Slet debitor-delen af OCR-linjen når fakturaen er i en kladde tilstand

Question

Hej E-conomic

En mine eco-kunder (som ikke vidste bedre) har desværre udskrevet faktura-kladder (med girokort i) og har sendt dem til kunderne.

 

Det giver jo et kæmpe rod, fordi OCR linjen ændres alt efter fakturaens tildelte nummer. Og skydes der en anden faktura ind, som så peger girokort-faktura-kladden (som er blevet udskrevet og fejlagtigt sendt til kunden) på den forkerte faktura.

 

Det vil så sige, at kunderne ligger og betaler hinandens regninger. Det er desværre sket hen over nogle måneder.

 

Løsnings-forslag til jer, så det ikke kan ske igen / fremadrettet: Slet debitor-delen af OCR linjen, når fakturaen er i en kladde-tilstand, fordi så kan man stadig ved en fejl komme til at give kunderne faktura-kladder uden at folk kan betale.

Comments

Man sender vel ikke fakturakladder ud!!

---

Det kan vi to sagtens blive 1000% enige om, men her taler jeg om en eco-kunde, som er kommet til det. Og derfor anbefaler jeg E-conomic om at tænke over det, så det kan undgåes fremover for andre eco-kunder.

---

Jamen, de skal da gøre et eller andet helt ekstraordinært for at få sådan en sendt. Kan du ikke bare sparke dem bagi.

Answer 1

Hej Jens

Mange tak for dit indlæg.

Jeg er naturligvis frygtelig ked af at høre at din kunde har oplevet denne ærgerlige situation.
Imidlertidig vil jeg dog være enig med e-consultic, der er her tale om et tilfælde der er stik imod det tilsigtede workflow og desuden udført nogle workarounds for overhovedet at lykkedes med at udsende fakturakladder.

Dette krydres så med om slutkunderne overhovedet betaler efter modtagelse af et dokument der er behæftet med et stort "KLADDE" vandmærke. Hvilket jeg ihvertfald finder relativt usandsynligt.

Jeg vil derfor opsummere således, vi kan sagtens blive enige om at det er RIGTIG uheldigt at din kunde står i denne situation, hvis han kontakter supporten vil vi gladeligt hjælpe ham med at rette op på dette, efter bedste evne. Jeg føler dog ikke at dette er et sandsynligt tilfælde for brugere i al almenhed at ende i, og ser dette som et særtilfælde, som vi muligvis kun vil opleve denne ene gang, og på baggrund af dette ser jeg ingen grund til at bruge ressourcer på at ændre et tiltænkt flow der 99,9% af tiden virker præcis efter hensigten.

Lad mig endelig høre din mening om ovenstående og hvorvidt du deler mine synspunkter.

Comments

Hej Lauris

I din besvarelse til mig, har du brugt mere tid en hvad en programmør ville tage om at koble det fra. Vi taler om måske en linje, som skal kobles fra i jeres kildekorde, og så skal det lige testes efter uhensigtsmæssigheder.

Jeg er selv programmør og programmerer for mine kunder i API'en hos jer.

Jeg kan jo være lige glad, men der vil komme uvidende eco-kunder, som kommer til at sende girokort-fakturakladder ud og så står de med balladen som sagtens kunne forhindres.

Jeg begynder at nå et punkt, hvor det kan være lige meget med den feedback, som jeg giver, fordi I går mere op i at afvise end at tage feedback ind.

Answer 2

Hej igen Jens

Det er ikke tiden det tager eller de få ressourcer det vil kræve.
Det vil dog på ingen måde bidrage til den røde tråd vi ellers har i vores program, hvis der pludselig dukker en OCR linje op når du bogfører en faktura, der ikke er synlig når du kigger på fakturaen i kladde.

Jeg er ked af det, jeg kan bare ikke vende det til en situation hvor jeg føler at det vil være mere hensigtsmæssigt ikke at vise den i forhold til at bibeholde nuværende funktionalitet.

Jeg håber naturligvis ikke at du når dette punkt, vi vil rigtig gerne tage kunde feedback med i vores overvejelser, vi er dog også nødt til at sortere og filtrere i hvad der giver mening at arbejde videre med.

Comments

Kan I ikke som det mindste gøre sådan, at I trækker en rød streg (eller andet) ned over OCR-linjen, hvis girokort-fakturaen stadig er i kladdetilstanden. Derved bliver det endnu mere tydeligt, at der er noget galt (at fakturaen er en kladde og ikke må betales).

