Inbox vs betaling

Question

Måske noget der passer ind i de nye Inbox-funktioner der er på vej? Eller måske allerede tænkt ind?

Når man modtager bilag fra mange steder, herunder e-fakturaer, så ville det være super-fint hvis man kunne have overblik over hvilke der er betalte, og hvilke der ikke er. De fleste betaler regninger jævnligt, og bogfører så bagefter på baggrund af enten bilag eller bank-data.

Så hvis Inbox'en på en god måde kunne holdes styr på hvilke (godkendte) bilag der er betalt, vil det være en stor fordel. Evt. med integration til Smart Pay, så betaling af ubetalte bilag kan blive nemmere og simplere :)

Answer 1

Hej DTH

Umiddelbart holder Inboxen ikke styr på hvad der er betalt.

For at jeg kan give et godt bud på et workflow har jeg brug for at vide mere om din arbejdsgang. Du siger "de fleste betaler... og bogfører bagefter..." Betaler du altid først og bogfører finansbilag ud fra bankdata, eller bogfører du fx. leverandørfakturaen når du modtager den, laver en betaling og en bankafstemning?

Comments

Det var tænkt som et forslag: Holde styr på betalinger - og så kan Inbox og SmartPay evt. integreres :)

Vi har mange forskellige situationer, men for de fleste bilag betaler vi, og bogfører derefter ud fra bankdata (med "overfør til kasseklade" funktionen).

Til vareleverandører/faste kreditorer betaler vi næsten altid inden vi fakturerer. Evt. af flere omgange. Det er nødvendigt da bogføring af leverandørfaktura lægger varerne på lager, og oftest skal vi betale (evt. delvist) mange måneder inden varerne ankommer.

En simpel måde at gøre det på er med et "tag" eller markering på alle bilag i Inboxen, som man så kan sætte når de er betalt. Eller evt. en betalingsdato.

---

Lige nu arbejder vi på en forbedring hvor man kan prædefinere betalingstypen på leverandøren. Dvs hvis man betaler fakturaern inden den bogføres, eller fx. har den tilmeldt betalingsservice så den trækkes automatisk så skal man på Leverandøren kunne vælge betalingstypen "kun postering" eller "ingen".. så vil dokumentet i Inbox blive oprettet uden betalingstype på.

Jeg tænker at den løsning vil være god for dig i dette tilfælde - forhåbentlig er det noget vi har klar i løbet af 1. kvartal 2022.

Smart Pay fungerer til at lave betalinger med fx. efter de er aflæst og oprettet via Smart Inbox. Smart Pay vil ikke komme til at indeholde data FRA din bank, så hvis du betaler i banken FØR fakturaen oprettes i e-conomic vil dette ikke kunne ses i Smart Pay.

Et andet workflow som primært er tiltænkt de finansbilag man opretter via bankafstemningen er Bilagsmatch, hvor man i kassekladden kan få matchet posteringer med bilag fra kassekladden. Den funktion har man tilgængelig hvis man enten har Smart Inbox eller Smart Bank.

---

Det lyder smart. Men udover deciderede leverandører, har vi jo også andre regninger. Dem der kører igennem Inbox, typisk.

Jeg er ikke lige med på hvad der menes med betalinger "oprettet via Smart Inbox"? Altså posteringer der skal oprettes, og så skal man selv huske at få dem betalt, inden de bogføres og "forsvinder" fra kassekladden?

Det jeg efterspørger i en nøddeskal: At kunne holde styr på betalinger for alle typer bilag, uden at printe på papir. Evt. hvornår et bilag skal være betalt, men som minimum *om* et bilag er betalt (evt. med dato for betaling).

---

hej igen og velkommen til 2022 :)

Jeg kan godt se min sætning "betalinger oprettet via Smart Inbox" ikke var helt præcis. Jeg mente fx. en leverandørfaktura hvor posteringen oprettes med betalingstype på  i Smart inbox og dermed kan den betales, fx via Smart Pay direkte i e-conomic, eller ved at danne en betalingsfil til banken.

Når du siger at du som minimum skal kunne se om et bilag er betalt - hvad er det så for en type bilag du kigger på? og hvad er det for en type betalingsbevis du søger?

For igen afhænger det af arbejdsgang. Hvis du altid bogfører leverandørfakturaer først - derefter laver betalingen (og i samme huk laver betalingsposteringen) så kan du på leverandøren se at det er betalt.. eller måske vil det logiske næste skridt være at trække en kreditorsaldoliste, så du kan se hvad du mangler at betale.

Og indkøb der forgår "kontant" i butikker er i allerede betalt - oftest med kort - og det trækkes på kontoen og kan enten bogføres fra inbox når den der har foretaget købet har sendt kvitteringen ind, ellers bogføres den type køb ofte ud fra bankafstemningen og efterfølgende vedhæftes kvitteringen - fx med Bilagsmatch.

Jeg håber det giver mere indblik i processer og arbejdsgange vedrørende håndtering af fakturaer og betalinger i e-conomic.

---

Betalinger via kassekladden er én mulighed. Men nogen gange er det ikke så smart. F.eks. hvis der er lang tid imellem betaling og bogføring.

Det jeg mener med at styre betalinger i inboxen er for alle bilag, herunder også alm. omkostninger, ordrebekræftigelser fra leverandør, osv. Det der så mangler er:

1) Baseret på bilag, og disses oplysninger, hurtigt og nemt at kunne betale, f.eks. med Smart Pay. Herunder med hensyntagen til betalingsdato osv.

2) Have styr på om hvert bilag er ubetalt, delvist betalt, eller helt betalt. F.eks. om telefonregningen er betalt eller ej, og dermed kan gå videre til bogføring. Eller om der er betalt de aftalte 30% forskud på en leverandørordre. Osv.

Vi bogfører aldrig leverandørfakturaer først, fordi så kommer varerne på lager, hvilket i vores tilfælde ikke er korrekt. Vi betaler altid først. Nogen gange i flere rater. Sidste rate ofte på endelig leverandørfaktura, men denne kan ikke bogføres før varerne er modtaget og godkendt, ellers kommer de til at indgå i lagerantal, hvilket jo så ikke er retvisende.

Jeg kan sagtens følge de forskellige udgaver/processer du nævner, men synes der mangler én:

Bilag modtages -> Betaling foretages -> Evt. bilag bogføres.

Mvh.

---

hej DTH

Tak for din tålmodighed.

Det vil være svært at styre alt 100% i inbox, ofte vil man jo fx. også køre afstemningsprocesser for at følge op. Fx for at tjekke at at er betalt. Dette kan gøres ved at trække en kreditorforfaldsliste.

Men for at svare på dit sidste spørgsmål, så kan du godt modtage et bilag, oprette leverandørfakturaen med betalingsoplysninger - betale denne og dernæst bogføre den. En leverandørfaktura kan nemlig godt betales selvom den endnu ikke er bogført.

Dog er der den undtagelse som det lyder til at du er omfattet af nemlig vareleverandørfaktura der føres i lagerfanen, men så er vi igen væk fra inbox da de to moduler ikke rigtig taler sammen.