Ordre nummer ændres når faktura bogføres.

Question

Hej e-conomic

Vi har et problem med ordre numre som ændre sig når en ordre ændres til en faktura.

Vi opretter en ordre, f.eks. nr. 10, sender ordrebekræftelse til kunden, overfører til leverering, lageret udskriver pakkeseddel og følger seddel. Når varen er leveret, konverteres ordren til faktura og fakturaen sendes til kunden. Men på fakturaen står der nu, vedr. ordre nr. 11. ??

Det er en fejl i jeres system, vil i rette denne fejl, hurtigst muligt, da det er et stort problem i vores B2B salg, når vores fakturaer ikke refererer til en tidligere fremsendt og godkendt ordre.  

 

Med venlig hilsen

Søren Houlberg

Answer 1

Det er også et stort problem for os, da vi leverer til flere forskellige leveringssteder med samme faktureringsadresse.

Når disse kunder faktureres fra hovedkontoret mistes forbindelsen helt faktura og ordreseddel imellem.

Det skaber en masse ekstraarbejde for os da vi skal fremsende krydsreferencer. Og det virker ikke særligt professionelt.

Mvh

Kristian Jeberg

Answer 2

Hej Søren

 

Det er desværre et problem der opstod tilbage i 2011 hvor man gjorde det muligt at samle flere ordre til 1 faktura. Jeg kæmpede dengang for at få problemet løst men det endte ud med et par tilrettede skærmbilleder i stedet.....

 

Løsningen blev at benytte feltet "Øvrig ref" der følger med på alle dokumenter.

Det er dermed også forklaringen på at netop dette felt fremgår i overbliksdokumenterne på tilbud/ordrer/igangværende fakturaer

Feltet er i øvrigt også søgbar i arkivet af samme grund

 

Jeg har flere kunder der skriver ordrenummeret i feltet "Øvrig ref" og tilretter deres layout så der står ordrenr foran feltet selvom det reelt er øvrig ref.

Dermed kan du bibeholde dit "ordrenr" overfor kunden - det er ikke særlig elegant men det virker.....

Jeg kan kun være enig i at jeg synes det burde rettes som du skriver - men i mangel af bedre er ovenstående min bedste løsning

 

Hvis man vil læse lidt om diskussionen fra dengang kan den ses her =>

http://forum.e-conomic.dk/3322/feltet-ovrig-ref-pa-ordre-faktura?show=3328#a3328

Answer 3

Hvis man har vedtaget at lave en samlefaktura for flere ordrer bør(skal) tidligere ordrer vel fremgå af fakturaen ellers mistes forbindelsen helt mellem det fakturerede og leverede. Det burde være en smal sag at "rettet til" i systemet.

Når en kunde henvender sig refererer de som regel altid til en ordre.

Selv når jeg har læst den debat der er henvist til giver det ikke mening for en virksomhed at skulle taste manuelt ordrenummer (tastefejl, forglemmelse etc.)  Det er en ting som bør rettes.

Answer 4

Hej Søren, Kristian og Rene :)
Mange tak for forslaget her på vores forum.

 

Det er helt rigtig det i oplever, at når der overføres en ordre til faktura når der anvendes lagermodul så vil der står et andet "ordre" numre som reference da fakturaen får et nyt ordre nummer og det kan selvfølgelig skabe stor forvirring. 

 

Jeg er helt enig i, at det ville skabe størst overblik hvis den bibeholdt samme "ordre" nummer så der er samme reference igennem hele flowet fra ordre, levering til faktura. 
Men som Rene nævner så skyldes det bl.a. at der kan samles flere ordre til en faktura, der ligger også noget mere teknisk bag det.

Men jeg vil gerne tage forslaget med videre for, at høre nærmere hvad der er muligt rent teknisk for, at systemet kunne bibeholde det samme ordrenummer når der overføres til fakturering. Da jeg er også synes det ville give bedst mening.

 

Som René nævner så er det en mulighed, at anvende "øvrig ref." for, at sætte det i boksen øverst til højre under f.eks. faktura nummer men det vil give mere manuelt arbejde men er en løsning på problemet.
Jeg har en anden løsning som dog kræver, at i kan undvære, at referencen (ordrenummeret) står i øverst højre hjørne (under FAKTURA) men istedet for står som den første fakturalinje. 

