Bilag på sager

Question

Jeg har projektmodulet, og for at få alle bilag som underentreprenørfakturaer og leverandørfakturaer på sagerne. I dag skal jeg skrive sagsnavnet i note feltet, så min bogholder kan bogføre den.

Jeg ville dog gerne ønske at der blev installeret en dropdown menu med sagerne i, for så kan man nemt vælge de sager de skal ind på.

Lige nu kører det ikke rigtigt, for vi har fravalgt projektmodulet i det ene firma, for det er nemmere at lave sagsstyring i Excel.

Tænk på os selvstændige der ikke orker bogføring. Vi skal bruge vores tid på det vi er gode til, og de systemer vi skal bruge skal  understøtte dette. Sammenspillet mellem bogholderen og den selvstændige skal fungere så godt som muligt, uden for meget bøvl.

Answer 1

Hej og tak for dit forslag :)

For at være helt sikker på, hvordan det skal fungere for dig, så vil jeg lige starte med at spørge lidt ind.

Når du siger ud gerne vil knytte et bilag til en sag, hvordan skal det så lægges ind på sagen?

Du nævner en dropdown. Hvor skal den være og hvordan skal den fungere?

Grunden til jeg spørger lidt ind er, at et bilag normalt ligger i en inbox indtil det behandles. Efter det er behandlet, så skal det bogføres på en postering.

For mig lyder det som om du gerne vil have et mellem step fra det kommer ind i inbox til det skal bogføres. Hvis jeg helt har misforstået dig, så må du endelig rette mig, så jeg er er sikker på vi forstår hinanden korrekt :)

Comments

Ja når bilaget ligger i "ubehandlede" under "indscanningen", ønsker jeg en dropdown funktion hvor jeg kan vælge en af sagerne i projektmodulet.
Når jeg så har påført det en sag, kan bogholderen bogføre det.
Derudover mangler der lidt en godkendelsesfunktion også. Det kunne bare være en lille boks, hvor man sætter et flueben, og så kan man evt. også altid se hvem der har godkendt bilaget.

---

Mange tak for opfølgningen.
Jeg har et forslag til en løsning i forhold til dette.
Det er sådan, at man kan oprette kategorier og lægge sine bilag ned i. Her kunne i have kategorier der hedder: "sag 1, sag 2, sag 3, sag 4" osv.
Så kan du hurtig trække bilagene ned i de rigtige kategorier.
Når så din bogholder logger på, så kan du nemt og hurtigt lige tage en kategori af gangen og bogføre posteringerne ind på det rigtige projekt med tilhørerende bilag.

Hvordan vil den løsning virke for dig?

Jeg spørger lidt ind til denne løsning, da vi har en del forbedringsforslag på Inbox, som vi er i gang med at kigge på og med dette forslag vil jeg være ærlig at sige, at det lander et stykke nede i bunken, hvis vores udviklere vil acceptere det.

Det leder mig videre til dit næste punkt omkring godkendelse. Det er nemlig en af de ting vi har på listen over forbedringer.
Som tingene er nu, så er det noget vi vil kigge på i Q3 i år. Så den del vil jeg sige, at du godt kan se frem til.
Hvordan det hele lander er ikke bestemt endnu, men vi har accepteret, at et godkendelsesflow er noget vi gerne vil kigge på og det er som sagt planlagt til Q3 :)

Jeg håber det hele giver mening, ellers siger du bare til.

---

Jeg prøver lige at kigge på det.

---

Det er super. Lad mig endelig høre, hvordan det virker for dig :)

---

Hej igen.

Umiddelbart lød det som en god ide, men nu har vi testet den og følgende udfordringer har vi.

I indbox kan man ikke danne betalingsfil når den er bogført denne måde og der genereres ikke automatisk bilags nr. Upraktisk.

I den gamle version kan man ikke bogføre bilaget når det er i arkivet.

---

I forhold til betalingsfiler, så er jeg ikke helt med. Jeg tænker du er under regnskab -> bank -> betalinger.

Disse betalinger bliver dannet ud fra den leverandørfaktura, som bliver lavet i kassekladden og her kan jeg ikke se, hvordan det skulle give en udfordring til, hvor bilagene ligger. Kan du uddybe den del en lille smule?

Til det næste punkt med bilagsnummer vil jeg sige, at de får automatisk bilagsnummer, når posteringen oprettes i kassekladden. Det er dog først når de kommer derover de får dette og ikke når de ligger i en kategori.

Det kan sagtens være denne løsning ikke er god for jer og det er også helt fair. Jeg vil bare være sikker på, at muligheden er afdækket. Jeg tager også gerne en snak over telefonen, hvis det er bedre for dig.
Hvis du ønsker det, så må du meget gerne sende en mail til Info@e-conomic.dk att. Jesper Mieritz - med et telefonnummer og nogle tidspunkter jeg kan fange dig.

---

Arkivet er jo til bilag der ikke skal arkiveres. Min bogholder har nu forsøgt at få det til at fungere, men kan ikke.
Derfor mangler vi stadig et godt system til at få bilag på sagerne.
Jeg har arbejdet i byggebranchen i mange år, og der er det super vigtigt at få alle fakturaer på de rigtige sager, og det skal jo helst fungere nemt i hverdage. Derfor ser jeg et stort potentiale for jer i at forbedre jeres system.

---

Bilagene kommer først på sagerne efter de er bogført. Det kan vi ikke rigtig komme udenom.

Jeg er dog stadig i tvivl om de problemstillinger jeg beskrev i min forhenværende besked omkring betalingsfiler og bilagsnumre.
Hvordan hænger det sammen med at få bilag på de rigtige sager? :)

---

Godt spørgsmål. Det ved min bogholder, men hun har givet op på systemet du beskrev.

---

Det er helt fair. Ville du/hun være interesseret jeg ringer til jer i løbet af denne uge eller den næste, så kan vi tage en snak omkring det? Jeg kan ikke love jer vi finder en løsning, men jeg vil i hvert fald gøre, hvad jeg for at få det til at fungere.

Det kan være jeg i fællesskab med hende enten kan løse hendes udfordringer, eller forstå, hvor det går galt, så jeg bedst muligt kan arbejde videre med det :)

---

Ja tak. Jeg har lige sendt en privat besked til dig

---

Det er perfekt. Jeg sætter tid af til at ringe på torsdag. Mange tak :)

---

Jeg kunne forestille mig at det handler om indscanning via telefonen (app'en udgifter).
Det er i hvert fald ofte her, vi støder på udfordringen. :-)
Vh HelleA

---

Hej Helle og tak for at byde ind.

Hvordan fungerer det anderledes for jer i appen i forhold til fx. at maile dem ind?

---

Hos os har vi internt aftalt at alle, der bestiller varer skal skrive rekv.nr. på. Denne kommer automatisk fra leverandøren på fakturaen.
Men når der tages et billede af et bilag til en sag (f.eks. et køb i en butik, hvor medarbejderen har lagt ud) så skal medarbejderen selv huske at skrive det i feltet, som allerede er udfyldt med vores "navn".