Bogføring af timeregistreringer i Projekt og finans bør være ens

Question

I løbet af en uge registrerer en medarbejder timer hver dag i ugen.
 
På projektkortet bliver registreringerne også vist fordelt ud på disse datoer MEN hvis man godkender timerne for en uge eller måned af gangen bliver bevægelserne i Finans ikke bogført pr dato men enten den sidste dag i ugen eller den sidste dag i måneden....

Dette gør det umuligt at afstemme fx projektsaldolisten over til balancen en vilkårlig dag i måneden.

I projekt vil en postering fx være registreret 1/2 men i finans 7/2

Man kan derfor kun afstemme Projekt og Finans den sidste dag i måneden men er der her en afvigelse kan fejlen være næsten umulig at finde fordi man ikke kan afgrænse sig nærmere ind på datoen.

Som minimum bør det være en option at man kan vælge man vil have bogført pr registreringsdato
- også når man godkender en uge eller måned af gangen

Answer 1

Hej René.

Tak for dit forslag her på vores forum :)

 

Du har helt ret, at bogførings datoen for en aktivitet ikke bliver på den enkelte dato hvis du godkender en uge eller en måned af gangen og jeg kan godt forstå den ide du har, at det ville være lækkert med denne option. Men jeg vil mene, at største delen af vores kunder vil afstemme enten pr. uge eller pr. måned i forbindelse med projektsaldoliste men jeg kan godt se i fejlsøgningen vil det være en stor hjælp.. Dette er selvfølgelig kun i de tilfælde hvor der medtages enten kost- og/eller salgspris i finans.

Vi har dog fundet frem til, at der er en anden fejl i forbindelse med bogførings datoen. Det kan nemlig ske hvis du godkender timer for en hel uge hvor der er månedsskifte så vil de timer fra de dage en den 1. måned blive bogført på den sidste dato i 1. måned og det er også rigtigt men problemet opstår så ved de timer på de dage som ligger i 2. måned vil nemlig blive bogført på den sidste dato i 2. måned hvilket giver problemer med, at afstemme pr. uge basis..

Vi er derfor igang med, at undersøge tilfældet og diskuterer hvordan det skal være. Derfor sætter jeg dit forslag som overvejes da jeg vil tage det med i snakken.

Endnu engang mange tak for dit forslag her på forummet. Du må have en rigtig dejlig dag

Answer 2

Hej Rene :)

Jeg har kigget lidt på denne sag og jeg kan se, der ikke er blevet rykket på den siden Andreas gav dig svar. Jeg har derfor testet det og sendt afsted til vores teknik. Bare lige for at være sikker, så opsummerer jeg lige, hvordan jeg forstår fejlen, så jeg er sikker på vi kigger på det rigtige :)

Hvis man gerne vil afstemme projekt og finans per uge og per måned, så kræver det, så at de timer man godkender bliver lagt i de pågældende uger og måneder.

Man kan komme ud for, at en uge går på tværs af en måned, og derfor skal der laves to posteringer i finans for at uger og måneder passer sammen. Det gør systemet også. Problemet er bare, at de dage, der ligger i næste måned, men i samme uge, vil blive bogført den sidste dag i måneden og man derfor ikke kan afstemme finans og projekt på uge basis.

Har jeg forstået problemet korrekt? Det er i hvert denne udlægning jeg har givet vores udviklere, så du må meget gerne følge op, hvis det er forkert forstået.

Comments

Hej Jesper

Det er ikke kun når en en uge er splittet mellem 2 måneder - den troede jeg faktisk den lavede korrekt ;)

Det "værste tilfælde" er når man fx godkender 1 hel måned af gangen så bliver alle data bogført på sidste dag i måneden.
En registrering fx 1/12 i timesedlen bliver i projekt registreret 1/12 men i finans 31/12

Godkender man 1 uge af gangen fx uge 49 i 2017 bliver alle posteringer i finans registreret 10/12 - uanset om timerne er indtastet 4-5-6-7-8-9-10/12.

Problemet er altså at det er den måde man godkender på der bestemmer hvordan det bogføres i finans.
Godkender man 1 dag af gangen ville alt være perfekt - det er bare ikke helt sådan det foregår i virkeligheden.

Mit ønske er kort at når der er registreret en time 1/12 og 3/12 så er det også sådan det registreres i finans - uanset hvordan man godkender.

Når jeg trækker en projektsaldoliste 2/12 kan jeg stemme den 100% af over til det der står i finans og jeg kan spore mig ned til præcis hvilken dag en evt fejl mellem projekt og finans opstår.

---

Hej Rene

Mange tak for opfølgningen. Jeg kan godt se problemstillingen. Så det handler om, at finansposteringer 1:1 skal passe med projektkortet.
Jeg vil gerne gå videre med den del også. Du skal dog være opmærksom på en løsning vil betyde flere posteringer, men jeg forstår, hvad du mener, så jeg tager den med videre.

Jeg vil dog sige, at dette ikke bliver kategoriseret som en 'fejl'. Systemet fungerer efter hensigten her. Man kan så diskutere om den fungerer som den burde.

Den første del med ugerne, der bliver bogført skævt, er en fejl, mens dette er et forslag. Det er to forskellige processer herinde. Det er måske ikke så relevant for dig at vide, men så ved du i hvert fald, at de bliver betragtet forskelligt.
 
Jeg tager den som sagt med til vores næste møde :)

---

Hej Rene :)

Jeg vil blot oplyse dig om, at vi er i gang med at kigge på denne sag. Vi er ikke helt færdige endnu, men jeg vil sætte status til i gang. Når funktionen endeligt er ude vil jeg opdatere ydeligere :)

Answer 3

Hej René :)

Jeg skrev her i slutning 2017 for at følge op på sagen og sikre mig, at jeg havde forstået det korrekt. Vi har nu fået implementeret muligheden for at sætte et flueben ved registrering, så du nu kan bestemme om finansposteringerne skal bogføres på den præcise dato, eller om det skal bogføres på sidste dag i perioden.

Jeg håber det løser dine udfordringer. Pop up'en ser sådan her ud:

 

Mange tak for dit input. Jeg vil sætte forslaget som gennemført :)