Eksport til excel - "vis i excel" - foranstillede 0'er

Question

Vi har et stort behov for, at når vi står forskellige steder i e-conomic (mest lager), at vi får den rigtige formatering i excel, når vi trykker på knappen "vis i excel". Vi får ikke mulighed for aktivt at vælge, at varenummer-kolonnen skal formateres som tekst og ikke standard. Vi har behov for dette, da vi bruger at sende vores bestillinger til leverandører i excel og nogle af vores varenumre indeholder foranstillede 0'er. De må ikke få tabt i eksporten til excel. Det samme gør sig gældende for fx. lageroptælling. Formateringen er i forvejen korrekt opsat til kolonnerne med tal, så kan det ikke også lade sig gøre, at kalde kolonnen med varenummer tekst i stedet for standard? Vi skal som det mindste have en "advarsel", hvor vi selv kan ændre formateringen, inden filen åbnes i excel. Vores indkøbere skal bruge en enkel løsning, ikke noget "cowboy"-trick, som ellers godt kan fungere for mig som regnskabsansvarlig. Iflg. min direktør, har det tidligere været muligt, at aktivt ændre formateringen inden filen vises i excel. Kan det være ændre med Windows 10? På forhånd mange tak for hjælpen.

Answer 1

Hej Pernille :)

I forhold til at ændre dette direkte inde fra e-conomic, så har jeg snakket med vores teknikere før, hvor jeg fik forklaret, at det ikke er muligt at danne en fil, som tager foranstillede 0'er med. Så vidt jeg forstod, så skyldes det, at vi danner en HTML-fil, som vi efterfølgende bliver lagt over til excel. Derfor danner vi faktisk ikke en excel-fil i første omgang. Vi danner en HTML-fil, som passer til excel.

Dette gør, at formateringen ikke længere er gældende i excel-filen og du derfor ikke kan arbejde med formateringen herefter.

Dermed ikke sagt, at man ikke kan lave en fil med foranstillede 0'er. Det vil bare ikke fungere med det nuværende setup vi har. 

Derfor er den eneste løsning på nuværende tidspunkt et "cowboy" - trick. Du siger det ikke kan bruges. Jeg vil dog alligevel præsentere en løsning for dig. Jeg sad og testede det gennem, og denne måde at gøre det på, er stort set ligeså hurtig som at danne filen med 0 til at starte med.

Jeg har to løsninger. Den ene bruger du genveje på tastaturet og den anden bruger du musen mere.

Genveje:

Du går ind i din lageroptælling:

Trykker på ctrl. + a - nu har du markeret hele din liste.

Så trykker du på ctrl. + c - nu har du kopiret hele din liste.

Så går du over i excel.

Her sætter du kolonnerne til at være 'tekst' og trykker på ctrl. + alt + v og vælger den mulighed som hedder tekst.

Nu er listen flyttet over alle foranstillede 0'er kan ses korrekt.

Jeg vil skyde på, at det tager 30 sek, når man lige har prøvet det et par gange.

Med musen:

Du går ind i din lageroptælling:

Du markerer hele listen i lageroptællingen ved at trække musen ned over.

Så skal du højreklikke og vælge muligheden 'kopier'

Så hopper du over i excel.

Sætter kolonnerne til at være 'tekst'.

Her højre klikker du igen og indsætter teksten via denne mulighed:

Nu er listen flyttet over alle foranstillede 0'er kan ses korrekt.

 

Du kan selvfølgelig også kombinere de to, hvis du synes de enkelte step i, hvordan det hele klares er nemmere i den ene frem for den anden.

For syns skyld, så har jeg lavet en video her, der viser, hvor hurtigt det kan gå, når man lige har prøvet det et par gange. I videoen bruger jeg genveje. Derfor kan du ikke se, hvad jeg klikker på, men jeg håber min guide giver mening i forhold til, hvordan det kan klares. Sig endelig, hvis der er noget som ikke giver mening :)

 

 

Comments

Det var så lidt! :)

Jeg skal som sagt nok tage den videre og prøve at se, hvad vi kan gøre. Rigtig god weekend :)

---

Hej Christoffer :)
Jeg har fået vendt og drejet dette med vores udviklere.
I forhold til, hvad vi gør herinde fra nu, så har jeg som tidligere beskrevet undersøgt de forskellige muligheder for at ændre dette.
Den løsning, som ville passe bedst ind i vores nuværende setup ville være at tvinge HTML-filen til tekst kolonner, hvilket vil gøre at 01234 ikke vil blive betragtet som et tal, men som tekst og derfor rent faktisk ville stå 01234 og ikke 1234.

Det ville godt kunne lade sig gøre, men så står vi en situation, hvor der findes brugere, som gerne vil have at vi biholder det nuværende format. Derfor kan vi ødelægge andre rapporter og arbejdsgange for at forbedre dette. Derfor er det blevet afvist at arbejde i retning mod at tilpasse HTML-filen.
Du beskriver også denne den med OpenXML og jeg må indrømme jeg ikke er ekspert, så derfor snakkede jeg også med mere kompetente personer om dette. Det skulle være en stor opgave, som ikke matcher den værdi vi skabe for andre brugere i andre dele af programmet.

Jeg må derfor meddele, at vi ikke vil arbejde videre med sagen på nuværende tidspunkt.

---

Hej Jesper

Mange tak for dit svar.
Kan man ikke tilføje en simpel valgmulighed ved eksport, om det skal være tekstkolonner eller "standard"?

---

I teorien kan jeg ikke se noget problem i det. Så jo, det kunne man godt. Det er jo en oplagt mulighed som jeg ikke havde med i min præsentation af problem. Spørgsmålet er, hvor stor en opgave det ville være at lave på alle rapporter.
Jeg kan ikke love noget, men hvis vi skulle gå efter dette, hvilke rapporter er så relevante at give denne mulighed på?
Det kan være vi har ens setup for alle og derfor kan ændre alle over en gang en omgang, men det er just in case, så jeg kan lave en prioriteringsrækkefølge over, hvilke der er mest relevante :)

Jeg har umiddelbart lageroptælling som den mest oplagte, men der må I gerne byde med andre tanker :)

---

Også finanslagerværdi. Og bestillinger. Generelt har vi behov for funktionen, hvor man eksporter varenumre til excel - det kan også være åbne ordrer, salgsfakturaer osv. Vi har mest brug for finanslagerværdi.