Vedhæftning af filer til ordre

Question

Der er mulighed for at vedhæfte dokumenter til ordrer i e-conomic, og det er en super god funktion, som hjælper til dokumentation og gavner arbejdet, når flere medarbejdere samarbejder om ordrer.

Imidlertid er det ikke smart i alle tilfælde, at disse dokumenter ryger med ud til kunderne, når man sender en ordrebekræftelse. I vores tilfælde er der tale om interne dokumenter, som vi gerne vil lægge ved ordrerne.

Derfor - kan man ikke skabe mulighed for at fravælge, at disse dokumenter sendes med ordrebekræftelsen. Evt. som grundindstilling under "Alle indstillinger"..?

Answer 1

Hej 323482,

Jeg har muligvis en løsning til dig, hvis jeg kan få lov til at se din arbejdsgang?

Ring til mig.

/Antonio - Insight Office - +45 2113 0603

Comments

Antonio, den mulighed vil jeg også gerne vide. Hvis man vil overgå til papirfrit firma er det vigtigt vi kan vedhæfte bilag til fakturaer, men IKKE så kunden får alle bilag. F.eks. også efter fakturaen er bogført.

---

Hej igen,
Vi kan vedhæfte faste bilag til kunder uden at du sender alt med. Det hele foregår i din Microsoft Outlook. Ring hvis du vil se løsningen.

Answer 2

Hej Anita
Tusinde tak for dit indlæg 

Jeg kan helt sikkert følge tanken om det ikke er smart hvis vores funktion til, at vedhæfte filer til en ordre til kunden anvendes til interne bilag. Funktionen vi har er lavet til, at du kan vedhæfte en udspecificering eller lign. Som skal sendes med til kunden.

Nu kan jeg se, at vores app partner Ant Text har kommenteret og måske har en løsning. Det lyder dog også til mig, at det er en form for kundestyring/ordrestyring i har brug for i jeres arbejdsgang.

Disse interne bilag som i gerne vil kunne lægge til ordren skal de kunne findes frem igen? Og i hvilket scenarie.
Jeg kunne også rigtig godt tænke mig, at høre lidt nærmere beskrevet til hvordan i anvender disse interne bilag i forbindelse med en ordre – hvor kunden ikke skal have det med.

Jeg ser frem til, at høre nærmere fra dig. 

Comments

Hej Andreas,
Der kan være tale om e-mails, hvori der ligger forklaringer til ordren. Og dermed ikke information, der skal med ud til kunden - det er til internt brug. Andre gange er det simpelthen ordren, vi har modtaget, som skal hæftes ved, således at de personer, der er involveret i ekspeditionen af ordren, kan se, hvad grundlaget er.

Answer 3

Hej Anita 

Det giver mening for mig, at i gerne vil have den nødvendige dokumentation i form af jeres ordre og ordrestyringen.

 

Det lyder dog til for mig, at i med fordel kunne anvende et lidt mere udvidet ordrestyringssystem eller et kundestyringssystem hvor i vil kunne beholde historikken og interne oplysninger.

Vi har rigtig mange samarbejdspartnere som har lavet nogle super kundestyringsprogrammer som kan integreres til e-conomic og derved spille sammen. I stedet for, at vi laver en halvfærdig løsning med, at i kan vedhæfte bilag til en ordre som en kunde ikke skal modtage så er jeg mere tilhænger af, at foreslå i tager det ”bedste fra to verdener” – Du kan se alle vores kundestyrings(CRM) partnere her

Der ligger selvfølgelig rigtig mange funktioner i sådanne CRM systemer men jeg oplever også der er rigtig meget at hente ved, at gøre brug af det.
Du kunne bl.a. prøve, at tage et kig på vores app partner web CRM

En alternativ løsning kunne være ant text som har givet dig et svar længere oppe med, at de måske har en løsning på det.

Vi kigger desværre ikke på, at give mulighed for, at indsætte interne dokumenter til ordre/tilbud/fakturaer direkte på dem. Det er til vedhæftning af udspecificeringer som kunden skal modtage og derfor ønsker vi også, at arkivet i e-conomic viser det som kunden faktisk har modtaget.

Jeg håber selvom vi ikke arbejder videre med forslaget, at du i hvert fald har fået nogle andre mulige løsninger som kan jeg hjælpe dig og virksomhedens arbejdsgang.
Endnu engang tusinde tak for, at du har delt dit forslag her på vores forum