhold til internal.
Som sagt er jeg helt enig i med den del omkring bcc på EAN, så den vil jeg tage med videre.

Bare for at være sikker på jeg ikke mangler at svare på noget. Søgte du et svar her, eller blot give til kende, hvad du mener og sagen?

Endelig sig til, hvis der er noget jeg ikke har svaret ordentligt på :)

---

Hej

Mit indlæg var for at støtte forslagsstilleren - for I har før skrevet at I ikke prioritere forslag - som ikke er støttet af andre brugere.

---

Hej igen.

Det er også helt korrekt. Det er kun en fordel for forslaget, at du bakker op. Bliv endelig ved det! :)

Answer 3

Hej

Naturligvis den bedste løsning hvis e-conomic vil være med til at gøre dette muligt på en eller anden måde.

Men jeg har et forslag som måske kunne få det til at lykkedes. Jeg tænker det burde fungere, hvis du på de kunder hvor du sender EAN faktura, opretter en kontaktperson, som er jer selv og sætter hak i at vedkommende altid skal modtage en kopi af faktura. Det er muligt at vedkommende skal på som attention eller deres reference i forbindelse EAN fakturering.

Det burde fungere da jeg ofte har sendt faktura via EAN til offentlige kunder, hvor en bestemt sagsbehandler skulle have kopi.
Der kan så naturligvis ikke være flere referencer eller attention på.

Prøv det, eller sig til hvis jeg kan hjælpe.

Mvh Alexander Sylvestersen-Platz | VALJU ApS | +45 3360 1261

Comments

Hej Alexander

Det virker kun ved at du både sender fakturaen via EAN og derefter går ind i sendte fakturaer og sender den igen som email. Desværre bliver det en ekstra manuel proces.

Mvh Kirsten