Vis i excel - CSV-fil - foranstillede nuller - ny knap

Question

En del af vores varenumre starter med 0, som forsvinder, når vi bruger funktionen "vis i excel" i modulerne i e-conomic. Når vi bruger funktionen eksporter under indstillinger, dannes der en CSV-fil og vi kan bruge filen uden af nullerne foran vores varenumre forsvinder. Den funktion kan dog ikke generere alle de udskrifter, som vi har brug for. Vi har fået forskellige løsningsmodeller præsenteret:
- manuel kopiering over i excel, hvor vi forinden ændrer formateringen i excel (besværlig løsning, der kræver mange klik, specielt når vores varekartotek fylder 5 sider i oversigten og man skal klippe hver side for sig + kræver yderligere instruktion af medarbejdere og brugervenligheden mindskes)
- opsætning af formler i excel, hvor vi fortæller hvor mange cifre vores varenumre består af (duer ikke, da vores varenumre har forskellige antal cifre)
- Kobling af flere excelfiler, hvor der bruges eksportfunktionen og der i den fil indsættes formler, der henter fra filer fra "vis i excel" funktionen. Kan benyttes til sjældnere tilfælde, men brugervenligheden mindskes)

Når man har et varekartotek med mange linjer er der hårdt brug for at kunne håndtere filer i excel, både til intern brug og til ekstern brug. Vi skal fx. sende vores bestillinger til vore vareleverandører i excel og der må nullerne ikke forsvinde. Vi bruger fx. lageroptælling til intern kontrol og analyse og nullerne må ikke forsvinde.

Vi har foreslået en medarbejder hos e-conomic, om der ikke blot kan tilføjes en knap, der hedder "vis i excel - CSV" eller noget i den stil og hun har bedt os om at foreslå det her på forum, hvilket hermed er gjort. Vi har hårdt brug for funktionen.

Comments

Hej Pernille
Jeg har efterspurgt den samme funktion i mange år, men i forbindelse med feltet "stregkode". Det er desværre ikke noget e-conomic har ønsket at implementere, men nu er der måske håb forude.
Der må være andre derude, som også mangler dette!
Mvh
Finn
e-consultic.dk

Answer 1

Hej Pernille :)

I forhold til selve problemstillingen, så kan jeg se du allerede har styr på de alternativer, der findes til at løse dette. Derfor vil jeg ikke gå i dybden med det.

Jeg vil derfor fokusere på 'vis i excel - csv'.

Jeg kan sagtens forstå din undren i forhold til, at det virker under alle indstillinger, men ikke de andre steder.

Dette skyldes, at når du vælger at gøre det via alle indstillinger, så bliver der direkte dannet en fil i CSV-format.

Når du trykker de forskellige steder på 'vis i excel', så bliver der dannet en HTML-fil, som efterfølgende bliver 'smidt' over i excel. Det kan godt lade sig gøre fordi excel godt kan tage i mod dette format.

Når man gør det via HTML, så er sagen bare den, at formateringen undervejs mister de her 0'er. Det sker allerede inden der reelt bliver dannet en excel fil du kan arbejde med. Så uanset om vi laver filen på den nuværende måde, eller via CSV, så vil 0'erne ikke komme.

Jeg erkender dog, at dette er et problem og derfor har jeg prøvet at være lidt kreativ. Endnu et workaroud, jeg ved det, men dette kan være bedre end de andre. Jeg vil i hvert fald præsentere det, så kan du vurdere.

For at undgå at skulle kopiere, opsætte formler eller miste nuller, så skal vi først og fremmest undgå at arbejde i excel for at få dette til at passe. Vi skal finde en funktion til at hive data ud, uden at skulle kopiere og vi skal selvfølgelig beholde vores 0'er.

Alle de ting problemstillinger har jeg fundet en løsning på.

Man kan nemlig hive alt data ud ved at trykke 'udskriv' - her printer du til PDF, så du får hele udskriften som PDF-fil. Den fil kan herefter konverteres til excel. Så simpelt er det. Du har nu en excel fil med de rigtige data.

Det skal siges, at der finde rigtig mange konverteringsværktøjer til at gøre dette. Mange af dem koster en lille sjat penge, så det er ikke sikkert det er noget for jer. Der findes også gratis værktøjer, men jeg har endnu ikke kunne finde en gratis model, der opfylder behovet fuldstændig. Jeg er kommet meget tæt. 0'erne bliver gemt i formatering, så alt ser rigtigt ud, men i en kategori, som hedder speciel. Kategorier er det man typisk kender som tekstformat, talformat, datoformat osv.

Som sagt er jeg klar over vi endnu en gang er ude i et workaround, og det er ikke sikkert der findes en gratis løsning derude, som er god nok, men hvis i forvejen har et program til at lave denne konvertering, så kan det være vejen frem jer :)

Det var noget af en forklaring og den løser måske slet ingenting, men for at opsummere sagens kerne, så er i nødt til på den ene eller anden måde at være lidt kreative for at løse problemet. Hvilken løsning, der er bedst for jer må i helt selv vurdere.