Forbedringsmuligheder ved afstemning af kreditor/debitor konti

Question

Jeg har for nyligt fået en opgave med at afstemme kreditorkonti, som har vist sig tung, fordi konti indeholder flere tusinde posteringer, flere år tilbage, og især med en skønsom blanding af valutaer på samme konti.

 

Det har givet følgende problemer og forbedringsmuligheder:

 

1. Der vises 1000 poster af gangen, og det er i sig selv godt nok, men der er følgende navigationsproblemer:
   
   End / ctrl + end og home / ctrl + home bruges til at lave side skift (fra de første 1000 til de næste 1000). Det synes jeg ikke er standard. Når man opererer i Excel eller Word vil jeg i hvert fald mene, at home/end fører dig fører dig til start/slut i dokumentet, mens ctrl + pagedown fører dig til næste side / næste ark.
   
   Samtidig ryger man ud af fokus, så man kan ikke hoppe frem og tilbage ved skiftevis tryk på home og end.
    
2. Der er grænseproblemer, hvis posterne til afstemning ligger i hver deres 1000 serie. Det er dog muligvis et særtilfælde, som ikke betyder noget, hvis alle andre poster er afstemt.
    
3. Man kan ikke afstemme valutaposter i lukkede regnskanbsår.
   
   Jeg har selv prøvet at lukke regnskabsår, selvom der var uafstemte poster i valuta, og man får en advarsel. Men jeg synes, det er et problem, at man er nødt til at genåbne året for at afstemme. I mit konkrete tilfælde skal jeg tre år tilbage.
   
   En løsning: Det efter min opfattelse kursdifferenceposterne, der udelukker udligning af valuta poster i gamle år. En mulighed kunne være, at man kunne bogføre disse poster i indeværende år med eget valg af dato - for eksempel ved at bruge en teknik, der ligner bogføring af periodiserings- og afskrivningsposter.
    
4. Det er meget svært at få et samlet overblik og over åbne og afstemte, hvis der er bogført i varierende valutaer.
   
   Det er smart nok, at man kan filtrere på én valuta, men jeg savner en mulighed for at se alle åbne eller afstemte uanset valuta.
    
5. Jeg savner også en måde, hvor jeg kan se, hvad en udlignet post udligner (men her har jeg sikkert overset noget).
    
6. Det ville være dejligt med en tællefunktion, som i bankafstemningen, når flere poster skal udlignes.

 

Jeg håber, det kan inspirere :)

 

/Bent Kroghly

Comments

Hej Bent
Brug bankafstemningen. Den er perfekt til at afstemme med!
mvh
Finn
e-consultic.dk

---

Hej Finn,

Jeg regner med, at du er morsom, for jeg er enig i, at bankafstemningen er perfekt (når den forhåbentlig på et tidspunkt lige får fjernet de småbugs, der opstod ved designændringen).

For jeg kan jo ikke bruge bankafstemningen til kreditorkonti - selvom jeg i øvrigt henviser til funktionaliteter i den i mit indlæg.

/Bent

Answer 1

Hej Bent

Opret en finanskonto uden for din kontoplan og vælg den senere som beholdningskonto. Udskriv kreditorkontokort til excel, vend fortegn og importer den til finanskontoen i en til eventen oprettet kassekladde.
Du behøver ingen modkonto.

Anskaf dig din kreditors konto som excel fil og importer den som bankfil. Kan du ikke få en excel fil, så må gå på nettet og skaffe dig adgang til et program, som konverterer pdf-filer til excel. Det kan så godt være at, æ, ø og å ikke virker, men du kan jo være ligeglad.

Nu kan du "bankafstemme" dine kreditorkonti.

Jeg ved, det virker, for jeg benytter det ganske ofte.

Det var nu ikke for at være morsom, jeg ville blot hjælpe.

mvh
Finn

PS Husk, at rydde kladden, når du er færdig.

Comments

OK så forstår jeg bedre.

Tak for tippet og hjælpen :)

/Bent

Answer 2

Hej Bent

Mange tak for dit indlæg
For at sikre mig, at jeg får gennemgået hele dit indlæg, så gør jeg det så vidt muligt i samme rækkefølge, som du har opstillet det.

