Indskanning og kontering

Question

Jeg leder p.t. efter en freelance bogholder, der kan lave min bogføring i e-conomic - sandsynligvis én der arbejder hjemmefra, og dermed ikke vil være her i virksomheden hver gang han/hun skal arbejde. Jeg vælger denne fremgangsmåde delvis fordi jeg ikke selv er bogholderikyndig, og dels fordi jeg vurderer, at min tid er bedre brugt andre steder i min virksomhed.

Forudsætningen for denne fremgangsmåde er, at jeg selv indskanner og uploader alle bilag - også når jeg ikke selv er hjem men er evt. i udlandet på arbejdsopgaver.

Det vil lette processen - og spare mig tid og penge i forbindelse med bogføringen, hvis det var muligt at udfylde konto/modkonto numrene allerede ved indlæsning til ubehandlede - således at den enkelte bilag - såfremt jeg har benyttet mig af denne funktion - vil automatisk få kontonumrene overført med sig, når bogholderen indlæser fra ubehandlede til en kasseklade. Jeg forestiller mig at her vil bogholderen fortsat have mulighed for at redigere/ændre/rette kontonumrene, men at de mere kryptiske bilag, hvis formål i driften bogholderen måske ikke vil kunne tyde - får de rigtige numre med fra starten.

Jeg kan naturligvis lave et manuelt notat i forbindelse med indskanning, men en sådan automatisk funktion vil jo være nemmere. Kunne det lade sig gøre?

mvh/Adrian Redmond

Answer 1

Hej Adrian,

Lige et opklarede spørgsmål

Skal jeg forstå spørgsmålet som at du søger en bogholder?

eller/og

At du har et forslag til du gerne vil kontere de indscannede bilag? Når du skriver konto, er det så udgiftskontoen du tænker på, eller bank kontoen?

mvh

Steffen Ekelund

Sidder du af og til og er i tvivl om, hvordan du skal bogføre? - Klik her og spørg tusindvis af andre e-conomic brugere
 

• e-conomic support -  Din vej til vores support
• e-copedia - Opslagsværk om e-conomic
• e-conomic blog - Hold dig opdateret

Answer 2

Hej Steffan!

Rigtigt begge gang - jeg skal finde en bogholder - men for at få det i system, forventer jeg - i hvert fald i begyndelsen - at skulle håndtere indskanning selv - især når jeg er på landevejen.

Derfor er mit indlæg et forslag til, hvordan brugere i lignende situationer (dem, der selv skal indskanne men vi have en anden eksterne bogholder til at håndtere selve posterings- og bogholderiarbejdet) bedst kan stille bilagsmaterialet klar til bogholderen.

Med konto mener jeg - de drifts- eller finanskonti, bilage skal posteres til. Dertil kommer naturligvis modkontoen, som for de fleste regningers vedkommende er lige med bankkontoen - hvilket bør af bilaget være til at yde.

Måske ikke den traditionel måde at lave bogholderi på - men her forsøger jeg at udnytte de mange nye muligheder for at fordele arbejdsopgaverne, som e-conomic giver.

Til forklaring er jeg ikke bogholder - jeg har mit eget virksomhed, som jeg har drevet i 30 år med min kone, der død sidst år - nu står jeg med en masse vigtige administrative opgaver, som jeg aldrig har havde direkte med at gøre - derfor skal jeg finde nye løsninger. Godt at vi skiftet til e-conomic for 3 år siden - stod jeg i dag med det gamle vil jeg være total lost!

mvh/Adrian

Answer 3

Hej Adrian

Vi arbejder stort set kun med kunder der scanner bilag til os og som vi så bogfører via indscanningsmodulet.

Så vidt jeg ved kan man pt. ikke få systemet til selv at sætte den konto på man gerne vil have posteret på.

Vi bruger notatfeltet til informationer fra kunden til os.

F.eks. når kunden er færdig med at indscanne bilag og har hentet dem ind i den ubehandlede bakke, skrives der i notatfeltet hvilken konto den skal posteres på, hvilet PO nummer der er tale om hvis der er varekøb med lagerstyring, osv. Når der er skrevet i alle notatfelter trykkes der udfør og så er de klar til bogholderen.

Vi har også virksomheder der bruger notatfeltet som godkender felt, hvor alle bilag scannes ind af en person i virksomheden. Alle medarbejdere kigger i den ubehandlede bakke en gang om dagen og skriver godkendt i notatfeltet ud for dem der vedrører dem og vi ved så som eksterne bogholdere på en anden adresse, at vi kun må betale og bogføre de bilag der er godkendt.

Hilsen

Lone Skou
Netaccounting.dk

Answer 4

Hej Lone,

Det, du skriver lyder logisk. Jeg fik idéen til mit forslag fordi jeg står p.t. med ca. 500 bilag, der er indskannet og nu skal bogføres. Hvis jeg skal bruge tid til at skrive kontonumre som notater,, hvilket vil gøre det lettere for bogholderen (når jeg finder en), så vil det også være dejligt, hvis e-conomic kunne overføre disse kontonumre automatisk.

Jeg var én af de brugere, der sidst år forslået at e-conomic skulle kunne danne en notat ud fra bilagets filnavn - og det er dejligt at dette forslag blev implementeret, det letter indskanning af bilagene betydeligt. Førhen var jeg nødt til at give bilagene filnavne, der efterfølgende kunne forstås af mig (hvis jeg f.eks skulle igen finde frem til bilaget på mit eget server), for derefter udfylde notatet - hvis indhold var i filnavnet men var blevet usynlig ved import til e-conomic. Mit forslag i dag er bare et skridt videre på samme idé.

OK - når jeg finder en bogholder, og han/hun har lavet ét regnskabsperiode, så skulle det være nemmere for vedkommende at finde rundt i vores kontoplan - men i starten, det vil kræve tid.

mvh/Adrian
<a class="postlink" href="http://www.channel6.dk">www.channel6.dk</a>

Answer 5

Hej Adrian

Jeg er enig i at det nemmeste for alle var hvis systemet overførte kontonummeret automatisk, tror bare ikke det er lige på trapperne.

Og ja som du selv sige så lærer en bogholder hurtigt jeres kontoplan og type af bilag at kende, så med tiden reduceres bogføringstiden pr. bilag.

Du er velkommen til at få et tilbud fra os på opgaven, men så skal jeg vide lidt mere om jer og omfanget af opgaven.

Du kan læse meget mere om mig og mit firma på <a class="postlink" href="http://www.netaccounting.dk">www.netaccounting.dk</a> og du er velkommen til at sende en mail på <a href="mailto:info@netaccounting.dk">info@netaccounting.dk</a>

Hilsen
Lone