Fakturaer til kunder havner i SPAM - tiltagende problem

Question

Kære E-conomic,

Jeg oplever at en større og større andel af mine kunder ikke modtager fakturaerne fra mig, når jeg sender dem på mail - via e-conomic, de ender simpelthen i SPAM, hvor kunderne ikke ser dem.

Mange kunder bruger deres firma mails, og her er diverse filtre blevet oprustet væsentligt siden i har lavet jeres system, så jeg tror ikke det er længere er en gangbar model at kunden får fakturaen via mailadressen post@e-conomic.com - det virker til at det netop er forklaringen på mange ikke får mailen i indbakken at den ikke kommer fra "mig" men en generisk standard mail fra "jer" som filtrene ikke synes om.

Kunderne kan blive temmelig irriterede over efterfølgende at blive remindet/rykket, når de oplever de ikke har fået fakturaen - en unødvendigt dårlig stemning jeg gerne vil have jeres bud på hvordan skal løses - når jeg betaler jer for et regnskabsprogram, der kan sende fakturaer på mail.

Det kan vel ikke være rigtigt at løsningen er jeg manuelt skal hive fakturaen ud i pdf - og manuelt attache den - i en manuel mail til kunden fra min egen mail, som ikke ryger i spam - det virker ikke særlig 2021-agtigt?

Og ja: Jeg har først at kontakte min "Account Manager" uden held om problemet.

Lad mig høre, hvordan får jeg mine fakturaer til mine kunder via e-conomic uden de ender i spam.

På forhånd tak,

Casper

Answer 1

hej Casper

Tak for din feedback. Det er ganske rigtigt et træls problem.

Dette problem er opstået i forbindelse med Microsofts lancering af deres 'improved Microsoft 365 Defender Portal'.

Der er desværre ikke så meget vi kan gøre fra vores side, det svarer lidt til at du blokerer en telefonsælgers nummer så kan han ikke gøre noget for at komme igennem til dig, men du skal derimod fjerne blokeringen.

Du kan hjælpe de kunder hvor fakturaen ender i spam ved at være lidt på forkant. Tjek din debitorsaldoliste igennem og se hvem der ikke har betalt, sammenlign med din log i Sendt menuen. Hvis de her står som Leveret så er de nået frem til modtager, men sandsynligvis røget i spam.

Det din kunde skal gøre er at tilføje post@e-conomic.com som "Safe Sender" i deres mailsystem.

Det du kan gøre for at de undgår at ryge i spam er at sørge for at du ikke medsender et link til pdf-fil, da links er som en rød klud i hovedet på spamfiltrene. Denne indstilling ændrer du når du sender næste faktura og så huskes den fremadrettet.

Nu ved jeg ikke om dine kunder primært er private eller erhverv? Hvis det er erhverv så er det bedste og mest fremtidssikrede løsning absolut at gå over til at sende dine fakturaer elektronisk, dette kan gøres uden ekstra omkostninger i e-conomic og hvis dine kunder selv benytter e-conomic kan de gratis slå modtagelse af e-faktura til. På den måde undgås spamfiltrene helt.

Er dine kunder primært private så kunne du overveje at benytte integrationen til fx. AntText som er en partner der kan sende dine fakturaer ud fra e-conomic via din egen mail i stedet for vores - denne løsning finder du i vores Market.

Jeg håber at disse fifs kan hjælpe dig og dine kunder til at undgå at fakturaer ryger i spam i fremtiden.

Answer 2

Tak Tabita,

Dine fifs er desværre ikke løsninger, men manuelle work-arounds du beder mig lave - fordi jeres system ikke virker optimalt.

Jeg kan sagtens finde ud af at bruge debitorlisten, men du sætter jo min virksomhed 8-14 dage, bagud, når jeg ikke ved om kunden reelt har modtaget min faktura, og jeg selv skal gætte mig frem til dette efter betalingsfristen er overskredet.

Mine kunder kan have arbejdsmails hvor som helst, og dit forslag omkring jeg skal bede min kunde om at få deres organisations IT-afdeling til at ændre deres it-indstillinger er jo håbløs - det er igen at bede mig, og nu min kunde om at løse problemet = jeres mails ikke kommer frem til dem.

Det er et ubrugeligt svar at jeg skal bruge jeres fifs og work-arounds - skal jeg forstå det sådan at i ikke gider forholde jer til det, og forventer jeg selv skal løse problemet?

Det bekræfter mig i - endnu engang - at man selv skal løse problemerne man har med e-conomic = arbejde mere manuelt, for at løse de problemer jeres systemer giver mig fordi de ikke bliver udviklet - du skriver det jo selv = problemet er at mine kunder ser jeres mail som "telefonsælger" og blokere, og det må der være andre og mere professionelle løsningerne på i jeres ende - fremfor at overlade problemet til mig, forsinke mine processer, samtidigt med jeres system blot år for år for år stiger i pris.

Comments

Jeg har oplevet samme problem og ja, det er virkelig træls når man forventer betaling på kontoen en bestemt dag, men det viser sig at fakturaen ikke er kommet ind i deres indbakke.

Jeg oplever det så også med de leverandører vi har, som også bruger e-conomic: de havner jo så i min SPAM og indimellem får jeg ikke kontrolleret SPAM-mappen, da det jo netop opfattes som SPAM. Hvilket igen resulterer i, at vi opfattes som dårlig betaler... :-(

Forslaget om at I prioriterer dette er derfor meget relevant.

Vh Helle.

---

Hej Helle og Casper

Jeg vil blot lige lave en opfølgning på problemet med spam. Er det stadig noget I oplever ofte? Det er ikke noget vi pt. mærker meget til i supporten.

Helle: Du siger at nogle af dine leverandører der sender fra e-conomic havner i dit spamfilter... Har du selv whitelistet vores afsendermail i dit mailsystem? For det er selvfølgelig ærgerligt at blive opfattet som dårlig betaler når man gerne vil betale til tiden.