Kreditnotaer

Question

Jeg har fået bekræftet fra vores keyaccount manager, at dette er tilfældet (se nedenfor) - det er jo helt håbløst, og ville være en god ide, at få rettet til, så E-conomic også vidste hvad en kreditnota var, og i hvilke sammenhænge det kunne være relevant at håndtere sådan en fætter - f.eks., at en kreditnota på 150 kr. kunne modregnes i betalingsforslaget/-filen, når der køres leverandørbetalinger:

------------

Hej Martin,

Længe siden – men denne her måtte jeg altså lige smide afsted på en mail til dig.

”Vores system er slet ikke gearet til, at håndtere kreditnotaer – så det er sådan lidt en cowboyderløsning, for at vi overhovedet kan håndtere det”.

Håber hun og vi har misforstået noget – ellers er det da noget af det mere tåbelige jeg har hørt. Ellers er vi i øvrigt glade for E-conomic, men mon ikke dette skulle lidt op på to-do-listen i udviklingsafdelingen, hvis det virkelig er korrekt.

Som vi har forstået det, så er e-conomic pt ikke rigtig lavet til, at kunne modregne kreditnotaer i betalinger.

-Betalingsform skal være ”bankoverførsel”

-Der skal være et iban nr (selv på danske)

-Kreditnota skal være bogført samme dato som faktura.

Intet af det giver mening i en normal hverdag med fakturaer, kreditnotaer og betalinger, hvor  man også gerne skulle kunne modregne en kreditnota, på en del af et fakturabeløb.

De 2 første punkter kunne løses ved, at smide det på leverandøren, men det med datoen er helt hat og briller når vi også automatisere vores bilagsflow.

Pt har vi derfor noget underligt manuelt kørende med 0-betalinger i bankkladden/betalingsforslag og noget manuelt +/- ifm betalinger.

Answer 1

Hej Stig :)

Jeg kan godt se din problemstilling i forhold til at kombinere betalinger og kreditnota.

Der er to problemstillinger som jeg vil beskrive herunder.

Som du er inde på, så er det muligt at kombinere bankoverførsler og IBAN. De skal dog have samme betalingsdato. Dette er i mange tilfælde sat til forfaldsdato. Det giver egentligt meget god mening, da man ikke kan kombinere en betaling, der bliver lavet til den fx 01.10.2017 og d. 24.10.2017. Det er derfor du har fået at vide, at de skal være samme dato.

Der beder du om at få dannet en fil, hvor betalingen ligger forskelligt og derfor ville det være forkert at kombinere dem. Du kan sammenligne det med, at det der var to betalinger. Lad os antage du betaler 2x 1000 kr. Den ene d. 01.10.2017 og den anden d. 24.10.2017.

Skulle den så betale 2000 kr på en af dagene? Der vil mit svar være, at den skal dele det op, for det er det man har fortalt systemet den skal. Derfor kombinerer vi ikke betalinger med forskellig betalingsdato. Hvis du vil kombinere disse, så kan det dog sagtens løses. Du skal blot bede systemet om at lave betalingen på samme dato.

Det gør du ved at sætte opsætningen for betalingsdato til at være den samme. Et eksempel d. 24.10.2017. Du gør det ved at sætte opsætningen til: 'foretag alle indbetalinger den 24.10.2017'. Så vil den kombinere betalingerne, da de nu skal betales samme dag. Dette vil løse din udfordring i forhold til at lave bankoverførsler og IBAN, også selv om kreditnota er bogført en anden dag.

 

Den anden del er i forhold til de andre betalingstyper med et specielt betalingsID. Det er ikke muligt at kombinere disse. Dette skyldes, at de får et individuelt nummer og hvis man kombinerer disse, hvilke/hvilket nummer skal betalingen så referere til? Man kunne måske gå ind og kigge på, hvilke der er udlignet med hvilke faktura, og så kigge på restbeløbet. Her kan der være udlignet lidt forskelligt på kryds og tværs af faktura og kreditnota og lige pludselig er restbeløbet måske fordelt på mange forskellige faktura, eller på en. Dette giver en problemstilling i forhold til den del. En anden udfordring ligger i, at mange brugere danner betalingen før der er bogført og derfor vil denne mulighed ikke være til stede, da der ikke er udlignet.

Derfor er det ikke muligt at gøre dette ved disse betalinger med specifikt ID, men som sagt kan du sagtens gøre med bank og IBAN. Dette er uagtet, hvilken dato, der er bogført på :)

Comments

Det giver nok egentlig OK mening at man ikke kan gøre det fuld-automatisk, men jeg kan ikke se hvorfor det ikke skulle være muligt hvis man manuelt/ved egen kraft, har foretaget en delvis udligning af den faktura der skal betales.

---

Hvis vi går ned i den manuelle den, så kan man godt gøre det. Det kræver at man retter det i den fil systemet hiver ud. Det vi danner e-conomic er jo egentligt bare en fil, som bliver importeret i banken, hvis du mellem filen er dannet, og import til banken, går ind og rette beløbende, så kan du godt gøre dette.

Jeg har lavet en video, der viser det her:
https://www.screencast.com/t/1VleOCg4VVfG
Man skal dog være meget, meget opmærksom, hvis det bliver rettet på denne måde. De første par gange skal alle betalinger tjekke grundigt i banken inden de gennemføres for at undgå, at det går galt.
Jeg håber det giver mening, selvom filen godt kan være lidt svær at gennemskue.

---

Den løsning anvendes også i dag. Det virker. Men det er en cowboyløsning, som jeg ikke finder holdbar i det lange løb.

Det jeg i første omgang eftersøger/ønsker er, at systemet accepterer at man har foretaget en delvis udligning af en forfalden faktura, når filen genereres.

---

Jeg er enig, at det er en cowboyløsning.
Det vil dog for nu være den bedste løsning. Jeg kan godt se ideen i det andet, men jeg vil mene vi har forslag på betalinger, som jeg vil mene skaber mere værdi end dette for flere brugere.
Det er dog min nuværende vurdering, så hvis jeg ser en ændring af dette, så revurderes sagen selvfølgelig :)