 

Der er mulighed for, at sætte "vis overskrift for hver ordre:" når du "overfører til fakturering" (dette sker i ordre oversigten) men du har ikke mulighed for det hvis du "konvertere til faktura" (dette sker inde på en specifik ordre) 

 

Det er en super god funktion som jeg synes skaber fuldt overblik over hvilke ordre, fakturaen hænger sammen med. Især også hvis der. skal samles flere ordre til en faktura så vil overblikket bevares på fakturaen fordi det ses i fakturalinjerne hvilke ordre hvilke linjer hænger sammen med.

 

Det er den bedste løsning jeg kan give jer på nuværende tidspunkt og den skulle også være med til, at sikre, at fakturaen dokumentere "ordre referencen". Jeg vil her vise hvordan dette gøres.
 

Her markeres ordren i venstre side og der kan så trykkes på "overfør til fakturering" -->

Hvis der her sættes flueben i "vis overskrift for hver ordre" og der overføres til fakturering så vil der på fakturalinje 1 på fakturaen står ordre nr. (xx) af (ordre datoen) som det ses her.

 

Det betyder også, at der skal ændres i fakturalayoutet så der fjernes det forkerte og misvisende ordrenummer i feltet under "faktura." 

Det vil jeg også beskrive hvordan dette skal gøres og vi skal ind i salg --> opsætning --> design og layout --> tryk på ikonet "skabeloner" for den skabelonsamling du skal rette --> tryk på ikonet "layout" for faktura 

Så skal vi rette i de 2 bokse som står under "FAKTURA" som vises nedenunder

 

Der skal slettes to lidt forskellige tekster i hhv. højre og venstre boks.
 

I venstre boks skal følgende slettes: 
{ifdef-OrdreNr}Ordrenr. [...]{/ifdef-OrdreNr}

I højre boks skal følgende slettes:
{ifdef-OrdreNr}:  [OrdreNr]{/ifdef-OrdreNr}

 

Så vil der ikke stå det forkerte reference nummer under "FAKTURA" og nu vil i have overblikket over hvilke ordre nummer der hænger sammen med fakturaen i fakturalinjerne.

 

Det blev til et meget langt svar men jeg håber, at det er til, at overskue.
Det var for, at komme med en løsning for jeres problemstilling på nuværende tidspunkt så i ikke henviser til forkerte ordrenumre (som kunden ikke kender til) på jeres fakturaer men henviser til det rigtige ordrenummer.

 

Jeg vil sætte forslaget som overvejes og tage det med til vores prioriteringsmøde.
Hvis der er yderligere kommentarer eller spørgsmål til mit løsnings forslag så må i endelig give besked.

Comments

Dette med måden at sætte nr. på har jeg kommenteret flere gange.
Et af de store problemer med dette er at det ikke er mulig at søge på gamle ordre-nr. hvilket er nået vi tit gør.

Nået andet er at når du har lagt ordren til fakturering kan du ikke se ordre-nr. uden at skal ind på fakturaen. Ikke smart.

Den sætter automatisk ordre-dato på hvilket ikke er brugbart.(vi sidder manuelt og sletter den)

Nået helt andet og af ligevel ikke er at tilbud burde have sin egen nr.-serie. Det er lidt træls at når et gammelt tilbud bliver ordre at det så for et gammelt ordrenr. Der ved at man kan tro at vi har glemt en ordre. (vi køre alt efter nr.)

Hilsen
Nylev

Answer 5

Hej Søren, Kristian og Rene :)

 

Jeg skriver lige for at følge op sagen her.

Jeg vil medgive jer, at der er udfordringer i forhold til ordrenummereringen.

Andreas har giver jer en god forklaring af, hvilke muligheder i har, så den del vil jeg ikke komme ydeligere ind på, men i stedet give jer en afklaring på nuværende tidspunkt.