Når du sidder og arbejder med så mange sider og posteringer, som du gør så kan jeg godt se at i forhold til navigeringen så vil der her være nogle forhold hvordan vi har oprettet navigationstasterne.
som du selv skriver så er det et grænseproblem, som vi har gjort vores overvejelser omkring og herud fra set en afstemningen med så mange poster, som et sær tilfælde og i forhold til at det anbefales i e-conomic, at der løbende udlignes, så er det sjældent du vil ende ud i sådanne situationer. Der vil derfor lige på dette punkt ikke blive lavet nogle ændringer.

Det er korrekt, at du ikke kan afstemme valutaposter i lukket regnskabsår eller, som du selv også skriver du kan godt gå ind og åbne året igen for efterfølgende at afstemme dem.
Det du blot skal være opmærksom på i disse situationer er, at der laves en valutakursdifference arbejder du med daglig valutakurs i e-conomic, du vil derfor skulle bogfører dig ud af denne, så dit regnskab fortsat stemmer til det indberettede.
Det der er problemet er både fakturaen og betalingen lavet i samme regnskabsår, så opretter den valutakursen på betalingsdagen og derfor så vil kursen derfor også ligge sig her.

I forhold til dit ønske omkring at kunne se alle valuta og udligne herefter så hænger dette også sammen med, at du i e-conomic kun kan afstemme en faktura og betaling der er lavet i samme valuta. Skal muligheden derfor være der, at du skal se en liste over alle valutatyper, så vil dette gå ind og forstyrre for dette.
Det du kan gøre for, at danne dig overblikket er at tage et leverandørkontokort under rapporter. Her kan du vælge at valutaen skal være "omregnet" også kan du søge på de kunder du ønsker i for et givent datointerval, så kan du se hvad og i hvilken valuta der ligger på leverandøren, husk at sætte flueben i "vis med 0-saldo" så sikre du dig alle kommer med.

Du kan når du står under regnskab-->søgning og lister-->leverandører til højre for en given leverandør trykke på ikonet "posteringer på konto". Herinde trykker du på knappen "vis udlignede posteringer" her kan du til højre på det lille forstørrelsesglas se hvad de enkelte posteringer er udlignet med og herinde fra kan du også ophæve udligningen igen.

Jeg vil i denne afstemningsprocessen sige mange tak til Finn for at dele hans erfaringer og jeg håber det har hjulpet dig.

Derudover så vil jeg også endnu engang sige mange tak for dit indlæg og inspirationen, selvom det ovenstående ikke vil blive implementeret på nuværende tidspunkt så har du i hvert fald kommet med dit indspark skal vi senere gennemgå en ændring inde for dette område.

Comments

Hej Camilla,

Det er jo en prioritering hvor meget tid, der bruges på forskellige problemer, og de problemer jeg oplister opstår jo kun, hvis man er uerfaren, og ikke får sine kreditorkonti afstemt løbende, og ikke sørger for at være tjekket, hvis man blander valutaer på samme konto.

Jeg forstår godt, at valutadifference i lukket regnskabsår hører til der. Men jeg har netop ikke lyst til at genåbne et lukket år og lave udligninger, der ændrer resultatet her. Nu har jeg fundet nogle nørdede løsninger, så rettelsen sker i åbent regnskabsår. Men det er ressourcekrævende.

Jeg synes stadig, det er vigtigt, at kunne se alle åbne poster på en gang uanset valuta. Dette betyder ikke, at man absolut også skal kunne udligne på tværs af valutaer (selvom det kunne være smart – det kan jo forekomme, at faktura er i en valuta og betaling i en anden). Løsningen kunne måske være, at ikke valgte valutaer stod i kursiv og ikke kunne vælges ved udligning.

Så jeg synes ikke, vi er i mål med valutastyringen. Men hvis jeg skal være lidt ondsindet, kan jeg jo glæde mig over, at dette primært vil ramme de mindre rutinerede brugere :)