Eksport til excel - "vis i excel" - foranstillede 0'er

Question

Vi har et stort behov for, at når vi står forskellige steder i e-conomic (mest lager), at vi får den rigtige formatering i excel, når vi trykker på knappen "vis i excel". Vi får ikke mulighed for aktivt at vælge, at varenummer-kolonnen skal formateres som tekst og ikke standard. Vi har behov for dette, da vi bruger at sende vores bestillinger til leverandører i excel og nogle af vores varenumre indeholder foranstillede 0'er. De må ikke få tabt i eksporten til excel. Det samme gør sig gældende for fx. lageroptælling. Formateringen er i forvejen korrekt opsat til kolonnerne med tal, så kan det ikke også lade sig gøre, at kalde kolonnen med varenummer tekst i stedet for standard? Vi skal som det mindste have en "advarsel", hvor vi selv kan ændre formateringen, inden filen åbnes i excel. Vores indkøbere skal bruge en enkel løsning, ikke noget "cowboy"-trick, som ellers godt kan fungere for mig som regnskabsansvarlig. Iflg. min direktør, har det tidligere været muligt, at aktivt ændre formateringen inden filen vises i excel. Kan det være ændre med Windows 10? På forhånd mange tak for hjælpen.

Answer 1

Hej Pernille :)

I forhold til at ændre dette direkte inde fra e-conomic, så har jeg snakket med vores teknikere før, hvor jeg fik forklaret, at det ikke er muligt at danne en fil, som tager foranstillede 0'er med. Så vidt jeg forstod, så skyldes det, at vi danner en HTML-fil, som vi efterfølgende bliver lagt over til excel. Derfor danner vi faktisk ikke en excel-fil i første omgang. Vi danner en HTML-fil, som passer til excel.

Dette gør, at formateringen ikke længere er gældende i excel-filen og du derfor ikke kan arbejde med formateringen herefter.

Dermed ikke sagt, at man ikke kan lave en fil med foranstillede 0'er. Det vil bare ikke fungere med det nuværende setup vi har. 

Derfor er den eneste løsning på nuværende tidspunkt et "cowboy" - trick. Du siger det ikke kan bruges. Jeg vil dog alligevel præsentere en løsning for dig. Jeg sad og testede det gennem, og denne måde at gøre det på, er stort set ligeså hurtig som at danne filen med 0 til at starte med.

Jeg har to løsninger. Den ene bruger du genveje på tastaturet og den anden bruger du musen mere.

Genveje:

Du går ind i din lageroptælling:

Trykker på ctrl. + a - nu har du markeret hele din liste.

Så trykker du på ctrl. + c - nu har du kopiret hele din liste.

Så går du over i excel.

Her sætter du kolonnerne til at være 'tekst' og trykker på ctrl. + alt + v og vælger den mulighed som hedder tekst.

Nu er listen flyttet over alle foranstillede 0'er kan ses korrekt.

Jeg vil skyde på, at det tager 30 sek, når man lige har prøvet det et par gange.

Med musen:

Du går ind i din lageroptælling:

Du markerer hele listen i lageroptællingen ved at trække musen ned over.

Så skal du højreklikke og vælge muligheden 'kopier'

Så hopper du over i excel.

Sætter kolonnerne til at være 'tekst'.

Her højre klikker du igen og indsætter teksten via denne mulighed:

Nu er listen flyttet over alle foranstillede 0'er kan ses korrekt.

 

Du kan selvfølgelig også kombinere de to, hvis du synes de enkelte step i, hvordan det hele klares er nemmere i den ene frem for den anden.

For syns skyld, så har jeg lavet en video her, der viser, hvor hurtigt det kan gå, når man lige har prøvet det et par gange. I videoen bruger jeg genveje. Derfor kan du ikke se, hvad jeg klikker på, men jeg håber min guide giver mening i forhold til, hvordan det kan klares. Sig endelig, hvis der er noget som ikke giver mening :)

 

 

Comments

Bare lige for en god ordens skyld, så virker din løsning med genveje først, når du har valgt formatering i excelarket til tekst før man klipper ind med ctrl + alt + v. Jeg kan se, at det har du gjort på forhånd i din video, men det var blot ikke med i beskrivelsen  bare hvis andre skulle prøve sig frem

---

Du har fuldstændig ret. Det fik jeg ikke skrevet med. Jeg retter det i min beskrivelse.

Mange tak for at gøre mig opmærksom på det :)

---

Jeg kunne godt tænke mig en lidt mere detaljeret forklaring på, hvorfor det ikke er muligt for jer at formatere kolonnen som tekst.

