Afdeling på debitorer til forsimpling af fakturaudskrivning

Question

Ville det være muligt at der på debitorer var påført afdeling.

Dette for at, hvis afdeling var påført debitor, man slap for at skulle påføre afdeling på hver enkelt fakturalinie, i de tilfælde hvor afdelingsregnskabet var kundeafhængig og ikke finanskontoafhængig

Comments

jeg har så lige fundet ud at så kan man jo bare lave et varenummer for hver afdeling som man skriver ud.
Kunden er jo ligeglad med varenummeret :-)

Answer 1

Hej Jimmy
Tak for dit indlæg og forslag her på vores forum 
 

Det ligger ikke i planen, at udbygge vores afdelinger på fakturaer således det kan vælges på ”debitor” / ”faktura” niveau. Hele motoren bag modulet er, at afdeling bliver bogført på linjeniveau og derfor skal det angives på hvert fakturalinje fordi det også er sådan systemet bogfører posteringerne.

Det vil være en ret krævende opgave, at ændre afdelingsregnskabet til, at være debitor bestemt og ikke finanskonto / fakturalinje bestemt.

Det betyder, at jeg giver indlægget tagget ”implementeres-ikke” da det ikke er et område vi har i planen, at udbygge på.
Du skal stadig have en stor tak for, at have delt det her på vores forum så det er til syne for andre kunder.

Comments

Hej E-conomic,

Jeg har lige givet dette forslag en stemme, da vi bruger rigtig meget tid på at sidde og taste afdelingsnumre ind på hver linie. Vi laver aldrig en faktura med forskellige afdelinger på forskellige linier, ligesom hver debitor tilhører en bestemt salgsafdeling. Så det ville virkelig spare os for megen spildtid hvis man kunne påføre en debitor en bestemt afdeling.

Vi bruger også lagermodul, så jeg vi kan desværre ikke bruge løsningen, som foreslået i kommentaren herover med at oprette forskellige varer. til forskellige afdelinger.

Jeg er på ingen måde IT kyndig, så det kan godt være mit forslag til løsning her under er helt skæv, men nu får I den alligevel;)

Hvis "motoren" bag funktionen er, at afdeling bliver påført på varelinie niveau, kunne man så ikke lave en funktion, som autoudfylder afdeling under hver linie, hvis man har valgt at udfylde en ny oprettet "afdelingsbox" under den enkelte debitor?

 

Det ville lette os for mange timers arbejde, samt reducere antallet af fejlkilder, hvis der blev fundet en løsning på problematikken.

 

På forhånd tak for at I kigger ind på problematikken,

 

De bedste hilsner,

 

Peter N. Dupont, CEO

The Coffee Collective A/S

---

Hej Peter,

Super fedt du går ind og deler dine tanker med os! Til at starte med, så vil jeg gøre dig opmærksom på, at du under abonnenten kan sætte en fast afdeling på, så den kommer på alle linjer. Det er ikke fast på kunden. Hvis du opretter kunden som ny abonnent, så skal det påføres igen.

Du gør det under salg -> abonnement -> vis abonnenter -> rediger abonnent -> skriv afdeling.

---

Hej Jesper,

Tak for svaret.

Vi bruger pt. ikke abonnements modulet, men det vil jeg gerne kigge på hvis det kan hjælpe med problematikken.

Jeg har lige hurtigt læst jeres wiki om modulet og har to afklarende spørgsmål der til

1) Vi lægger altid ordrer ind under "ordre", mens vi producerer og pakker de pågældende varer, så det vil vi også gøre med abonnementerne. Når abonnementerne er kørt og ordrerne ligger under "ordrer", kan vi da frit ændre linierne på ordren, som var det en almindelig ordre? Kan vi fx. slette abonnementsvaren på en ordre og tilføje andre varer istedet?

2) og hvis vi tilføjer nye varer, vil de så stadig være påført det samme afdelingsnr. som abonnementsvaren?

Vh

Peter

---

Hej Peter,

Super godt du følger op. Jeg kan godt se, at du ikke har skrevet noget om abonnementsmodulet. Der var jeg ikke lige helt skarp her mandag morgen 

Det kunne dog være ret fedt, hvis det alligevel løser udfordringen. Du kan sagtens oprette abonnementet til en ordre, der efterfølgende kan rettes. Rettelsen vil dog ikke automatisk indeholde afdelingen, som er angivet på abonnenten. 

Jeg ved ikke helt om det vil være en brugbar løsning for jer, hvis i alligevel skal rette det til bagefter. Det vil jeg lade dig vurdere :)  

---

Nå det var ærgerligt. Vi har mange tilbagevendende kunder så på den måde kunne abonnement godt fungere. Men det er forskelligt hvad de bestiller fra gang til gang, så hvis ikke afdeling automatisk tilføjes ny påførte varer er vi lige vidt, desværre.

Har du andre forslag?

---

Nej desværre.. Jeg har prøvet at klikke rundt og finde på små tricks til at løse det. Der er ikke noget, som fungerer efter hensigten.

Jeg vil derfor sige, at den bedste løsning stadig er at taste det på hver enkelt varelinje. Du kan lave en tvungen afdeling på alle omsætningskonti, eller dem du ønsker. På den måde sikrer du dig, at der påføres afdeling. Der vil simpelthen ikke kunne bogføres uden, men det vil stadig kræve i sætter afdeling på fakturalinjerne.

