Ren fakturamail - uden at påvirke øvrige kontaktpersoner

Question

Der er mange kunder hos os der gerne vil have sendt faktura til en helt speciel fakturamail i deres firma, og som IKKE ønsker at en ordres kontakperson forstyrres med en faktura (ja mystisk nok, men vi har jævenlig henvendelser på netop det ønske), men så vidt vi har forstået kan det ikke pt. lade sig gøre i e-conomic. Der er mulighed for at lave en CC faktureringsmail, men det dur ikke.

Vi ønsker os en fakturamail, som også overruler en kontaktperson på en ordre.

Kan man måske sætte en tjekboks ved det nuværende felt på kunden der hedder "fakturamail", som gør at en kontaktperson ikke får mails der indeholder faktura?

Venlig hilsen
Anita Gamskjær

Answer 1

Hej Anita :)

Jeg forstår din problemstilling og denne checkboks du efterspørger findes allerede.

Hvis du hopper ned under salg -> opsætning -> kundeopsætning. Så skal du her sætte flueben i "Send altid til kundens e-mailadresse:" - på den måde vil alle mails blive sendt til den email, som du har på kunden.

Hvis en kontaktpersons email skal bruges i forhold til ordre, så kan du under opsætningen af kontaktpersonen sætte flueben i, at denne mail også skal modtage ordren.

Sig endelig til, hvis du ikke kan finde de ting jeg beskriver, eller hvis det ikke løser din udfordring :)

Comments

Hej Jesper
 
Nej, Jeg kan ikke bruge “send altid til kundens e-mailadresse” Så kommer tilbud, ordrebekræftelser jo også til samme mail adresse, og hovedparten af vores kunder har flere kontaktpersoner, og her er det vigtig at det er de enkelte kontaktpersoner der får tilbud og ordrebekræftelser.
 
Jeg er med på at man under kontaktpersoner kan sætte flueben og få sendt CC til en anden person. men det vores kunder forespørger er at KUN fakturaer skal sendes til en anden mail end ordens kontaktperson. Tilbud og ordrebekræftelser skal sendes til den person som bestiller varen og ikke samme sted som fakturaen.
 
Vi kan ikke undvære at have kontaktpersoner på vores mails. Indtil nu har jeg undskyldt overfor vores kunder, at vores økonomisystem ikke kan håndtere at sende fakturaene til en fast mail og ikke andres steder hen, men jeg får hver måned forespørgsel fra vores kunder om en speciel fakturamail.
 
Problemet ved de større kunder er at hvis en kontaktperson og et bogholderi får en faktura, så kan der ske dobbelt betaling. Derfor foretrækker mange af de store firmaer at alt vedrørende faktura kun sendes til deres bogholderi, og øvrige medarbejdere skal kun have tilbud og ordrebekræftelser. De skal slet ikke koncentrere sig om fakturaen og betalingen af denne.
 
Jeg fortsætter med at undskylde, men håber at der på en måde en dag kan blive oprettet mulighed for at have en mail anført på en kunde kun til fakturaer og ikke andet :)
 
Vi kan selvfølgelig altid ændre mailen ved selve fakturering, men der er så stor fare for at man glemmer det i farten, at det ikke er en mulighed for os. Skal det fungere skal det være en mail der automatisk kommer på ved fakturering.

Venlig hilsen
Anita Gamskjær
Subcolor

---

Hej igen :)

Jeg forstår godt din problemstilling her.
Det er problematisk, når det hænger sådan sammen.

Jeg ved vores udviklere har åbent en sag om at ændret dette. Det er dog et stort projekt, da de kigger på at ændre hele logikken omkring mailopsætning. Jeg kan ikke lige se, hvordan de har planlagt og jeg vil derfor lige vende den med vores udviklere internt og vende tilbage.