I skal lige tænke over, at ikke-kyndige medarbejdere ikke ved, at OCR-linjen skifter, hvis det næste fakturanummer, ikke er lig med det, som der var, da faktura-kladden blev udskrevet.

Jeg ved bare, at jeg kommer til at se det igen hos mine eco-kunder, når de får ikke-kyndige folk inde over eller når tingene går lige lovligt stærkt ude hos dem.

I må da have oplevet det før - og I kommer sikkert til at opleve det igen.

I skaber et bedre stykke software, hvis det er sådan, at I fjerner dumme faldgrupper såsom denne. Jeg beder ikke om noget fancy - jeg beder bare om, at det synliggøres, at man ikke skal betale en kladde girokort-faktura, fordi det giver et utroligt rod betalingsmæssigt bagefter.

Jeg underviser selvfølgelig de medarbejdere, hvis firmaer jeg tager IT-ansvaret for, men I har jo så mange andre kunder, som kan lave denne fejl også - og kommer til at kontakte jeres support om præcis samme dumme fejl.

Jeg har ikke mere at sige - enten tager I det til jer (og realiserer det på en eller anden måde, som I synes er nem og hurtig) eller også lader I faldgruppen stå helt åben til de næste at fald i.

Answer 3

Hej Jens,

Jeg kan egentlig godt se udfordringen - og man kunne i øvrigt føre samme argument fsva det 'rå' fakturanummer samt bankoplysningerne i forhold til kunder, der ikke anvender FI-kort.

Jeg synes dog, det er et glimrende og konsistent princip, at visning af igangværende fakturaer i videst muligt omfang afspejler, hvordan den endelige faktura kommer til at se ud. 'Beskyttelsen' mod det problem, du anfører, burde for mig at se være rigeligt i, at vi dels anfører et temmelig tydeligt "KLADDE" hen over fakturaen, dels slet ikke har funktionalitet til direkte at understøtte udsendelse af disse.

Det er selvfølgelig påfaldende, at vi aldrig har hørt direkte fra kunder med problemet - helt uvidenskabeligt baseret på, at jeg har talt med indtil flere af vores folk 'ved fronten', som taler med masser af kunder hver eneste dag - men at du har.

Jeg kan dog tænke mig, at det bunder i, at du og vi simpelthen anviser kunderne forskellige løsninger, når de spørger, hvordan man bedst tilsikrer, at éns kunde er enig i, hvad der er købt, til hvilke priser og under hvilke betingelser. For dét findes der allerede en glimrende måde at håndtere på - nemlig ordrebekræftelser :-)

 

Mvh.

Comments

Hej Christian

Mine kunder arbejder også meget i egne system (via API'en til jer), så derfor ser de tingene anderledes (med mindre de logger på E-conomic).

Nogle af mine kunder sender også faktura-kladder til deres kunder for at de skal godkende inden bogføring. Selvom en kasserer understreger over kunden at blot skal godkende og derefter afvente den endelig faktura, så kan kunden godt misforstå det og tro at godkendelsen er lig med at han / hun betaler (faktura kladden). Jeg har set det ske nogle gang, fordi folk er for hurtige til at læse deres emails.

Hvis der nu bare havde været en API operation a la: "CurrentInvoice_SetOCR" så kunne jeg have sat værdien til f.eks. "00000000000000000". Og så kunne jeg have sat den korrekt, før bogføringen.

Den eneste måde, som jeg kan løse det på er ved at undervise og så håbe på at det er nok. Lige nu sidder en af mine kunder med sådan en gang betalingsrod hen over flere måneder, fordi han i det firma, som han arbejder i, har udsendt faktura kladder, som mange kunder har betalt.

Så kan man pege fingre af ham, men omvendt må E-conomic også gerne være brugervenligt, hvor det er nemt implementeret.

Det havde været smart, hvis I selv fjernede faldgruben og satte OCR linjen til at være f.eks. "00000000000000000", når faktura var i sin kladde-tilstand. Ligeledes mht. Bankoverførsel (som du nævner, men som vi ikke selv anvender).

Det vil også gøre, at kunderne kan udsendes faktura kladder uden at skulle understrege at folk blot skal godkende den og endelig ikke må betale den (før den endelig faktura kommer).