Mails uden vedhæftninger i SmartInbox

Question

Hejsa, 

Første indlæg, er blevet bedt om at oprette det af jeres support. Det drejer sig om SmartInbox og den bilags e-mail-adresse, som e-conomic stiller til rådighed. Ved at sende mails med vedhæftninger til adressen, bliver vedhæftningerne behandlet som bilag i E-conomic. 

Imidlertid bliver mails uden bilag ikke vist noget sted, og det er et problem af flere årsager (eksemplificeret herunder), hvorfor jeg foreslår, at man opretter en kategori-mappe på lige fod med de eksisterende (fx "Fejlede Bilag"), benævnt "Uden bilag" eller lignende. I denne kategori indplaceres alle modtagne e-mails, der ikke har en vedhæftet fil. 

Årsager:

1. Nogle leverandører sender faktura via e-mail, men hvor mailen alene indeholder et link til faktura. Dette er bl.a. for entydigt at kunne markere, hvorvidt fakturaen er set af kunden, og derfor er nogle regnskabsprogrammer opsat til (eller mulige at opsætte til), at der skal klikkes på et link i mailen for at vise faktura. I dag vil disse mails aldrig vises, og dermed aner man ikke, at man har modtaget en faktura.
2. Andre leverandører sender faktura via e-mail, hvor selve mailens brødtekst er fakturaen; altså uden vedhæftninger. Det gælder fx PostNord og en lang række webshops. 
3. Det kan være meget problematisk rent juridisk, hvis en mail-adresse modtager mails, men ikke viser dem. Dette pga. reglerne om "brevsprækkeøjeblikket", hvor man må formode at modtageren har fået den mail, man sender til dem. Et tænkt eksempel kunne være, at jeg sender en rykker som en helt almindelig høflig mail (uden vedhæftninger, gebyrer, renter eller dødstrusler i al almindelighed). En sådan mail kan fx være relevant i forhold til forældelse af kravet eller passivitet, og derfor er det træls for en e-conomic bruger, hvis en modpart i en retssag kan bevise, at i) der er tidligere sendt mails til adressen, som modtageren har reageret på og ii) der er afsendt rykkere til samme adresse og iii) der er ikke modtaget nogle fejlmeldinger eller lignende retur, samt måske ligefrem iv) der er senere sendt mails til adressen, som modtageren har reageret på. I en sådan (fiktiv) sag, ville argumentet om at "det kan vores regnskabsprogram ikke finde ud af" nok ikke overbevise nogen. Lidt som hvis en rigtig brevsprække omgående forbrændte alle breve, der var pakket i farvede kuverter. 
4. Nogle (flere og flere - heldigvis) indfører den meget hensigtsmæssige procedure (for at minimere spam), at man skal bevise ejerskabet/adgangen til en e-mail (eller telefonnummer), før man kan modtage materiale. Typisk sker det ved, at man tilsendes et link eller en kode (det sker fx gentagne gange hos E-conomic, både ved oprettelse af selve programmet og så igen ved oprettelse i brugerforum, selvom mailen allerede er bekræftet), som man så kan benytte til at bekræfte, at man har adgang til adressen. Disse mails vil man aldrig se i E-conomic, og det vil derfor være ganske svært, at tilmelde sin bilagsmail. 
5. Mange ønsker nok (jeg gør i hvert fald), at benytte et alias (en alternativ e-mail adresse, der blot "videresender" alle modtagne mails til den adresse, alias'et peger på) eller automatisk videresendelse af mails til bilag. Det kunne fx være faktura@fantastisk.dk i stedet for 8fab3821nogetnoget@e-conomic.dk. Men mange udbydere har (igen - heldigvis) præcis samme procedure som i ovenstående pkt. 2, hvilket betyder at man ikke kan oprette fx faktura@fantastisk.dk og så oplyse den til leverandører og dermed modtage bilag direkte i SmartInbox.

Da man samtidig ikke kan tilgå e-conomics bilagsmail i en almindelig mailklient (hvilket også er fair nok), har man ikke mulighed for at behandle eksempler som de ovenstående på nogen måde. 

