Kan ikke finde alle sendte e-mail - eks. Ordre

Question

Er det korrekt at hvis man har sendt en ordrebekræftelse og 3 dage senere ændre status på ordren til "annuller sendt status", for eks. at tilføje flere ordrelinier. Så kan man ikke se den oprindelige sendte mail mere?

Answer 1

Hej Kjham,

Det er til dels korrekt. Når man har sendt en ordre kan man genfinde denne 2 steder; i sendt post og i arkivet. Hvis man så vælger at ophæve sendt status, kan man ikke længere genfinde ordren i arkivet. Den vil dog stadig være at finde under sendt post.

Når man har redigeret i ordren, kan man gensende denne og den nye er da at finde i arkivet :)

Comments

Jeg ser nu at jeg hverken kan se kopi af ordrebekræftelser, hverken i arkiv eller under sendt post.

Problemet er at vi har en kunde som beklager sig over at vi har faktureret noget andet end det vi har bekræftet.

Når vi modtager en ordre bekræfter vi varen, men på afsendelsesdagen tilføjer vi emballage og fragt.

Vi må derfor "annullere sendt status" for at tilføje disse linier. Vi laver ikke en ny bekræftelse da vi jo sender varen med det samme, og kunden får her en faktura med alle info.

Rent "juridisk" har vi behov for at dokumentere vores dialog, hermed også kopi af ordrebekræftelserne, men dem kan vi ikke se overhovedet. Er det korrekt?

---

Du skulle meget gerne kunne se al sendt post. Endvidere kan du i en ordre trykke "send ordre" og blot nøjes med at "registrere som sendt" så bliver denne lagt i arkivet. Den sendes altså ikke til kunden, men den gemmes i din aftale. Håber det giver mening.

 

Med venlig hilsen

Heidi Christensen

Online regnskabsprogram

---

Hej kjham,

Du skriver, at I ikke laver en ny bekræftelse til kunden - som således ikke eksplicit skal 'godkende' tilføjelsen af emballage og fragt.

I så fald er der heller ingen grund til at annullere sendt-status på ordren! I stedet kan I blot opgradere den til en faktura, tilføje emballage og fragt til FAKTURAEN, og herefter bogføre og sende fakturaen. Hermed vil ordren reflektere dét, kunden eksplicit har godkendt, og fakturaen 'det hele'.

 

Mvh.

---

Det giver mening, men de ordre jeg har sendt (uanset hvordan), som jeg herefter "annullere sendt status", dem kan jeg ikke længere se.

Jeg prøver at finde 2 bekræftelser nr. 1658 + 1670, men de står kun som annulleret under sendt post. Jeg kan ikke få dem frem og se hvad vi faktisk bekræftede, jeg har kun dato og ordre nr.

Hvad gør jeg?

Venligst, Kjeld

---

Dem kan du ikke finde længere.

I princippet kan man jo lave send-ophæv-redigér-send-ophæv-redigér-send i én uendelighed - hvorved man så kan argumentere for, at der burde være adskillige forskellige historiske versioner af ordren. Dét har vi følgelig valgt at afgrænse os ud af - så "Ophæv sendt-status" skal tages temmelig bogstaveligt, idet e-conomic hermed glemmer alt om at have sendt orden.

Dét vil så sige 'næsten' alt :-) Da du, som du har bemærket, stadig under "Sendt post" kan se, AT du har sendt den, men ikke, HVORDAN den så ud - da afsendelsen, som det også skrives, efterfølgende er annulleret/omgjort.

---

Det er et problem at vi ikke kan se hvad vi har sendt til kunderne, men kun at vi har sendt "noget".

Nogle gange så er det stk. antal af en bestemt vare der ændres på selve afsendelsesdagen og hvis vi så "kun" laver en faktura, så mister vi adgang til ordren inkl. det dokument som vi har scannet/tilføjet, som i øvrigt oftest er kundens egen ordre og/eller tegning.

Jeg ser dette som et problem, og jeg forudser også at i tilfælde af en tvist, så skal vi kunne dokumentere al dialog. Lige fra tilbud, bekræftelse til fakturering, inkl. kundens egen ordre/tegning som vi har scannet/tilføjet.

Jeg vil nu bede min kunde om at sende vores egen bekræftelse til os, for den har han jo på mail via e-conomic. Det virker dog lidt uprofessionelt.