forum

Debat om e-conomic regnskabsprogram

Flytning af bilag mellem ubehandlede og arkivfoldere - og omvendt

0
Jeg har indsendt dette forslag før, men kan ikke se, om den er blevet besvaret - derfor sender jeg den igen...

Min situation som e-conomic brugere er måske atypisk, men den udgør alligevel baggrund for dette forslag. Jeg er selvstændig erhvervdrivende, uden at jeg selv er bogholderikyndig - derfor bruger jeg min revisors administrationsservice til en stor del af bogholderi og posteringsarbejdet.

Jeg bruger e-conomic med indskanningsmodulet, og jeg vil gerne have, at alle bilag (hvad enten de kommer elektronisk eller via indskanning) bliver tilknyttet de relevante posteringer - det er den eneste rigtig måde at bruge e-conomic, efter min mening!

For min virksomhed betyder det, at revisorens bogholder ikke kan arbejde med mit bogholderi, inden jeg har indskannet bilagene. I kraft af mit arbejde, med mange rejser, også i udlandet, betyder det, at jeg oftest er langt bagud i.f.t. indskanning, hvorfor opgaven skal tages i store bunker, af flere måneders bilag ad gangen.

De bilage, der kommer elektronisk, sendes til e-conomic løbende, ligesom de bilag, jeg indskanner, sendes til e-conomic, typisk i bunker der hører til én måned ad gangen. For at jeg og revisoren ikke skal pløj igennem flere hundrede bilag u mappen "ubehandlede", har jeg oprettet flere arkivfoldere, én til hver måned for hver finansår, hvor bilagene arkiveres indtil de skal posteres.

Det tager mig lang tid at flytte f.eks. 50 bilag fra ubehandlet til f.eks. folderen "Januar 2013 ikke bogført" - ligesom det tager også revisorens medarbejdere lang tid at flytte dem tilbage, når de skal posteres - arbejdstid som jeg skal betale for. Til hver bilag skal de vælges "arkiveres" og så den folder, hvor de skal arkiveres - en langsommelig proces, hvor man p.g.a. e-conomic's interface nemt kommer til at flytte en enkelt bilag tild en forkerte folder - for senere at ikke kunne finde den.

Jeg begynder altid processen med at tømme "ubehandlede", således at de bilag jeg sender op, typisk bilag for en enkelt måned, kan derefter flyttes til arkivfolderen. Ligeledes henter revisorens bogholde samme bilag tilbage til ubehandlede, for at arbejde med disse under posteringsforløbet.

Kunne man ikke forestille sig, at det kunne være muligt at flytte samtlige eller udvalgte bilage fra ubehandlede til en arkivfolder - og omvendt - bare med en enkelt markeringskommando (fremfor at skulle markere og specificere desitinationsfolder for hver enkelt bilag?

Det vil spare mig for ca. 5 minutters arbjede for hver gang jeg sender en måneds bilag op til e-conomic, og en tilsvarende besparelse hver gang min revisor skal flytte dem tilbage.

Altså - et flueben udfor hver bilag, der allesammen kan vælges med en "vælge alle" knap, for derefter at vælge en enkel destinationsfolder til hele mollevitten, og efterlade opgaven til e-conomic. Denne fremgangsmåde vil fortsat gøre det muligt for dem, der ønsker det, at flytte bilag enkeltvis.

Og så vil jeg og min bogholder være glæde e-conomic brugere!

mvh/Adrian
lukket som en kopi af: Ubehandlede og arkivfoldere
spurgt 18 Mar, 2014 i Forslag » Indscanning af Adrian (850 points)
lukket 21 Mar, 2014 af Heidi Christensen

1 Svar

Hej Adrian,

Jeg lukker dette indlæg og linker det sammen med et andet indlæg du har skrevet omkring mulighed for forbedret navigation af indscannede bilag i diverse mapper :)

Med venlig hilsen

Heidi Christensen


Online regnskabsprogram
 

besvaret 21 Mar, 2014 Forslag af Heidi Christensen (18,930 points)
Jeg noterer, at dette forslag blev afvist sidst gang jeg kom med det for et år siden! Måske misforstået flere brugere/hjælper mit problem... Jeg ved, at den mest hensigtsmæssig måde at føre bogholderi er at gøre det hele selv, hver dag - problemet for mig (og måske andre) er, at jeg er ikke bogholder, så jeg skal klargøre og indskanne bilagene for min ekstern bogholder - og fordi jeg har havde det rigtig travlt med produktion, så har indskanningsopgaven hobet sig op til det nærmest overkommeligt! Derfor har jeg i denne uge indskannet bilagene for hele 2013 - ca. 75 sider pr. måned, og hvis jeg dumper hele mollevitten i ubehandlede, så bliver refesh og gennemsyn af bilagene virkelig langsom. Ikke bare for mig, men også for den bogholder jeg skal betale for at vade igennem det hele. Derfor flytter jeg bilagene over i midlertidige arkivfolere - en for hver måned i 2013 plus et par andre for årsopgørelser m.v. således at jeg om nogle dage kan aflevere det hele klar til bogholderen, med alle bilage sorteret i datorækkefølge og med et notat der også angiver kontonummer og andet nyttigt data der hjælper én udfra at postere for mig.

Jo, det vil være bedre hvis jeg kunne gøre det rigtigt, hver dag eller uge, men som så mange andre selvstændige magter jeg det ikke - derfor efterlyser jeg en enkelt løsning således at det at flytte bilagene rundt i e-conomic bliver ligeså nemt og intuitivt som at flytte filer rundt mellem forskellige foldere i Windows - noget som de fleste andre bruger også vil finde nyttigt en dag?

Det er måske det mit forslag går ud på - at spørge pænt om, hvorfor man i e-conomic (som jeg elsker ellers), man har skabt en måde at anskue og manipulere dataobjekter (bilag/filer) som er så væsentlig anderledes end den måde man har grebet opgaven an i flere år i de fleste styresystemer.

Kunne man bare markere én eller flere bilag (filer), og så slette eller flytte disse til andre foldere i et snuptag, vil jeg havde kunne spare flere timer i den sidst uge. Og måske næste uge også.

Så please - pretty-please :)

Og forresten, jeg synes resten af e-conomics grænseflade facelift er utrolig velykket!
Hej Adrian,
Jeg lukkede dette indlæg her, fordi jeg har sat dit andet indlæg "ubehandlede og arkivfoldere" til overvejes, fordi vi gerne vil arbejde videre med indscanningsmodulet og specielt mulighederne omkring ubehandlede, arkiv etc.
Det vi gerne ser ske, er en drag and drop funktion alle steder og ikke kun til kassekladden, som er muligt i dag - men altså også til ubehandlede og diverse mapper imellem.
Tak for rosen omkring det nye design :) Super fedt, at du kan lide det.
i gang× 5
Vi sætter stor pris på alle de forslag vi løbende får ind, og vi gør hvad vi kan, for at få implementeret så mange som muligt.

Når vi udvælger, hvilke forslag der skal udvikles og implementeres, sker det ved prioritering efter hvilke der giver størst værdi for flest brugere, samt afstemning blandt brugerne. Et forslag er altså ikke garanteret udvikling og kan således blive fravalgt i processen. Med andre ord; DIN mening tæller!

Når vi modtager et forslag sker der følgende:
  • Forslaget gennemlæses, besvares og tagges med “Overvejes”
  • Forslaget er nu klar til at modtage stemmer fra andre brugere
  • Der tages stilling til, om forslaget bliver udført og det tagges derefter som “Planlagt”