I stedet er eneste mulighed pt. den meget manuelle og utidssvarende; at man opretter en bilagsmail separat (fx faktura@fantastisk.dk), selv opsætter denne i sin mailklient, og så selv sidder og videresender mails manuelt (eller via automatiske mail-regler, der dog kun kører, når man åbner sit mailprogram på sin PC). Det er ærligt talt noget gammeldags bakseri, og den rigtige og universelle løsning på ovenstående er, efter min mening, at Smart Inbox simpelthen blot viser mails uden (behandl-bare) vedhæftninger i en separat kategori. 

Mange hilsner, 

Nicolai

Comments

Det her mangler jeg også rigtigt rigtigt meget. Og det er noget, jeg både har prøvet at få igennem via Forum, men også har snakket med både supportere og udviklere om igennem årene.

Answer 1

Hej Nicolai

Tak for dit feedback, du har virkelig forsøgt at afdække emnet grundigt ;)

Jeg har ikke hørt ønsket tidligere, men deler det gerne med teamet der har ansvaret for inboxen, jeg tør dog ikke garantere at det er noget vi kommer til at lave og hvis vi gør kan det godt ligge et godt stykke ude i fremtiden.

En af de ideer vi allerede har liggende i Ønskebrønden er at omdanne fakturaer der vises i brødteksten til en pdf så den kan modtages i inboxen. Du kan stemme på ideen her og give dit besyv med i en kommentar på opslaget, hvis du ønsker det.

Jeg kan godt afvise at vi kommer til at tilbyde mulighed for personlige emailadresser knyttet til inbox. Måden du evt. kan løse det på er ved at opsætte din egen faktura mail til automatisk videresendelse. Hvis du gør det skal det dog lige godkendes hos os, så når du har sat det op skal du kontakte supporten.

En løsning vi også har meget fokus på er at benytte e-faktura frem for fakturering via mail/pdf. På den måde sikrer du dig at fakturaen med garanti havner i inbox og ingen data går tabt. Det er både en stor fordel for afsender og modtager. Jeg er klar over at det ikke vil være muligt for alle leverandører på nuværende tidspunkt at sende via e-faktura, men jeg tror du vil blive overrasket over hvor mange der har mulighed for at tilbyde dig den løsning.

Comments

Det ville være super smart, om det her: "Jeg kan godt afvise at vi kommer til at tilbyde mulighed for personlige emailadresser knyttet til inbox. Måden du evt. kan løse det på er ved at opsætte din egen faktura mail til automatisk videresendelse. Hvis du gør det skal det dog lige godkendes hos os, så når du har sat det op skal du kontakte supporten." stod nogle som helst steder! Fx i jeres e-copedia om emnet. 

Når det så er sagt, så løser det jo kun opsætningen af et alias (som er det, jeg prøvede på). Særligt mit pkt. 1, 2 og 3 ovenfor mener jeg er kritisk, fordi man som E-conomic bruger kan få en faktura eller rykker, helt uden at man bliver gjort opmærksom på det. 

Det andet forslag, du henviser til, er en fornuftig (og enklere idé). Men det kan godt risikeres, at en PDF konvertering ændrer noget i mailen. De to idéer supplerer dog hinanden rigtigt godt (jeg skal nok kommentere i det andet forslag også), fordi man (virkeligt) bør have en funktion til opsamling af det, e-conomic ellers smider på gulvet. Det kunne være en mappe med mails, hvor e-conomic ikke kan behandle bilag eller der ingen er. 

I denne mappe, kunne det så være oplagt, at man kunne åbne en mail, og var det så fx en faktura fra PostNord, der står i brødteksten af e-mailen, så kunne "konverter mail til pdf og flyt til indbakke" jo være en super-smart knap. Ligesom "Download som PDF" ville være en super-oplagt mulighed.

---

Tak for yderligere input.

Jeg har fået en melding fra teamet der udvikler på inboxen om at ideen med en mappen for mails uden vedhæftning faktisk er noget de har med i overvejelserne :) Så måske ender det alligevel med at du får dit ønske opfyldt.