Workflow omkring EAN fakturaer

Question

Hejsa,

Workflow ved oprettelse af EAN fakturaer bør optimeres, således at man bliver advaret om manglende detaljer, såsom kontaktperson, inden man gemmer fakturaen.

Desuden bør det sikres at man IKKE umiddelbart kan sende flere fakturaer (som alle er valgt ved "Vælg NemHandler-fakturaer") via email (hvorfor udvælge NemHandel og så som standard have flueben i email pga. en enkelt fejl???).

Ja, ved godt at jeg er fjolset, men havde lige lavet en r*vfuld fakturaer og valgte at sende dem samlet, i stedet for en af gangen, og valgte så en masse NemHandel-fakturaer og overså i mit hastværk at der som standard var valgt Email pga. af at EN faktura manglede kontaktperson :(

Det er filmer irriterende at chikanere sine kunder med kreditnotaer en masse pga. sådan en fejl.

Answer 1

Hej Thokri :)

Jeg kan godt forstå din frustration i forhold til at komme til at sende forkert.

Grunden til, at den sætter prikken i email skyldes, at det flow med at udvælge faktura og afsende dem ikke er koblet sammen.

Systemet gør det over to omgange. Først vælger den faktura. Du kunne i teorien klikke dem af. Det ville give samme input til det næste punkt, der er under bogfør og send valgte. Den ved ikke, at de er valgt ud fra funktionen 'vælg NemHandel-faktura', så derfor prøver den bare at sende de faktura, der er valgt. Jeg håber det giver mening for dig, men det er altså derfor du kan komme ud for, at den vælger email som udgangspunkt.

I forhold til at lave dette om, så hænger de to punkter som sagt ikke sammen. Jeg tænkte dog på, at en løsning kunne findes i selve udvælgelsen af faktura. Man kunne lave det sådan, at den kun vælger de faktura som direkte kan sendes via EAN.

Jeg er dog i tvivl om det er en bedre løsning at undlade de faktura, som ikke kan sendes via EAN. Så vil prikken aldrig komme til at stå i email, hvis man kun bruger funktionen til at udvælge til EAN.

Det betyder dog også, at du ikke vil kunne se, hvilke faktura, som har EAN nummer, men mangler kontaktperson, så du vil miste muligheden for at fejlsøge hurtigt her.

Jeg prøver lige at vende den med par kollegaer omkring, hvad de tænker om en sådan en ændring, men jeg vil samtidigt høre dig om, hvorvidt dette ville være en bedre eller værre løsning? :)

Answer 2

Hej Jesper,

Dejligt at der er en der nu har kigget på det.

Jeg vil sige, at behovet for et korrekt og (ufejlbarligt) flow omkring dette lige er blevet skærpet yderligere.

Vi har i de to seneste uger arbejdet på automatisk generering af fakturaer via jeres API.

Det er muligt at vi på et tidspunkt sender dem automatisk via API. Men lige nu der sender vi dem manuelt, det vil sige at vi får endnu mindre føling med hvem der skal have EAN og hvem der skal have PDF.

Så sent som i dag sendte jeg igen en forkert faktura på baggrund af dette.

Det er sgu surt for alle parter.

Jeg kan se flere måder at gøre dette på, men, en "blokering" på dem der har EAN udfyldt på kndekortet ville nok være det smarteste, således at det kræver en "Ignorer EAN" som eksplicit burde vælges. Men igen, der er flere måder at gøre det på.

Vores leg med jeres API bringer os dog til en ny problemstilling, nemlig med hensyn til "Deres Ref", som jo skal udfyldes.

Men, såfremt det skal gøres korrekt, så skal vi ind og trække mulige kontaktpersoner og automatisk (eller manuelt) oprette nye kontaktpersoner.

Det ville være rart om man (i det mindste igennem API'et) kunne vælge at ignorere de "faste" "Deres Ref" og  i stedet bar kunne udfylde et navn.

Vi får muligvis en aftale i hus hvor vi kommer til at få 100+ "Deres Ref" i nogle organisationer, det bliver ikke sjovt at køre en synkronisering mellem E-conomic og vores system bare for det. Og set med vores øjne, så er en række faste "Deres Ref" i E-conomic fuldstændigt unødvendig (for det vi kører igennem API'et, for manuelle fakturaer er det fortrinligt).