 

Det er blevet accepteret, at vi gerne vil kigge på hele opsætningen af dette. Det er dog en ret omfattende ændring af hele arbejdsgangen, som vil ramme rigtig mange af vores kunder. Der er derfor mange ting at tage højde for. Derfor er noget der kommer til at lægge ude i fremtiden. Jeg kan desværre ikke give jer en konkret tidshorisont. Jeg kan dog med sikkerhed sige, at det ikke bliver i 2017.

Pga. den lange tidshorisont, så vil jeg sætte forslaget som implementeres ikke. Det skyldes, at det kan være misvisende at sætte det som planlagt, når tidshorisonten er så lang.

I skal dog vide, at vi er klar over udfordringen og vi gerne vil gøre noget ved det. Det bliver bare ikke lige nu og her.

 

Mange tak alle tre for jeres tid og input her på vores forum. Rigtig god dag

Comments

Det her er også et stort problem for os og jeg vil derfor eftersom vi nærmer os enden på 2017 høre om i er kommet nærmere en løsning.
Eller blot en tidshorisont på hvornår i forventer denne grundlæggende fejl rettet.

For os er det ikke blot som tidligere beskrevet et problem at sporbarheden / søgefunktioner begrænses betydeligt så når kunder kontakter os skal vi lede efter tilhørende faktura til ordrenumrene frem for blot at kunne slå dem op i arkivet.

Vi har et tilhørende problem i forhold til leveringsperformance som vi har meget bøvl med at kunne lave på en fornuftig måde da de ordrenumre som fremgår ved CSV udtræk af faktura for en given periode ikke stemmer overens med de originale ordrenumre som vores leverandører anvender.

Dette giver meget ekstra arbejde og er yderst frustrerende.

Håber i snart vil prioritere at få lavet en løsning på dette

Mvh
Henrik Bruun

---

Hej Henrik :)
Jeg er med på, at dette er en problemstilling for mange af jer brugere og jeg kan godt forstå forvirringen omkring, at ordrenumrene ikke altid er til finde rundt i.

Som udgangspunkt er vi ikke kommet en nærmere tidshorisont, men jeg kan se på sagen der er oprettet herinde, at der er på brugerfladen blevet lavet nogle tanker og ideer til, hvordan det kan løses. Det er dog blot billeder lavet af en UX designer, så der er intet kode bagved systemet til at bakke det op, men det betyder, at det er en sag vores teknikere er klar over er et problem.

Jeg ved ikke om det hjælper dig ret meget, da selve kodningen og implementeringen ikke er planlagt, men status er altså, at vi har kigget på løsninger på problemet, men denne løsning ikke er blevet bygget endnu.

---

Vi er også stærkt udfordret af problemet. Det er meget problematisk at vi ikke kan finde tilbage til en ordre, når en kunde ringer og spørger til en faktura. Vi kan ikke bruge "Øvrig ref" da vi bruger den til anden vigtig info til vores kunder. Er det fortsat sådan, at hvis man bruger mulighed " vis overskrift for hver ordre" at så mister man søgefunktionen ved fremfinding af fakturaer ud fra et oplyst ordrenummer?

---

Hej Pernille,

Jeg vil sige både ja og nej. Hvis fakturaen er bogført, så kan du ikke søge det frem. Hvis den ligger som igangværende faktura, så kan du vælge at udvide alle linjer, så alle fakturalinjerne kommer til syne. Der kan du bruge ctrl. + f og så søge efter ordrenummeret. På den måde vil du kunne den linje, hvor overskriften indeholder ordrenummeret.

Hvis den er bogført, så er det kun, hvis man har konverteret en ordre til en faktura, at det kan findes. På den måde vil dog miste fluebenet med at bruge en fakturalinje som ordrenummeret. Du kan selvfølgelig sætte det på manuelt, men det er ikke automatisk og du vil kun kunne overføre en ordre til en faktura. Jeg tror derfor ikke det er en mulighed for dig.

Hilsen Jesper

---

Hej Jesper

Er der kommet en løsning på problemet?

---

Hej og tak for dit spørgsmål,

For at gøre en lang historie kort, så nej. Der er ikke fundet en løsning 

Hilsen Jesper Mieritz