Modtagelse af EAN-fakturaer

Question

Hej e-conomic

Vi har tilmeldt os SmartInbox, som EAN faktura modtager.
Foreløbig kører vi test på vores e-conomic leverandører, som jo automatisk leverer fakturaer via EAN.
Foreløbig er vi ganske tilfredse, men vi mangler nogle forbedringer, som vi skal have klaret, før vi sætter projektet i søen.

1. Afdelinger
Som det er nu, mangler der opdatering af afd-feltet.

Kunde>leveringssteder indeholder et felt - ID(e-faktura), som kan anvendes til afdnr (og evt projektnr, hvis afd ikke findes).

Feltet er her i OIOUBL-filen

Jeg er næsten sikker på, at anvendelsen af ID'et er forkert. Det havde måske været mere nærliggende, at bruge cbc:department i cac:Address, hvis andre end e-conomic brugere skal bruge EAN-fakturering til os, men spørg hos Sproom!

2. Flere linjer
Jeg foreslår, at fordeling automatisk udfyldes med de enkelte fakturalinjer, hvis der ikke er udfyldt en udgiftskonto på leverandøren.

En faktura indeholde ofte flere linjer med forskellig konto og/eller forskellig momskode, som der ikke er nogen grund til, man selv skal udfylde i fordelingen.

3. Forfaldsdato
Nogle leverandører betjener sig af BS/LS eller MobilePay betalinger - eksempelvis e-conomic. I disse tilfælde er det naturligt, at man anvender betalingsbetingelsen "Betalt kontant", så man ikke skal bogføre betalingen, når det en gang sker. Har man hos leverandøren eksempelvis 14 dages kredit, så kokser bankafstemningen. Jeg foreslår, at betalingsbetingelsen "Betalt kontant" giver mulighed for at indtaste/indlæse en betalingsdato, så bogføringdato og betalingsdato på betalingen stemmer overens. Man undgår tillige periodiserings-/afstemningsproblemer ved ultimo. Måske skal teksten på typen så ændres for at undgå misforståelser. 

4. Machinelearning i bankafstemning 
Vi har ofte mange transaktioner også fra webshoppen, hvor dato og beløb er ens, men ikke reference. Det er bankafstemningen sådan set fuldstændig ligeglad med. Endnu en gang vil jeg opfordre til, at bogføringstransaktioner og banktransaktioner med ens reference udlignes i bankafstemning og ikke som nu fuldstændig tilfældigt. Min kæphest fra 2010.

Håber, at nogle bakker op om disse forslag, for her er virkelig tid og præcision at hente og dermed færre fejl.
Jeg anbefaler, at flere tilmelder sig "Modtagelse af EAN-faktura".

I den forbindelse kan jeg nævne, at aflæsningen af PDF-filer giver alt for mange fejl, så man er nødt til at bruge tid på at nærlæse de indlæste poster. Det er specielt datofelter og OCR-linjen. Kan den ikke læse datoen, sætter den automatisk dags dato ind, og det er ihvertfald ikke hensigtsmæssigt, så hellere ingen dato. Ligeledes går der ged i det, hvis der anvendes andre datoformater- forfaldsdato i 2027! OCR-linjen nulstilles, så betalingen selvfølgelig også bliver afvist i banken, så hellere en advarsel.

Mvh
Finn
e-consultic.dk

Answer 1

Hej Finn og mange tak for det uddybende indlæg, 

Jeg har lidt forskellige spørgsmål til dine forslag. I forhold til afdelings- og/eller projektnummer, er det så rigtigt forstået, at leverandøren sender en faktura med kundens interne afdelings- og/eller projektnummer? Altså at leverandøren kender de interne numre hos modtager?

I forhold til fordelingen, så kan forskellige varelinjer sagtens blive bogført på forskellige konti. Mit spørgsmål er her, hvordan opsætningen af dette skal laves? Det vil kræve en del opsætning at bestemme, hvor et bestemt varenummer fra en bestemt leverandør skal bogføres. Det er ikke umuligt, men det virker som en kompleks opsætning at lave på forhånd. Specielt fordi der skal tages højde for leverandørens varenumre. Du må meget gerne uddybe, hvordan det skal virke i praksis.

De to sidste punkter forstår jeg, så ingen spørgsmål her. Men det er helt fair forslag, som jeg for nu ikke vil komme med en afklaring på, men det er noget vi vil overveje til fremtiden. 

Jeg vil dog sige, at jeg er rigtig glad for du anbefalder modtagelse af EAN faktura. Jo flere, der anvender den måde at sende og modtage faktura på, jo bedre bliver løsningen for alle. 

Alt i alt, så ser jeg frem til at høre fra dig og gå i dybden med det. Det er en fornøjelse at se engagementet for e-faktura. 

Rigtig god dag