Ændring af antal i bestillinger

Question

I går blev det ændret, så man ikke kan ændre antal i bestillinger i lagermodulet, hvilket er en katastrofe for os.

Måden vi bruger systemet på:

Oprette salgsordre - konventere til leverandørbestilling. Når vi modtager varen går vi ind og laver en modtagelse på bestillingen i lagermodulet, finder salgsordren og laver en overførelse til levering, udskriver en følgeseddel. Når der skal faktureres, fakturerer vi det der er blevet leveret iflg. varemodtagelsen.

Vi har flere scenarier:

1. Vi modtager en ordre fra vores kunde, opretter en salgsordre i systemet og derefter konventere denne til en leverandør bestilling og sender bestillingen til leverandøren. Hvis der er justeringer i forhold til hvad leverandøren kan levererer har vi brug for at justererer både salgsordren og leverandør bestillingen så de matcher hvad der bliver leveret....eller, hvis kunden har bestilt 6 stk. kan f.eks. 5 stk. tilgængelig fra en leverandør og vi må finde den sidste fra en anden leverandør - alså to leverandørbestiller til en salgsordre.

2. Ved større ordre (+100 varelinier) er ikke altid, med det samme vi får at vide fra vores leverandør om de kan leverere den fulde ordre. Derfor kan der komme justeringer løbende på vores ordre og bestillinger. (Varen kan være i restordre eller være udgået).

Derpå kan vi via vores bestilling holde øje med hvad vores leverandør mangler at leverere til os.

 

Den konsekvens at vi ikke kan ændre på bestillinger gør at vi nu ikke kan holde styr på, hvor meget der  reelt mangler at blive levereret. Hvem der er leverandøren (hvis en leverandørbestilling kan være blevet splittet i forhold til en ordre). Hvornår er bestillingen afsluttet.

Dette vil også have en stor effekt på vores varerlager da beholdningen vil se skæv ud, da det vil se ud til at vi har bestilt eks. 20 stk. men vi modtager kun 18 stk. når vi så skal lave en bestilling senere vil det se ud som om der allerede er bestilt 2 stk. og vi risikere at bestille 2 stk. for lidt.

Man kan jo ikke ændre på bestillingen, uden at man ved at man gør det og at det er nødvendigt (det er jo ikke gjort ved 1 klik). Hvis denne funktion ikke må være tilgængelig på bruger niveau bør den kunne administreres af administratorrettigheder.

Håber at I kan forstå vigtigheden i denne ændring.

 

Med venlig hilsen

Nina Rosfeldt

Answer 1

Hej Nina :)

Jeg forstår godt situationen, hvor man modtager færre varer end man bestiller.

Sagen er bare den om du modtager flere eller færre end du har bestilt, så ændrer det ikke på, hvad du har bestilt i første omgang. Det er ud fra den første bestilling vi danner den PDF, der kan blive sendt afsted til en leverandør. Derfor er det ikke muligt at rette i en bestilling efter den er sendt.

Det er helt rigtigt, at du indtil for nylig godt har kunne rette i bestillingen, men det var faktisk en fejl i systemet. Den fejl har givet en masse problemer for mange brugere og derfor er det nu rettet.

Du kan dog sagtens løse problemet. Jeg vil forklare herunder:

Lad os antage du har bestilt 10 stk. af en  vare. Du modtager herefter kun 9 stk.

Så kører du flowet gennem, hvor du har sendt bestillingen, som danner en modtagelse, hvor du modtager 9 stk og herefter bogfører du vareleverandørfakturaen. Så er du egentlig færdig med denne sag, men som du siger, så hænger bestillingen stadig og det ligner du har en på vej. Hvis leverandøren ikke senere leverer dette, så går du ind og sletter bestillingen og alt ser nu rigtig ud.

Jeg håber min forklaring giver mening, ellers siger du bare til :)

Rigtig godt nytår.

Venlig hilsen/Best regards

 

Jesper Mieritz

Knowledge Manager, Planet WOW

 

 

e-conomic er et produkt fra

Visma e-conomic A/S

Langebrogade 1, 1411 København K

CVR-nummer: 29403473

 

Har du et godt tip du vil dele med andre e-conomic brugere?
- Hop herind og del det!

