Godkendelse af bilag ved indscanning

Question

Jeg sidder som bogfører i en virksomhed, hvor en del af arbejdsgangen vedr. bogføringen er godkendelse af bilag INDEN bogføring af vores adm. chef samt påførsel af afdelingsnummer.

Det kunne være rigtig smart, hvis vi kunne benytte os af indscanningsmodulet, idet størstedelen af vores fakturaer i forvejen kommer pr. mail.

Men jeg kan ikke umiddelbart se, at adm. chefen på en hurtig og nem måde kan godkende bilag elektronisk samt eventuelt påføre afdelingsnummer.

Det kunne være smart, hvis der blev oprettet noget a'la dette:

En liste (med nem tilgang) over de fakturaer, som endnu ikke er godkendt, hvor "godkender" hurtigt kan scanne igennem og eventuelt godkende alle på en gang. Når godkendelsen har fundet sted, vil bilaget blive påført hans/hendes E-conomic brugernavn (F.eks. WSC) med et "stempellignende" billede. Det vil så også være muligt, elektronisk at vælge f.eks. afdelingsnumre fra en Drop-down menu eller eventuel anden tekst (f.eks. afvent betaling) som "godkender" selv kan oprette - disse vil ligeledes blive påført bilaget.

Er det noget, der på nogen måde vil være mulighed for?

Mvh.
Christina

Comments

forslag til godkendelses procedure
Vi har en postkasse/e-mail til indgående fakturaer.
Vores godkendelsesprocedure er så at når en faktura er videresendt derfra til E-conomic er den godkendt.
Jeg har så ikke adgang til denne postkasse/e-mail.
Det kunne jo være en løsning :-)

Answer 1

Hej Christina

Mange tak for dit indlæg
Jeg kan godt se, at det ville være dejligt var der et bedre workflow i e-conomic vedr. indscanning. e-conomics indscanningsmodul er meget basic og det er begrænset hvilke handlinger du kan foretage dig. Dette er et valg vi har taget for at det kan skabe værdi for størstedelen af vores kunder, som anvender modulet.

Når der så kommer specielle behov f.eks. dit, som vi desværre ikke kan gå ind og dække, så er det her at vores integrationspartnere de kommer på banen.
Når jeg læser hvilke behov du har så har jeg her fundet to APP partnere, som muligvis vil kunne gå ind og hjælpe dig til at få et bedre workflow. Det er Outlay og Ibistic Invoice System. For at høre nærmere omkring de to integrationer og hvad de præcist kan, så vil du skulle kontakte dem. Kontakt information fremgår af de to artikler.

Selvom e-conomic ikke direkte kan hjælpe dig med ovenstående så håber jeg at du vil kunne bruge en af ovenstående muligheder.

Endnu engang mange tak for dit  forslag.