Automatisk kategorisering af bilag ud af afsenders pre-definerede email-adresse?

Question

Hej E-conomic

Jeg kan se det smarte i, at jeg opretter en email-adresse hos os selv, som har til formål at sende en mail-kopi videre til vores indscannings-email-adressen hos jer SAMT en mail-kopi videre til os selv til orientering.

Og så derefter beder jeg vores leverandører en efter en om fremover at sende til deres fakturaer til os (og kun deres fakturaer) til omtalte email-adresse. Altså således:

Leverdørernes systemer -> bilag@VoresFirma123.dk -> xxxbilagxxxxxxxx@e-conomic.dk -> E-conomic

Det er drønsmart fordi så har vores bogholder hele tiden 80-90% af vores bilag lige ved hånden inde i E-conomic og skal kun spørge om de restrende, som så skal indsendes manuelt eller hvordan vi nu lige gør fra bilag til bilag.

Dog er funktioneliten i indscanningsmodulet desværre meget basic og der mangler f.eks. muligheden for at pre-definere afsendernes email-adresser, så deres tildeles bilag automatisk tildeles bestemte kategorier. F.eks. at en leverandør havde sin egen kategori.

Hvis i kunne udvide jeres kategorier således at man også kunne indtaste en afsender email-adresse i dem, så kunne jeres system sige ... hov.... der kom nu en email som matchede den pre-definerede email-adresse for denne kategori, så jeg sætter lige bilaget til at have denne kategori automatisk.

Kort sagt: Alt hvad som kommer fra f.eks. bogholderi@hanshansen.dk går direkte ind i bilag-kategorien "Hans Hansen ApS", fordi afsender email-adressen blev genkendt.

Det vil spare os for så meget tid og vi kan nemmere have overblikket og vores bogholder kan så nemt finde de rette bilag.

Prøv at forestille jer, at I sender 1000 forskellige emails ind i jeres indscannings-email-adresse. Det bliver uoverskueligt, hvorimod hvis man så lige havde pre-defineret sine kategorier med afsenders email-adresse (eller adresser hvis I tør lave det lidt mere avanceret), så kunne man nemt overskue det hele - også selvom man har 1000 bilag i et hug.

Det kunne være rigtigt dejligt, hvis I tænker stort, når I kigger på jeres indscanningsmodul, fordi der er meget tid sparet, hvis det lave det mere smart :-) Kig også lige på, hvordan jeres konkurrenter gør, så I kan få mere inspiration :-)

Answer 1

Hej Jens,

Mange tak for dit indlæg.

Jeg synes der er rigtig mange gode ting i dit forslag, så det skal du have mange tak for!

 
Det er ikke nemt at lave en sådan løsning på vores indscanningsmodul som det fungerer i dag – det vil altså være en ressourcetung opgave. Situationen er pt. den, at vi har en masse andre ting i støbeskeen, samtidig med vi er ramt lidt på ressourcerne, da der går nogle kræfter til at optimere systemet også, kvag vores driftsudfordringer i august måned.

 
Derfor bliver jeg desværre nødt til at afvise dit gode forslag i denne omgang, da vi har valgt ikke at prioriterer større forbedringer på indscanningsmodulet, medmindre det er ”lavt hængende frugter”, altså forbedringer som ikke er så ressourcetunge.

Det håber jeg du har forståelse for – men dit forslag er blevet hørt, og værd at overveje når/hvis vi en dag planlægger at optimere yderligere på indscanningsmodule og ressourcerne er til det.  

Så selvom jeg desværre bliver nødt til at afvise forslaget, skal du have rigtig mange gange tak.