Delfakturering med eller uden lagertræk

Question

FORSLAG TIL E-CONOMIC  (SYSTEMTILRETNING)

Mit forslag til tilretning af e-conomic tager udgangspunkt i dels en chat jeg har haft med Jeres supportere og dels i vores (kunde 1158036) Salgs- & Lever.betingelser, som under betaling har stående:  50% ved ordre og 50% ved levering.

 

Der er p.t. mulighed for at lave en delfakturering i e-conomic -  men denne tilgodeser, at der kan være kunder som har købt retten til lagerstyring. Derfor sker delfakturering ved, at man delfakturerer hver enkelt fakturalinje, hvilket er forståeligt, men kan virke meget tungt og uoverskueligt for kunden.

Vore fakturaer er meget ofte på et gennemsnit af 20 linjer, og det vil fylde meget at skulle tilbageføre hver af disse linjer for ikke at ødelægge lagerstyringen.

OBS – det er i sagens natur, at man ved, at når man opretter sit varelager, så skal man under varegrupper sikre sig, at de varer der ikke har noget med lagertræk at gøre, de placeres i en gruppe uden lagertræk (f. eks fragt, opbæring, prisafslag, gebyrer o.s.v.)

 

Jeg foreslår at man som i dag klikker på og vælger delfakturering, når man står på en ordre, som kunden har godkendt. Efter dette klik skal man få et skærmbillede frem, hvor man dels får oplyst at ordren har fået tildelt et ekstra ciffer og dels kan tage stilling til, om denne delfaktura skal være med lagertræk eller uden lagertræk.

Ekstra ciffer:  Eks.  Hvis ordren har nummer 4711, så betyder delfakturering, at der tilføjes et ciffer = 4711-1

Dette 1-tal er for at styre delfaktureringen

Med eller uden lagertræk:  Hvis man leverer varerne straks, så sætter man flueben i et felt ”med lagertræk”, og leverer man først senere, så flueben i feltet ”uden lagertræk”

Har man oprettet sine varegrupper korrekt så sker der intet forkert.

 

Når dette er gjort skal man tage stilling til hvilken procentdel der skal faktureres på første delfaktura. Her skal et felt udfyldes med eksempelvis 50%, og der er nu mulighed for at lave delfaktura på 50% af ordre 4711 før moms.  Delfakturaen skal dog tillægges moms af den fakturerede procentdel.

 

På skærmbilledet skal der være felter der viser ordren i alt incl. Moms + et felt ”heraf delfaktureret i alt incl. Moms”.  Her kan man følge med i, om alt er delfaktureret. Når alt er delfaktureret (OG IKKE FØR), kan man få lov til at lukke/slette ordren. Dette skal gælde både ordren med og uden tillægscifre.

 

Jeg håber dette giver mening og kan bidrage til et forbedret e-conomic.

Jeg ser frem til at høre fra Jer og vil meget gerne komme med uddybende forklaringer til ovenstående og andre beslægtede områder. Jeg har tidligere stor erfaring i systembeskrivelser.

Vi må kunne forhandle os frem til en fornuftig løsning af dette.

PS - jeg ved, at ovenstående måske kun er 90% - der er jo også hele integrationen mellem andre systemer der skal programmeres (finans, debitorer, lager o.s.v. Ikke for at forenkle dette, men det er lige en opgave for en flaskedreng.

Med venlig hilsen

Jørgen Schrøder Madsen 

Answer 1

Hej Jørgen
Mange tak for dit indlæg og forslag 

Det er helt korrekt, at vores delfakturering af en ordre har forskelligt ”princip” i forhold til om det er en aftale med lagerstyring eller uden.

Aftaler uden lagerstyring: Kan lave en delfaktura på en ordre i % og når ordren er færdig kan der konverteres til faktura hvor så delfaktureringen modregner det sluttelige faktura beløb.

Aftaler med lagerstyring: Har ikke denne mulighed. Her skifter princippet nemlig over til, at der kan faktureres det der er ”leveret” og derfor går den hen og bliver linje specifikt.
Dette er ud fra brugen af lagermodulet og sikring af, at vare forbrug og varesalg skal være sammenhængende og følge hinanden.

Jeg er ikke helt sikker på, at jeg forstår din anskuelse helt korrekt. Du nævner, at det skulle være muligt, at styre delfaktura ved, at vælg ”med lagertræk eller uden lagertræk”
Hvordan skal det helt præcist virke? Hvis varen leveres straks skal der vel sendes en fuld faktura for ordren? I det scenarie hvor der faktureres 50 % ved ordre og 50 % ved levering.

 

Der ligger en klar udfordring på principperne der anvendes. Fordi hvis der gives mulighed for, at anvende delfaktureringen som findes ”uden lagerstyring” til de kunder som har lagerstyring.
Skal det så stadig være muligt, at lave en dellevering? – Hvis der bliver lavet en dellevering, hvilke muligheder skal der så være på, at fakturerer fuldt? Skal det være kun på de leveret varer, skal delfaktureringen modregnes her eller først når der konverteres til faktura?

Jeg kan helt sikkert godt forstå behovet for, at kunne lave end simpelt %-vis delfakturering.
I forhold til ændring af nummereringen og tillægscifre så vil der ikke blive arbejdet videre med den del i hvert fald. I forvejen kunne ordrenummereringen godt optimeres men det en krævende proces da det vil kræve ændring af samtlige kunders aftaler og for mange deres arbejdsgang.

Jeg vil gerne tage udelukkende den simple mulighed for, at lave en delfaktura på % eller beløb med videre. Jeg vil dog også ærligt erkende, at det er ikke et forslag der er udsigter til det næste års tid som det ser ud nu.

Inden, at jeg tager det med videre håber jeg, at høre lidt nærmere omkring de spørgsmål jeg stillet lidt længere oppe. Så jeg bedre kan sætte mig ind i den ønskede arbejdsgang og om der er en del som er særligt anvendelig for største delen af vores kunder eller om det er, at finde for specifikt.

Du skal i hvert fald have en stor tak for, at du har taget dig tid til, at dele dit forslag her på vores forum. Det håber jeg, at du vil gøre brug af en anden gang.