---

Hej Economics

Jeg har været i dialog med jer på chatten omkring præcis samme udfordringer hos os, da vi har mange forskellige kontaktpersoner på hver kunde, og oftest skal disse modtage først tilbud og senere ordrebekræftelse, men er meget sjældent faktura modtager. Vi har derfor også brug for at den indtastede faktura mail overruler kontaktpersonens mail, når vi kommer til faktura-fasen. Vi er opfordret til at skrive til Forum, da jeres support godt kunne se udfordringen. Dette gælder for næsten alle vores kundekontoer i øvrigt, så er et MEGET stort ønske. På forhånd mange tak.

Mvh. Mie, SAHL AKKU A/S

---

Hej Mie

Jeg er fuldstændig enig med dig med hensyn til en fakturamail der overruler kontaktpersonerne ved fakturering, det er også en mangel her hos os, men jeg har opgivet pga. udmattelse. Som du kan se har jeg kæmpet siden 2017 med at få e-conomic til at forstå problematikken. De er simpelthen ikke med på hvad problemet er, men det er også et STORT ønske herfra, og du må til hver en tid gerne nævne mine forsøg, når du kæmper videre ;)

Venlig hilsen
Anita, Subcolor

Answer 2

Hej Anita,

Jeg gør flg:

På selve kunden sætter jeg IKKE en fakturamailadresse ind, feltet lades tomt.

Herefter laver jeg en kontaktperson der hedder FAKTURA og sætter adressen til faktura@firmanavn.dk - her sætter jeg kryds i "modtag kopi af faktura".

Når jeg så opretter en ordre med en kontaktperson på, får denne kontaktperson tilbud og ordrebekræftelse, men når vi når til fakturadelen, er det kun FAKTURA kontaktpersonen der modtager faktura. Det virker fint her.

 

Er det ikke det du har brug for?

Comments

Kære Aquatex

Tak for dit forslag, men det er desværre ikke brugbar.

Hvis man gør som du beskriver, skal man manuelt ind og slette kontaktperson ved fakturering, og vi har kunder der stadig gerne vil have at både kontaktperson OG bogholderi får faktura samtidig. Det vil være for risikabelt manuelt at skulle holde øje med hvem der ønsker det ene og hvem der ønsker det andet. Med fare for fejl.

Sletter man fakturamailen på selve kunden så synes jeg at kunne erindre ved tidligere tests, at rykker proceduren går skæv, da den netop går ned og kigger på kundens fakturamail ... men måske jeg tager fejl.

Summersummarum er, at vi stadig mangler muligheden for at kunne blokere alle fakturaer til kontaktpersoner, og KUN sende faktura til en kundes ønskede bogholderi.

Vi har mange gange måtte give besked til kunderne, om at deres ønske til "alle fakturaer til bogholderi og ikke til andre" ikke kan lade sig gøre.

I min vildeste fantasi kan jeg ikke forstå at man ikke kan ligge en blok/funktion ind lige inden selve fakturakørslen. En funktion der lige tjekker om der er oprettet mailadresse i et specifik felt på kunden (fx. nyt felt: "alle fakturaer sendes til: xxx@xxxxxx.xx") Er der en mailadresse  bliver der sat et tjek i en database. Til allersidst i fakturakørslen kører der så en lille funktion igen, der lige tjekker om der er et tjek i det databasesfelt, og hvis der er, udskiftes kontaktperson mailen og der slettes evt. "kopi af faktura" fra kontaktpersoner. Så der kun bliver foreslået en enkelt mail, som er det ønkede bogholderisted  xxx@xxxxxx.xx. Samme funktionalitet kunne evt. oprettes til rykkere, som nogen steder evt. ønskes sendt direkte til et restancekontorer.... men jeg har også en god fantasi og i kodesprog er alting ikke så lige til ;)

Jeg håber stadig at det er en funktion der bliver oprettet i e-conomic. Det vil lette arbejdet og forvirringen for vores helt store kunder. så deres bogholderi ikke i nogen tilfælde står med to fakturaer ... fordi deres ansatte (vores kontaktperson)  også har sendt hans/hendes kopi af fakturaen til bogholderiet ;)

Venlig hilsen
Anita, Subcolor