---

Hej Jesper,

Nå men tak for at du kiggede på alternative muligheder. Det ligner situationen er den samme, så vil du ikke lige svare på dette spørgsmål:

 

Hvis "motoren" bag funktionen er, at afdeling bliver påført på varelinie niveau, kunne man så ikke lave en funktion, som autoudfylder afdeling under hver linie, hvis man har valgt at udfylde en ny oprettet "afdelingsbox" under den enkelte debitor?

 

Det ville lette os for mange timers arbejde!

 

Tak

 

 

 

---

Det ville være løgn at sige, at vi ikke kunne lave det.

Omvendt vil jeg også sige, at vi har en del forslag liggende, hvor en del brugere har ytret deres ønske omkring andre forslag.

Jeg vil for nu ikke afvise dit forslag. Jeg vil sætte det til overvejes og så tager vi et kig på det herinde. Det betyder altså ikke du skal regne med vi har en løsning klar lige rundt om hjørnet, men jeg vil hellere ikke afvise det her og nu.

---

ok, selvfølgelig må I prioritere hvad I kan nå hvornår, det har jeg fuld forståelse for.

Tak for at du sætter det overvejelse, det ville virkelig betyde meget for os.

Jeg hører meget gerne hvis/når det skulle komme videre.

---

Jeg er glad for, at du forstår vi er nødt til at prioritere.

Nu spurgte du om jeg havde andre bud på en løsning. Jeg har tænkt lidt over det og hvis man tager helt op i helikopteren og kigger på, hvorfor der i første omgang er afdeling på kunden, så kan jeg lige vurdere mulighederne igen.

Jeg lå her den anden dag og tænkte over, hvorfor man i første omgang ønsker afdeling på sine kunder, da langt de fleste i større grad bruger det internt til at holde styr på omkostninger/indtægter i afdelingerne eller områderne af virksomheden.

Hvad skal i bruge afdelingen til kunden på? Du beskriver en kunde hører til en bestemt salgsafdeling. Hvordan hænger det sammen og hvilket overblik ønsker du, at det giver jer? Hvis du har lyst til at beskrive det, så kan kan jeg måske komme med et bud på, hvordan jeres opsætning kan laves for at håndtere dette. Jeg kan ikke love noget, så du bestemmer selvfølgelig selv, men hvis du har lyst til at beskrive det, så skal jeg nok sætte hjernen i blød for at finde en anden løsning :)

---

Hej Jesper,

Tak for at du ligger hovedet i blød;)

Vi har en række kaffebarer, som hver har sin afdeling, vi har en webshop som er en afdeling og vi har et engrossalg som er sin egen afdeling. Det er de "salgsafdelinger" vi har og for hvilke vi kører afdelingsopdelt regnskab for at kunne se på indtægter/udgifter for hver afdeling.

For kaffebarene bogfører vi dagligt deres omsætning med deres afdelingsnr på og fakturerer dem ugentligt med afdelings nr på hver linie. Langt størstedelen af vores faktureringer er dog engroskunder og webshop kunder. Vi har fået lavet en integration fra vores webshop til e-conomic, som automatisk sætter webshoppens afd. nr. på hver vare linie, men da det vil være rigtig meget arbejde at skulle sidde og sætte afdeling på hver linie på hver faktura som vores engrossalg genererer, sætter vi pt. ikke afdelings nr. på engrossalgsfaktura. Det betyder at når vi trækker rapporter skal vi holde tungen lige i munden og kun trække dem på bestemte måder, når vi skal se på engrossalget specifikt og det begrænser os.

Vi kunne selvfølgelig bare begynde at sætte afdelings nr. på hver linie, men det vil kræve en del ekstra tid og da vores engroskunder alligvel altid vil skulle have det samme afdelings nr. (engrosafdelingen) påskrevet, var det at dette forslag var kom op på vores lystavle.

Uddyber det lidt hvordan vi ser problematikken? Og kan du se nogle alternative løsningsforslag?

---

Hej Peter,

Det giver mening.

Alle de salg i laver via faktura, kan vi måske godt finde en løsning på. Jeg er dog lidt i tvivl om, hvordan I bogfører salg fra kaffebarer.

Engros og webshop vil jeg antage i har, eller får løbende, oprettet kunder, hvor fakturaen rettes hen. Når i bogfører salg fra en kaffebar, har i så også kundestyring på dette?

Hvis i har dette, så kunne en alternativ løsning være at droppe afdelingerne.
Som jeg læser det, så er det udelukkende til at holde styr på salg. Når der kun er tale om afdelinger på salg, så kunne man dele sine kundegrupper op i afdelinger. I stedet for at trække en afdelingsrapport, så kan du trække en rapport per kundegruppe og se, hvor meget der er omsat for i den pågældende gruppe.

Lad os sige du så har 3 kundegrupper. En til kaffebarer, engros og webshop. Så trækker du en rapport på en bestemt kundegruppe og ser, hvordan salget ser ud. Hvis kaffebarerne skal have hver sin gruppe, så kan du selvfølgelig bare lave flere.

Den her løsning er dog afhængig af det indledende spørgsmål omkring, hvordan alt bliver bogført, da det kræver en kunde for at ramme en kundegruppe.

Det er en lidt anden måde at tænke på, så det er ikke sikkert det kan hjælpe dig, men jeg ville alligevel undersøge mulighederne. Hvis du har spørgsmål, eller der er dele af det, som gør du ikke kan bruge det - sig endelig til! :)

Jeg ser frem til at høre fra dig.