Integrér indkøbsordrenummer som en fast mulighed

Question

Vi har flere og flere kunder, hvor det er krav at vi angiver PO-nummeret på fakturaen. For at mindske fejl vil det så ikke være en idé at inkludere en mulighed for at tilføje et indkøbsordrenummer i e-conomic, i et felt der hedder noget a la dette ("Indkøbsordrenummer")?

Lige nu kan man kun tilføje PO-numre via et "hack" - altså benytte allerede eksisterende felter, som egentlig er påtænkt andre formål. Vi er eksempelvis nødsaget til at benytte "internt konteringsnummer" ("øvrig reference" har vi i brug til noget helt tredje).

Der er især to kritiske problemer ved den nuværende model.

1) Hvad gør vi den dag vi rent faktisk får brug for at angive et internt konteringsnummer.

2) Der er stor risiko for at lave fejl - at der kommer til at stå noget underligt på fakturaen, når den enkelte konsulent skal huske på hvilket felt PO-nummeret skal indtastes i (og dette langt fra er intuitivt).

Answer 1

Hej Rune

 

Jeg kan godt se, at det virke lidt forvirrende, at feltet hedder øvrig ref. og det derfor godt kan ligne, at du ikke har et felt til PO-nummer.

Sagen er faktisk den, at øvrig ref. er tiltænkt PO-nummer, og det er det felt du skal bruge. Det er ikke et ’hack’, at bruge feltet til dette. Hvis du taster i øvrig ref og sender via EAN vil det felt modtageren får være ’OrderReference – ID’, hvilket giver mening i forhold til, at det er reference til en ordre.

Derfor vil jeg afvise dit forslag omkring at lave et felt til PO-nummer, da dette allerede eksistere som øvrig ref.

 

Det løser dog ikke dit problem og jeg vil derfor høre lidt nærmere indtil, hvad du bruger øvrig ref. til? Så kan vi kigge på en løsning til, hvad vi kan gøre for at frigive dette felt til PO-nummer. Jeg kan se du nævner noget med et internt konteringsnummer, men jeg er ikke helt sikker på, hvad du mener. Derfor ville det være helt perfekt, hvis du ville uddybe lidt, så vi kan finde den bedste løsning.

 

Jeg ser frem til at høre fra dig

Comments

Hej Jesper,

I dag benytter vi feltet Internt Konteringsnummer til angivelse af PO-numre. Det er jeg blevet vejledt til, da vi allerede har Øvrig Refference i brug.

Øvrig Refference bruger vi som et post-fix. Altså, her indsætter vi vores interne kode som kategoriserer hvorledes fakturaen indeholder Konsulentydelser, IT-udvikling eller Licens. Dette skal fremgå eksplicit af fakturaen for vores revisors skyld - således at hun hurtigt har et overblik over hvilken ydelse fakturaen omhandler.

---

Hej igen

Jeg kan godt se, at det er smart at have det i øvrig ref., så overblikket bliver bedre.

Der er dog et andet felt, som giver samme overblik som øvrig ref. Det er overskriften. Ville i kunne bruge den til at kategorisere? Det er stort set samme sted i skal skrive det, så det vil ikke forværre jeres arbejdsgang.
Det kan dog være i allerede bruger overskriften, men måske det i skriver i overskriften så kunne flyttes til et andet felt, som ikke behøver vises i oversigten? :)

---

Vi benytter ikke overskriftsfeltet.

Hvis vi skriver noget i overskriften nu, så fremgår det med stor fed skrift til venstre for de øvrige fakturainformationer. For at dette vil give mening for os skal dette over og stå sammen med de øvrige information (fakturanummer, fakturadato, etc). Sådan at der vil stå:

Invoice no. ..... : XX
Date of invoice ..: xxxx
Client no. .......: xx
Page .............: x/x

Type .............: Our post-fix <- det er altså her overskriften skal ind (navngivet som type)
Our ref. .........:

---

Hej Rune :)

Selve layoutet på fakturaen kan sagtens tilpasses, så overskriften kan bruges på lige fod med øvrig ref. Derfor vil jeg sige, at det måske er en løsning i kan bruge.

Ud over designet på fakturaen, er der så andre udfordringer i at bruge den model jeg har givet jer? Jeg kan ikke umiddelbart se, at der er noget, men lad mig høre, hvad du siger til det :)