Det virker som en lidt mærkelig genvej I tager, at konvertere fra HTML, når nu OpenXML formatet er så åbent og veldokumenteret. Der findes utallige libraries i kunne implementere, så I kan generere "ordentlige" Excel filer.

---

Hej Christoffer - jeg beklager den lange svartid.

Jeg har været i gang med at undersøge tingene i forhold til det du skriver og jeg føler ikke selv, at jeg har fået nok information til at kunne svare ordenligt på dit spørgsmål. Derfor har du ikke fået svar endnu.

Jeg skal nok vende tilbage, når ved lidt mere.

Så du er ikke glemt :)

---

Det er helt i orden :)

---

Hej Christoffer.

Jeg har gravet lidt i, hvad vi gør og hvorfor vi gør det. Samtidigt har jeg prøvet at undersøge, hvad vi kan gøre anderledes.

Først og fremmest så vil jeg sige, at du kan have en pointe med OpenXML. Det ville kunne løse udfordringen. Jeg har samtidigt prøvet at kigge på HTML - det der kan vi måske løse problemstillingen.

Det er sådan, at det ikke er mig personligt, der laver disse ændringer, så jeg skal have snakket om det med mere kompetente folk omkring sagen.
Jeg har forsøgt og gå lidt videre ved at tage en dialog direkte med microsoft omkring, hvordan vi kunne løse det og det virker som vi skal kigge på enten at lave det helt om, eller få en html-tabal, hvor det er defineret som tekst og ikke som et tal, da et tal med foranstillede 0'er ikke er et 'rigtigt tal'.

Jeg kan ikke love dig noget omkring en løsning, men jeg vil prøve at præsentere det videre til de folk, der sidder med det :)

---

Hej Jesper

Mange tak for den store indsats. Det er rigtig god support, synes jeg!

Så må vi bare se, om det får høj nok prioritet til at der kan gøres noget ved det.

Igen, mange tak :)


- Christoffer Bader

---

Det var så lidt! :)

Jeg skal som sagt nok tage den videre og prøve at se, hvad vi kan gøre. Rigtig god weekend :)

---

Hej Christoffer :)
Jeg har fået vendt og drejet dette med vores udviklere.
I forhold til, hvad vi gør herinde fra nu, så har jeg som tidligere beskrevet undersøgt de forskellige muligheder for at ændre dette.
Den løsning, som ville passe bedst ind i vores nuværende setup ville være at tvinge HTML-filen til tekst kolonner, hvilket vil gøre at 01234 ikke vil blive betragtet som et tal, men som tekst og derfor rent faktisk ville stå 01234 og ikke 1234.

Det ville godt kunne lade sig gøre, men så står vi en situation, hvor der findes brugere, som gerne vil have at vi biholder det nuværende format. Derfor kan vi ødelægge andre rapporter og arbejdsgange for at forbedre dette. Derfor er det blevet afvist at arbejde i retning mod at tilpasse HTML-filen.
Du beskriver også denne den med OpenXML og jeg må indrømme jeg ikke er ekspert, så derfor snakkede jeg også med mere kompetente personer om dette. Det skulle være en stor opgave, som ikke matcher den værdi vi skabe for andre brugere i andre dele af programmet.

Jeg må derfor meddele, at vi ikke vil arbejde videre med sagen på nuværende tidspunkt.

---

Hej Jesper

Mange tak for dit svar.
Kan man ikke tilføje en simpel valgmulighed ved eksport, om det skal være tekstkolonner eller "standard"?

---

I teorien kan jeg ikke se noget problem i det. Så jo, det kunne man godt. Det er jo en oplagt mulighed som jeg ikke havde med i min præsentation af problem. Spørgsmålet er, hvor stor en opgave det ville være at lave på alle rapporter.
Jeg kan ikke love noget, men hvis vi skulle gå efter dette, hvilke rapporter er så relevante at give denne mulighed på?
Det kan være vi har ens setup for alle og derfor kan ændre alle over en gang en omgang, men det er just in case, så jeg kan lave en prioriteringsrækkefølge over, hvilke der er mest relevante :)

Jeg har umiddelbart lageroptælling som den mest oplagte, men der må I gerne byde med andre tanker :)

---

Også finanslagerværdi. Og bestillinger. Generelt har vi behov for funktionen, hvor man eksporter varenumre til excel - det kan også være åbne ordrer, salgsfakturaer osv. Vi har mest brug for finanslagerværdi.