Automatisk Abonnementskørsel

Question

Hej med jer,

De fleste andre regnskabsprogrammer kan finde ud af, at bogføre og sende abonnementsfakturaer automatisk, og det er jo i høj grad det, der er pointen med det - at man slipper for manuelt administrativt arbejde. I E-conomic kan man godt nok få fakturaerne lavet automatisk, hvis ellers lige man trykker Abonnementskørsel, skriver datoer og evt. tekster ind manuelt og bagefter bogfører og sender fakturaerne. Altså; det er en arbejdsbesparelse, men slet ikke som de fleste andre programmer, hvor det simpelthen kan sættes på autopilot (fx Billys, Dinero, Dynaccount, ...)

Jeg forstår at I generelt ofte argumenterer mod argumentation pga. risikoen for at lave fejl direkte i regnskabet. Men jeg mener, at det må kunne løses relativt enkelt. Et forslag herfra:

Alle jeres kunder ønsker måske ikke, at deres eksisterende abonnementer pludseligt faktureres automatisk - ligesom man måske heller ikke ønsker det på alle abonnementer. På nogle abonnementer vil man måske gerne kunne tilføje manuelle linjer inden afsendelse, fx. en serviceaftale, hvor man har udført en ekstra ydelse ud over kontrakten.

På hver abonnementsgruppe/type (den liste, man ser, når man trykker Abonnementer) kunne man tilføje et flueben "Automatisk abonnementskørsel". Dermed har man snildt mulighed for, at undtage visse abonnementer eller kunder, ved simpelthen at have særskilte grupper til de automatiske. Hvis kunden ikke ønsker funktionen, kan man simpelthen undlade at benytte den, ligesom man kan nøjes med at aktivere den for de "simple" (forudsigelige) abonnementer.

Når fluebenet er sat, ville det nemmeste være, at hver gruppe selv kører automatiske kørsler i henhold til de indstillede datoer på hvert abonnement, men alternativt kunne også opsættes (af brugeren) den automatiske kørsel, ved at have en knap ligesom "Abonnementskørsel", der blot indstiller, hvordan den automatiske skal køre. Det vil sige, at man kan vælge dato som "1." i "hver måned" eller lignende.

Ligeledes bør man også kunne vælge, om man ønsker automatisk kørsel, så fakturaerne bliver lagt under kladder, eller om man ønsker automatisk kørsel + afsendelse, så fakturaerne oprettes, bogføres og sendes, og dermed findes i Sendt og Arkiv (sidstnævnte er sådan det virker, i de fleste systemer).

Hvis man er meget bange for, at det skal lave rod i E-conomic, kunne man fx lave et simpelt check af, at kørselsdato og fakturadato er i samme regnskabsår, eller simpelthen kræve at de er samme dato, når tingene skal køres automatisk.

Det ville virkeligt være rart (og væsentligt mere moderne), at man ikke skal ind og sidde på kontoret omkring d. 1. hver måned, bare for at trykke sig igennem nogle menuer. Især når man kommer fra et system, hvor abonnementer blot kunne "oprettes og glemmes". For ikke at nævne, at man selvfølgeligt risikerer at miste omsætning, hvis man er en små-senil solo-selvstændig, der pludseligt skal til at huske at gøre ting manuelt, som har været klaret automatisk de sidste 8 år. ;-)

(Jeg har søgt, og har kun kunne finde ét andet forslag, hvori dette indgår. Men der er det dog et forslag blandt mange, og derfor svært at behandle/stemme/kommentere på. Men den bruger havde tydeligvis samme fornemmelse som mig, ift. hvor gammeldags det virker nu: https://forum.e-conomic.dk/38939/lavthaengende-frugter-i-brugervenligheden-som-halter-langt-efter-dinero?show=38939#q38939 Det ser i øvrigt ud til, I har implementeret stort set det hele fra den liste gennem almindelig udvikling - dog ikke den gammeldags håndtering af abonnementer.)

Venlige weekendhilsner,

Nicolai

Answer 1

Hej Nicolai :-)

Jamen, tusind tak for et mægtig fint forslag, hvor man næppe kan komme i tvivl om hvad dine forbedringsidéer er.

For at konkretisere det, så har du ønsker om, (med henblik på hvis andre brugere gerne vil stemme på dit forslag, så kan de få en TL;DR version):

1) Kunne udvælge hvilke abonnementer som tillader en automatisk udførsel ef en kørsel, samt afsendelse af fakturaer til kunden.

2) Kunne udvælge hvilke abonnementer som tillader en automatisk udførsel af en kørsel, og blot opretter fakturakladder.

I en ideel verden så er der intet galt i dine forslag. Der er selvfølgelig en bagside af medaljen. Der kan begås fejl, og det kan man naturligvis både med automatisk oprettelse, lige så vel som med manuelt. Der kan være noget om at når man anvender automatisk oprettelse, så kan skaden være større da den kan opdages sent. I min tid som supporter, så bygger det på erfaring, desværre. 

Ydermere - så kan man være små-senil solo-selvstændig, hvor der glemmes at afmelde abonnenter, og sender en opkrævning til disse.

Jeg gør mig ikke umage i at slå din idé ned, for vi er da enige. Det kunne være super fedt at give vores abonnement et frisk pust. Det kunne måske endda udvides til kunderne selv kunne logge ind på en platform, hvor styring af abonnenter kunne foregå af kunderne selv. Her vil man i hvert fald ikke selv stå for de udfordringer som nævnt foroven.

Jeg har taget notat af dine ønsker. Det er svært at fortælle på forhånd hvad prioriteterne kommer til at være. Lige nu er det ikke hvad stårr øverst på listen - men man ved aldrig hvad fremtiden bringer.

Tak for din deling.