Comments

Hvis I mener, at det tidligere var en fejl, at man kunne rette i en afgivet leverandørbestilling, så prøv at lave ordresystemet i salgsmodulet om til at fungere på samme måde.
Ubegribeligt, at I kan tænke på den måde, som I gør.
Ansæt dog nogle praktikere i stedet for revisorassistenter, der aldrig har prøvet det virkelige liv i en dynamisk virksomhed.

---

Når først en ordre er sendt i e-conomic, så er det ikke længere muligt at rette i den. Så det fungerer på samme måde som bestilling.
Fordelen ved ordre er så, at man kan ophæve sendt-status og så sende igen.
At man måske burde kunne ophæve sendt-status på en bestilling er så en anden sag, men det vil jeg ikke blande i denne dette.

Problemet med at man har kunne rette i en sendt bestillingen var, at det gav fejl andre steder i programmet og vi var derfor nødt til at lukke dette hul :)

Hilsen Jesper Mieritz

---

I hopper over, hvor gærdet er lavest.
Da bestillingsystemet i princippet er en omvendt kopi af ordresystemet, kan jeg ikke forstå, at de 2 moduler ikke kan fungere ens.
Men et andet problem i bestillingssystemet er, at selvom man på en oprettet leverandør, hvor der endnu ikke har været bogført fakturaer, men registreret en ordre, ikke kan slette denne leverandør, selvom der er slettet i både bestillinger og modtagelser. Dvs., der forekommer ingen aktuelle hændelser på den pågældende leverandør.
Jeres fejlmeddelelse er: Der findes 2 bestillinger/modtagelser/vareleverandørfakturaer på denne leverandør.
Det passer ikke. Der er ingen bogføringer på kontoen og både bestillinger og modtagelser er slettet.

---

Hej igen :)

Du har ret i det med leverandøren, hvis den skal slettes. Hvis først en bestilling er sendt, så kan man ikke slette den. Det er dog først når den er sendt og derved også gemt i arkivet som bestilling.

Du har ret i, at der ikke er bogført noget og derfor ikke er noget bogføring som skal gemmes. Det er dog sjældent, at man sender en bestilling til leverandør, som man ikke skal bruge og efterfølgende kan den sagtens spærres.

Derfor vil jeg sige, at du har ret, men det er en edge case, hvor leverandøren kan spærres og derfor vil jeg ikke arbejde videre med det du beskriver her :)

---

Ja, gærdet bliver lavere og lavere.
Et nyt eksempel på det uhensigtsmæssige:
Når man registrerer en salgsordre eller en salgsfaktura, kan man i skærmbilledet se "På lager", "I ordre", "Til rådighed" og "Bestilt".
Med den tilgang I har til systemet, vil den sidste oplysning (Bestilt) ikke nødvendigvis være valid. Dvs. indkøbsafdelingen må lade stå til, hvis noget går galt, medens salgsafdelingen i fuld tillid til systemet fortæller kunderne, at der kommer nye varer, selvom en bestilling hænger i systemet.
Jeg ønsker ikke at diskutere tilfældet, og hvorfor gøre det perfekt for kunderne, når man selv er tilfreds niveauet!  
Jeg ved, at I tidligere har meldt ud, at Lagersystemet ikke er Jeres kop te, hvorfor jeg igen foreslår, at i skrotter modulet.

---

Hej igen Erik.

I forhold til at bestilt ikke vises korrekt, hvis der efterfølgende rettes i den bestilling man har lavet, så kan jeg nu sige at en af de første punkter på vores liste over forbedringer bliver at udbygge en funktion til at ophæve sendt-status på en bestilling, så man herefter kan rette i den. Ligesom det fungerer på ordre-siden.
Som udgangspunkt, så er det noget, der bliver kigget på her i Q1. Hvis ikke vi møder uventede udfordringer, så er denne funktionalitet altså ikke langt væk.

Hvordan vil det løse dine udfordringer i forhold til denne problemstilling?

---

Hej Erik :)

En lille opdatering herfra. Hvis du hopper ind på en sendt bestilling, som endnu ikke er modtaget, så vil du opdage, at der nu er kommet en ny knap til at ophæve sendt-status, som gør det muligt at rette i sin bestilling. Jeg håber du finder det brugbart for dine arbejdsgange i e-conomic.

Rigtig god dag :)